Import fra Excel

Audience:
settings
• 6 minutes to read
 • 6 minutes to read

Du kan importere dine kundedata på én gang ved hjælp af Excel, Outlook, Gmail eller din ERP Synchronizer i SuperOffice CRM.

Excel-regnearket kan f.eks. indeholde:

  • En liste over leads/prospekter, som du vil tilføje til SuperOffice.

    Tip

    Sørg for at tilføje en kolonne med for eksempel teksten "prospekt" for alle firmaerne, så de nemt kan kobles til den rigtige kategori i SuperOffice CRM.

  • En firma-/personliste med "rensede" data (eksporteres og kontrolleres for kvalitet og importeres igen).

  • Firmaer og personer fra andre programmer og formater, for eksempel økonomisystemer, andre CRM-klienter, e-mailklienter (andre end Gmail og Outlook) og Windows-installationer af SuperOffice CRM.

Før du starter

Caution

Vi anbefaler, at du kontakter SuperOffice Support for at tage en sikkerhedskopi af SuperOffice-databasen, før du importerer større mængder data.

Før du starter importen, skal du forberede Excel-filen. Tjekliste:

  • Excel-regnearket bør som minimum indeholde kolonner med firmanavn og personnavn (fornavn og efternavn).

  • Kontroller, at dataene er opdaterede. Er postadresser og telefonnumre f.eks. korrekte?

Eksport af firmaer/personer fra en Excel-fil

Se denne video, eller følg nedenstående trin for at lære, hvordan du importerer dine personer til SuperOffice CRM ved hjælp af vores importskabelon (videolængde - 4:02):

Trin

  1. Gå til skærmbilledet Importer ved at klikke på knappen Importer () i navigatoren.

  2. Kontroller, at Personer er valgt under Vælg en importkilde, og klik derefter på Excel-ikonet icon.

  3. Klik på Upload fil i dialogboksen Upload fil for at vælge det Excel-regneark, du vil importere.

  4. Find det ønskede Excel-regneark, og klik på Åbn. Dataene fra regnearket vises i tabellen.

Note

Firmaer/personer fra Excel bliver ikke importeret i SuperOffice-databasen endnu. SuperOffice indlæser blot firma-/personlisten fra regnearket, så du kan angive importindstillingerne.

Tilpas importen

Da Excel-regnearket kan indeholde alt fra nogle få kolonner til et meget stort antal kolonner, er det vigtigt, at kolonnerne med data, du vil importere, knyttes til det rigtige SuperOffice-felt.

Note

Hvis Excel-regnearket havde en titellinje øverst, vises denne også på listen. Du kan fjerne den, når du forhåndsviser dataene i næste trin.

  1. Find kolonnen, der indeholder navnet på firmaerne, klik på kolonnetitlen (Ingen valgt), og vælg Firma: Navn.

  2. Find de kolonner, der indeholder fornavn og efternavn på personer, klik på kolonnetitlen (Ingen valgt), og vælg Person: Fornavn og Person: Efternavn. Hvis der kun er én kolonne med både fornavn og efternavn, vælger du Person: Fulde navn.

  3. Vælg SuperOffice-felterne for resten af kolonnerne i tabellen. Spring over de kolonner, du ikke vil importere.

  4. Klik på Konfigurer importindstillinger, og juster importindstillingerne.

  5. I feltet Samtykkekommentar skriver du en kommentar om, hvorfor du registrerer disse personer i SuperOffice (formål), og hvordan/hvor du har indhentet deres samtykke

  1. Klik på Next. Vinduet Forhåndsvisning vises.

  2. I Forhåndsvisning kan du gennemse importdataene, før importen starter.

    Ikon Beskrivelse
    Ikon - firma nyt Firmaet findes ikke og vil blive tilføjet.
    Ikon - firma ændret Firmaet findes allerede og vil blive opdateret.
    Ikon - person ny Personen findes ikke og vil blive tilføjet.
    Ikon - person ændret Personen findes allerede og vil blive opdateret.
    tom Ingen opdatering.

  1. Fjern markeringen af de rækker, du IKKE vil importere. Hvis Excel-regnearket indeholdt en overskriftsrække, kan du fjerne den her.

  2. Når du har kontrolleret, at dette rent faktisk er de data, du ønsker at importere, skal du klikke på Importér.

Fejlfinding

Mange personer vises uden ikon. Betyder det, at de ikke bliver importeret?

Rækker uden ikoner importeres ikke. Hvis du ser, at mange kontakter ikke importeres, kan det skyldes, at de ikke er knyttet til et firma. I så fald kan du gøre et af følgende:

  • Hvis personen rent faktisk er knyttet til en virksomhed, vender du tilbage til importkilden (Gmail, Outlook eller Excel) og angiver et firma for personen. Start derefter importen på ny.

  • Hvis personen ikke er knyttet til et firma, men skal registreres under eget navn i SuperOffice, skal personen oprettes som et firma:

    1. Klik på Forrige og Konfigurer importindstillinger.
    2. Klik på listen Hvis intet firmanavn under Kontakt.
    3. Vælg Brug personens navn.
    4. Klik på Gem.
    5. Klik på Næste, og kontroller, at ikonet Nyt firma vises ved siden af personen. Personen registreres som firma i SuperOffice CRM med sig selv som eneste kontaktperson.

Jeg kan ikke komme videre!

Du skal knytte alle de påkrævede SuperOffice-felter til hver sin kolonne for at kunne fortsætte. De påkrævede felter vises over tabellen. Hvis du har angivet, at personer uden firmaer skal tilføjes som nyt firma, ser du kun SuperOffice-feltet Firma: Navn obligatorisk.

Fuldfør importen

Når importen er færdig, vises to lister:

  • Nye firmaer og personer, der blev importeret.
  • Eksisterende firmaer og personer, der blev ændret som følge af importen.

Over hver liste er der et link til udvalget med de nye/ændrede firmaer/personer.

Tip

Hvis du har importeret nye firmaer/personer, og der er problemer med de importerede data, kan du åbne dette valg i SuperOffice CRM og slette de nye firmaer/personer.

Relateret