Få dine brugere med om bord
Et CRM-system er kun vellykket, hvis det bruges af dem, det var beregnet til. For at hjælpe dig med at administrere de ændringer i din organisation, som en implementering af et CRM-system indebærer, og maksimere graden af brugernes anvendelse af CRM, har vi samlet et par tip, der hjælper dig med at få brugerne om bord.
Tips og best practice
Udpeg en CRM-ambassadør
Start med at udpege en person i din organisation, der skal fungere som ambassadør for CRM. Denne person, også kaldet administrator (superbruger), kan være ansvarlig for at oprette rutiner og retningslinjer, sikre datakvalitet og følge op med brugerne, hvis de har spørgsmål eller gør noget forkert.
Når det er nødvendigt, kan denne person for eksempel organisere workshops, der introducerer best practice, og dokumentere resultaterne. Personen skal være ekspert i systemet og have en vis autoritet i firmaet for at kunne udføre CRM-initiativet.
Involver brugerne fra starten
Det ligger i menneskets natur at modsætte sig forandring. Årsagerne til modstand mod forandring kan være frygt for det ukendte, for at skulle arbejde mere og uønskede ændringer i daglige opgaver og rutiner.
Du kan fjerne al denne usikkerhed ved at involvere slutbrugerne fra starten, ved tydeligt at vise, hvordan de får glæde af det nye system, og ved at bede om brugerfeedback. Sørg for at lytte til feedbacken og indarbejde forslag, når det er relevant.
Sørg for, at systemet er nemt at bruge
SuperOffice CRM skal gøre livet lettere for dine brugere, ikke sværere. Skræddersy derfor løsningen, så den afspejler den måde, dine brugere arbejder på, og ikke omvendt. Når du implementerer de arbejdsgange, der giver resultater, bliver din CRM-løsning lettere at implementere.
Brugere hader grænseflader, der er overlæsset med irrelevante oplysninger, så vis kun de oplysninger, dit team har brug for i dag. Du kan tilføje flere senere, hvis det er nødvendigt. Sørg desuden for, at alle brugere har installeret WebTools.
Oprettelse af en rutineguide
En CRM-rutineguide beskriver, hvilken slags information brugerne skal fange i CRM-systemet og hvordan, samt hvem der er ansvarlig for hvad. Det styrker også de handlinger og den adfærd, du ønsker, at dine slutbrugere skal anvende for at nå forretningsmål.
Sørg for at opdatere denne rutineguide løbende for at afspejle ændringer, enten i CRM (f.eks. på grund af opgraderinger) eller de nye rutiner, du har bestemt dig for. Få mere at vide om, hvordan du opretter en CRM-rutineguide.
Træn dine medarbejdere
Afsæt nok tid til at træne dine medarbejdere. Du finder et gratis interaktivt eLearning-værktøj i SuperOffice CRM. Bare gå til menuen Hjælp, klik på Nyheder, gå derefter til den anden side, og klik på Start afspilning nu.
Du kan også kontakte vores erfarne konsulenter, som vil hjælpe dig med at træne dine brugere. Du er velkommen til at kontakte os for at høre nærmere.
Belønning af brugerne
Se på, hvordan dine medarbejdere gør brug af CRM-systemet, og tænk på at belønne dem, der bruger det godt og ofte. Belønningssystemet er en god måde at få alle brugere til at bevæge sig i samme retning.
Du kan for eksempel se på, hvor mange udgående opkald en bruger har registreret i systemet, hvor mange kundeemner vedkommende har konverteret til et salg, og hvor nøjagtig deres datapost er. Derefter kan du belønne den bedste bruger og gøre andre opmærksomme på, hvad de gjorde for at de kan opnå belønningen.
Oversigt
Det er dejligt, at du har købt og implementeret et CRM-system. Du får mange fordele ved løsningen. Det eneste, du skal gøre nu, er at få dine brugere til at bruge det på den måde, det var beregnet til at blive brugt, og på en måde, der understøtter jeres forretningsprocesser.
Start med selv at være et godt eksempel, brug SuperOffice CRM hver dag, og anvend det i din daglige rutine. Ved at følge de seks fremgangsmåder for best practice ovenfor er vi sikre på, at du kommer langt. Held og lykke!
Installation af WebTools til dine brugere
WebTools skal være installeret for alle brugere for at sikre integrationen mellem SuperOffice og MS Office Outlook og dokumenter. Alle brugere vil modtage en e-mail med instruktioner, når de starter med SuperOffice, men som administrator er det vigtigt at sikre, at det sker.
En god måde at holde styr på relevant e-mailkommunikation med kunderne er at gemme den i SuperOffice. På den måde kan alle se, om nogen har været i kontakt med en bestemt kunde for nylig, og hvad denne kommunikation drejede sig om.
Ved at installere WebTools får du din e-mail og dine dokumenter integreret med SuperOffice. Du kan gemme indgående eller udgående e-mails med et enkelt klik. Brugerne skal have administratorrettigheder for at installere WebTools, så hjælp dem med at installere det korrekt.