Brugere

Audience:

settings

•

Version: 10.4

Some tooltip text!

• 13 minutes to read

 • 13 minutes to read

Som administrator har du ansvaret for at tilføje og administrere dine brugere.

SuperOffice CRM anvender et rolle‑ og gruppebaseret adgangsrettighedssystem. Det betyder, at hver SuperOffice‑bruger har en rolle og tilhører en primær gruppe (disse indstillinger er obligatoriske).

Følgende diagram viser en model af, hvordan adgangsrettighedssystemet fungerer i SuperOffice CRM.

En rolle har et sæt data‑ og funktionelle rettigheder, og en gruppetildeling giver adgang til dataobjekter, forskellige SuperOffice‑lister og hjælper med at indstille systempræferencer effektivere.

Systemet giver dig mulighed for at konfigurere adgang til firmaer, personer, projekter, projektmedlemmer, udvalg, salg, interessenter (af salg), opfølgninger, dokumenter (inklusive e‑mails og udsendelser), relationer (person og firma), og dashboards. Alle disse forskellige typer poster kaldes dataobjekter.

Hvert dataobjekt tilhører en bruger som kan være dig selv (a), brugere i din primære gruppe (b), brugere der tilhører dine øvrige grupper (c), andre medarbejdere som du ikke er forbundet med via nogen af dine grupper (d), eksterne brugere (e), og anonyme brugere (f).

Ejerskabet af forskellige dataobjekter er sat i forskellige felter. For eksempel angiver feltet Vores kontakt i firma‑kortet ejeren af posten. For opfølgninger er det feltet Ejer, i projektet Ansvarlig, og så videre.

Synlig for

Hvis du kan se specifikke dokumenter, afhænger salg, opfølgning og valg ikke udelukkende af den rolle du er tildelt. Visse individuelle oplysninger er muligvis ikke tilgængelige for dig. I dokumenter og opfølgningsdialogerne og på skærmene Salg og Udvalg er der et felt ved navn Synlig for. På skærmen Salg kan du f.eks. vælge at gøre salget synligt for alle, kun synligt for den primære gruppe, som ejeren tilhører, eller kun synligt for ejeren.

Dette kræver licensen Fortrolige aktiviteter.

For at indstille denne licens skal du finde den ønskede bruger, klikke på fanen Licenser og derefter klikke på afkrydsningsfeltet for Fortrolige aktiviteter.

Brugertyper

• Medarbejdere: SuperOffice CRM-brugere (i dit firma)

• Andre brugere: Anonyme brugere og systembrugere (kun onsite)

• Anonyme brugere: Brugere med begrænsede rettigheder, defineret af rollen for anonyme brugere. Anonyme brugere kan f.eks. bruges til at give adgang til websider. På den måde kan sælgere gøre relevante oplysninger fra SuperOffice CRM tilgængelige på et websted, som ikke kræver logon, sådan at kunder let kan få adgang til dem.

• Systembrugere: Systembrugeren er beregnet til integration og kan f.eks. bruges til at give processer fuld adgang til SuperOffice-databasen ved replikering af kalendere.

Medarbejdere

Medarbejdere er SuperOffice-brugere i dit firma (eller et tilknyttet firma, for eksempel et datterselskab).

Under fanen Medarbejdere i skærmbilledet Brugere kan du blandt andet tilføje brugere af typen Medarbejder, og tildele dem roller, grupper og licenser, redigere eksisterende brugere og slette brugere.

For at en person skal kunne defineres som SuperOffice CRM-bruger, skal den pågældende være registreret hos et firma, som vises på listen Firma i skærmbilledet Brugere. Og for at et firma skal kunne vises på listen Firma i skærmbilledet Brugere, skal firmaet vises på firmalisten på fanen Vores firmaer.

Note

I skærmbilledet Brugere angiver du, hvilke licenser de forskellige brugere skal have. Hvis du vil tilføje nye systemlicenser eller øge/reducere antallet af licenser for et eller flere moduler, skal du kontakte SuperOffice for at opdatere licensoplysningerne.

Brugergrupper

En gruppe tildeles brugeren og giver adgang til dataobjekter (4 i forrige diagram). En bruger skal have en primær gruppe og kan have flere andre grupper.

I dette eksempel har bruger A Marketing som anden gruppe og bruger B har Marketing som primær gruppe. I dette tilfælde, hvis bruger A vil se data oprettet af bruger B, skal bruger A’s rolle have rettigheden "Læs" ud for alle dataobjekter i kolonnen Anden gruppe. Det skyldes, at Marketing‑gruppen er anden gruppe for bruger A og forbinder dem til de poster, bruger B opretter.

En gruppe kan også give adgang til listeelementer (5 i diagrammet) i SuperOffice CRM. Dette gælder kun, hvis du bruger indstillingen Gruppering og filtrering (a) på dine lister. Hvis denne indstilling ikke er oprettet, har alle brugere adgang til alle lister i SuperOffice CRM. Gruppering og filtrering er særligt nyttig, når mange brugere med forskellige ansvarsområder kan tilgå systemet. På denne måde kan du undgå, at visse brugere får adgang til information, de ikke bør se.

For eksempel, hvis du ønsker at gøre et bestemt listeelement synligt kun for nogle brugere, skal du gå til den liste, der gemmer disse elementer (a), vælge elementet (b) og i boksen kaldet "Synlig for brugergrupper", sætte et hak ved de brugergrupper, der skal se listeelementet (c).

At organisere dine brugere i grupper er også praktisk, når du ønsker at personalisere SuperOffice‑indstillinger, som vi kalder præferencer (6). Hver præference kan sættes for én bruger, brugergruppe eller for hele systemet.

Skærmbilledet Brugere

I skærmbilledet Brugere kan du tilføje og redigere forskellige brugertyper.

vores virksomheder: For at en person skal kunne defineres som SuperOffice CRM-bruger, skal den pågældende være registreret hos et firma, som vises på listen Firma i skærmbilledet Brugere. Og for at et firma skal kunne vises på listen Firma i skærmbilledet Brugere, skal firmaet vises på firmalisten på fanen Vores firmaer.

Note

Eventuelle ændringer, du foretager i skærmbilledet Brugere, træder ikke i kraft, før du klikker på Gem nederst i skærmbilledet, eller bekræfter, at du vil gemme ændringen/ændringerne, i dialogboksen som vises. Hvis du klikker på Afbryd, mister du alt det, du har foretaget i skærmbilledet, siden du gemte sidst.

Medarbejderlisten

Listen under fanen Medarbejdere består som standard af følgende kolonner:

Kolonne	Beskrivelse
Bruger-id	Brugernavnet, som er tildelt medarbejderen.
Fornavn	Brugerens fornavn.
Efternavn	Brugerens efternavn.
Primærgruppe	Brugerens primære gruppe.
Rolle	Rollen, som er angivet for brugeren. Rollen definerer, hvilke adgangsrettigheder brugeren har til data i SuperOffice CRM.
Brugerplan	Brugerplanen, som er tildelt brugeren.
Ejerfirma	Navnet på den organisation, brugeren tilhører (defineret som databaseejer).

Tip

Du kan vælge, hvilke kolonner der skal vises på listen. Højreklik på en kolonneoverskrift, og vælg de relevante kolonner på kolonnelisten. Hvis du vil ændre rækkefølgen af kolonnerne, skal du klikke og trække i en kolonneoverskrift.

• Søg efter brugere: Brug denne dynamiske søgefunktion til hurtigt at finde bestemte brugere efter navn eller bruger-ID eller til at finde alle brugere, der tilhører bestemte roller, grupper eller brugerplaner. Du skal blot indtaste tekst i søgefeltet for at opdatere listen med tilsvarende brugere.

• Vis kun brugere, der kan logge på: Vælg denne indstilling for kun at få vist brugere, der er aktive (dvs. ikke er blevet deaktiveret).

Filtrering af listen

Du kan filtrere listen over brugere efter en hvilken som helst af kolonneoverskrifterne.

Note

Højreklik på en kolonne for at tilføje eventuelle yderligere kolonner, du vil filtrere efter.

1. Gå til fanen Medarbejdere.
2. Højreklik på en kolonneoverskrift, eller klik på i øverste højre hjørne af listen.
3. Vælg Aktivér filter.
4. Klik på OK. Filterknapper føjes til hver kolonneoverskrift.
5. Klik på i den kolonne, du vil filtrere.
6. Vælg de relevante værdier på listen. Brug søgefunktionen, hvis listen er lang.
7. Klik på Filtrer.
8. Gentag trin 5-7 for at filtrere på yderligere kolonner.

Gruppering af listen

Du kan gruppere listen over brugere efter rolle, brugerplan, primær gruppe og lignende. Derudover kan du gruppere på flere niveauer.

Note

Højreklik på en kolonne for at tilføje eventuelle yderligere kolonner, du vil filtrere efter (se også Juster visninger).

1. Gå til fanen Medarbejdere.
2. Højreklik på en kolonneoverskrift, eller klik på i øverste højre hjørne af listen.
3. Vælg Aktivér gruppering.
4. Klik på OK.
5. Klik på kolonneoverskriften for den værdi, du vil gruppere, og træk den til området over kolonnerne ("Træk en kolonneoverskrift og ..."). Listen grupperes nu efter den værdi.
6. Hvis du vil gruppere efter yderligere værdier, skal du klikke på og trække en anden kolonneoverskrift til det samme område.
7. Klik på og træk i gruppeværdierne for at ændre rækkefølgen af grupperingsniveauerne.
8. Klik på en gruppeværdi for at ændre sorteringsrækkefølgen.

Note

Hvis du navigerer til en anden fane, nulstilles grupperingen.

Brugeroplysninger

Yderst til højre i vinduet finder du detaljerede oplysninger om den bruger, der er markeret på listen over medarbejdere.

Det fulde navn, e-mailadresse og ejerfirma vises øverst. Nederst i dette afsnit kan du aktivere/deaktivere brugeren i SuperOffice ved hjælp af knappen Kan logge på. Klik på knappen Opgave for at få adgang til funktioner som Flyt bruger og for at sende velkomst-e-mails og e-mails til nulstilling af adgangskoder.

Der er forskellige faner i brugeroversigten:

• Detaljer - hovedoversigt over brugeroplysninger som Bruger-ID, Rolle, Brugerplan, Primær gruppe og Service-kategorier.
• Licenser - ekstra licensoplysninger som Fortrolige aktiviteter, som vil give brugeren mulighed for at angive synlig for på opfølgingerr, dokumenter og valg.
• Mere - fanen viser, om der er ekstra felter på personen.

Andre brugere (Onsite)

På fanen Andre brugere på skærmen Brugere kan du redigere logonrettigheder for og tilføje anonyme brugere og systembrugere.

Vores virksomheder

Formålet med virksomhedslisten på fanen Vores virksomhederpå skærmbilledet Brugere er at angive:

• Hvem kan defineres som brugere af SuperOffice CRM. For at en person skal kunne defineres som SuperOffice CRM-bruger, skal den pågældende være registreret hos et firma, som vises på listen Firma i skærmbilledet Brugere. Og for at et firma skal kunne vises på listen Firma i skærmbilledet Brugere, skal firmaet vises på firmalisten på fanen Vores firmaer.

• Hvilke virksomheder kan defineres som ejere af en satellit.

Kolonner på virksomhedslisten

Kolonne	Beskrivelse
Firmanavn	Firmaets navn.
Afdeling	Navnet på afdelingen i virksomheden.
By	Hvor virksomheden er beliggende.
Medarbejdere	Hvor mange medarbejdere der er oprettet til virksomheden.
Aktiv satellit	Om virksomheden er optaget som en aktiv satellit.

Brugerlicenser

På fanen Brugerlicenser på Brugerskærmen kan du se, hvor mange brugerlicenser der er i brug, og hvilke brugere der bruger de forskellige licenser.

• Klik på en licens på listen Brugerlicenser for at få vist en liste over de brugere, der aktuelt bruger denne licens.

• Hold musemarkøren over et licensnavn for at se detaljerede oplysninger om licensen.

Brugergrupper

På fanen Brugergrupper på skærmbilledet Brugere kan du få et overblik over brugere og brugergrupper. Klik på et gruppenavn på listen Tilgængelige grupper for at få vist en liste over de brugere, der aktuelt er tildelt denne gruppe.

Relateret indhold

• Administration af dine roller
• Tilføj en ny bruger
• Opret brugergruppe
• Ændre brugerplaner for aktive brugere