Oversigt
Forberedelse af din CRM-implementering
Før du begynder at importere data og konfigurere systemet, foreslår vi, at du evaluerer, hvad du vil ændre i brugergrænsefladen. CRM-systemet skal understøtte dine forretningsprocesser og understøtte dine brugere samt forbedre rapporteringen i dit firma.
Forberedelse af implementeringen af CRM-systemet indebærer først og fremmest, at du overvejer dine planer og mål for dit CRM-initiativ og sikrer, at dit CRM-system understøtter disse mål.
Din rolle som administrator er afgørende her, fordi det er den vigtigste rolle i at gøre en CRM-implementering vellykket.
Når du planlægger din CRM-konfiguration, er det vigtigt at definere dine behov for datasegmentering. Du skal også skitsere, hvilke datafelter du skal spore i forskellige rapporter.
Note
Du kan bruge alle de oplysninger, du registrerer i systemet, som søgekriterier, når du opretter målgrupper til opkaldslister eller udsendelser. Derfor bør du beslutte, hvilke kriterier du vil segmentere dine personer efter.
Almindelige ting at redigere
Kategorier: Det kan være en god idé at klassificere firmaer i hovedmålgrupper. Det kan f.eks. være kunde, kundeemne, leverandør, partner. (Hvis du vil redigere dem, skal du gå til Lister og redigere listen Kategori).
Branche: Du kan redigere listen over brancher, du registrerer virksomheder i. Det kan være transport, IT, service, produktion og så videre. (Hvis du vil redigere brancherne, skal du gå til Lister og redigere listen Branche).
Interesser: Under både firma og person kan du redigere listen for interesser. Det kan være forskellige kontotyper for firma og rolletyper for personerne.
Abonnementstype: Alle personer i dit SuperOffice CRM kan have deres egen type abonnementer. Disse typer bruges meget, når du opretter udvalg og sender udsendelser.
Hvis du vil gennemgå vigtige overvejelser i forbindelse med konfigurationen, skal du downloade dit konfigurationsforberedelsesdokument. Når du har besvaret spørgsmålene i dokumentet, har du de oplysninger, du har brug for til at konfigurere dit system.
Når du har forberedt din CRM-implementering, er det tid til at oprette og administrere dine CRM-brugere.
Oprettelse af dine egne workflowguides
Workflowguides, f.eks salgsguiden og projektguiden, hjælper brugerne med at bevare kontrollen og arbejde i overensstemmelse med bedste praksis.
Hjælp dine brugere med at bevare kontrollen over hvert trin i processen, sørg for, at alle projekter leveres til tiden, og at der følges op på alle salgsmuligheder. Uden en foruddefineret workflowguide er det let at miste kontrollen, især når man skal jonglere med flere projekter eller salg på samme tid. Du kan miste overblikket over de ting, der skal gøres i hver fase af dit projekt eller salg, og som følge heraf overskride din deadline.
Alle projekter og salgsmuligheder vil have en status, der angiver, hvor langt du er i din proces. En projektstatus kan f.eks. være "Planlagt", "Igangværende" og "Afsluttet". Og et salg kan være i fasen: "Prospekt", "Første møde", "Tilbud" eller "Mundtlig accept".
Hver status i din workflowguide indeholder de nødvendige opfølgningsaktiviteter og dokumenter, der guider brugeren gennem hele processen.
Du kan oprette en anden guide for hver type projekt eller salg, du bruger. Din guide vil være tilgængelig, når der oprettes et nyt salg eller projekt.
Når en af faserne i din guide er fuldført, spørger SuperOffice CRM automatisk om næste trin, så du kan planlægge din næste aktivitet med det samme. Det gør, at du bevarer kontrollen og ikke overser endnu en milepæl.
I sektionen Workflow kan du designe og implementere dine egne arbejdsgange til dine projekt- og salgsguider.
Når du opretter din egen guide, kan du bestemme statusserne samt de aktiviteter og dokumenter, du vil bruge pr. status.
Den bedste måde at definere dine egne projekt- eller salgsguider på er at diskutere og aftale din best practice-status med dine kolleger. Forskellige salg og projekter kan kræve en anden tilgang og måske en anden guide. Bare husk – du kan oprette flere guider til både salg og projekter.
Mobile CRM
Note
Hvis du vil ændre sproget i Mobile CRM, skal du klikke på knappen Opgave i nederste venstre hjørne. Vælg derefter Indstillinger, klik på Sprog, og vælg mellem indstillingerne.
Få dine brugere med om bord - tips og best practice
Et CRM-system er kun vellykket, hvis det bruges af dem, det var beregnet til. For at hjælpe dig med at administrere de ændringer i din organisation, som en implementering af et CRM-system indebærer, og maksimere graden af brugernes anvendelse af CRM, har vi samlet et par tip, der hjælper dig med at få brugerne om bord.
Udpeg en CRM-ambassadør
Start med at udpege en person i din organisation, der skal fungere som ambassadør for CRM. Denne person, også kaldet administrator (superbruger), kan være ansvarlig for at oprette rutiner og retningslinjer, sikre datakvalitet og følge op med brugerne, hvis de har spørgsmål eller gør noget forkert.
Når det er nødvendigt, kan denne person for eksempel organisere workshops, der introducerer best practice, og dokumentere resultaterne. Personen skal være ekspert i systemet og have en vis autoritet i firmaet for at kunne udføre CRM-initiativet.
Involver brugerne fra starten
Det ligger i menneskets natur at modsætte sig forandring. Årsagerne til modstand mod forandring kan være frygt for det ukendte, for at skulle arbejde mere og uønskede ændringer i daglige opgaver og rutiner.
Du kan fjerne al denne usikkerhed ved at involvere slutbrugerne fra starten, ved tydeligt at vise, hvordan de får glæde af det nye system, og ved at bede om brugerfeedback. Sørg for at lytte til feedbacken og indarbejde forslag, når det er relevant.
Sørg for, at systemet er nemt at bruge
SuperOffice CRM skal gøre livet lettere for dine brugere, ikke sværere. Skræddersy derfor løsningen, så den afspejler den måde, dine brugere arbejder på, og ikke omvendt. Når du implementerer de arbejdsgange, der giver resultater, bliver din CRM-løsning lettere at implementere.
Brugere hader grænseflader, der er overlæsset med irrelevante oplysninger, så vis kun de oplysninger, dit team har brug for i dag. Du kan tilføje flere senere, hvis det er nødvendigt. Sørg desuden for, at alle brugere har installeret WebTools.
Oprettelse af en rutineguide
En CRM-rutineguide beskriver, hvilken slags information brugerne skal fange i CRM-systemet og hvordan, samt hvem der er ansvarlig for hvad. Det styrker også de handlinger og den adfærd, du ønsker, at dine slutbrugere skal anvende for at nå forretningsmål.
Sørg for at opdatere denne rutineguide løbende for at afspejle ændringer, enten i CRM (f.eks. på grund af opgraderinger) eller de nye rutiner, du har bestemt dig for. Få mere at vide om, hvordan du opretter en CRM-rutineguide.
Træn dine medarbejdere
Afsæt nok tid til at træne dine medarbejdere. Du kan også kontakte vores erfarne konsulenter, som vil hjælpe dig med at træne dine brugere. Du er velkommen til at kontakte os for at høre nærmere.
Belønning af brugerne
Se på, hvordan dine medarbejdere gør brug af CRM-systemet, og tænk på at belønne dem, der bruger det godt og ofte. Belønningssystemet er en god måde at få alle brugere til at bevæge sig i samme retning.
Du kan for eksempel se på, hvor mange udgående opkald en bruger har registreret i systemet, hvor mange kundeemner vedkommende har konverteret til et salg, og hvor nøjagtig deres datapost er. Derefter kan du belønne den bedste bruger og gøre andre opmærksomme på, hvad de gjorde for at de kan opnå belønningen.
Oversigt
Det er dejligt, at du har købt og implementeret et CRM-system. Du får mange fordele ved løsningen. Det eneste, du skal gøre nu, er at få dine brugere til at bruge det på den måde, det var beregnet til at blive brugt, og på en måde, der understøtter jeres forretningsprocesser.
Start med selv at være et godt eksempel, brug SuperOffice CRM hver dag, og anvend det i din daglige rutine. Ved at følge de seks fremgangsmåder for best practice ovenfor er vi sikre på, at du kommer langt. Held og lykke!
Installation af WebTools til dine brugere
WebTools skal være installeret for alle brugere for at sikre integrationen mellem SuperOffice og MS Office Outlook og dokumenter. Alle brugere vil modtage en e-mail med instruktioner, når de starter med SuperOffice, men som administrator er det vigtigt at sikre, at det sker.
En god måde at holde styr på relevant e-mailkommunikation med kunderne er at gemme den i SuperOffice. På den måde kan alle se, om nogen har været i kontakt med en bestemt kunde for nylig, og hvad denne kommunikation drejede sig om.
Ved at installere WebTools får du din e-mail og dine dokumenter integreret med SuperOffice. Du kan gemme indgående eller udgående e-mails med et enkelt klik. Brugerne skal have administratorrettigheder for at installere WebTools, så hjælp dem med at installere det korrekt.