Svare på en chatsamtale
Indgående chatsamtaler annonceres på følgende måder:
Et talikon på fanen Dashboard. Tallet viser, hvor mange indgående chatsamtaler der ikke er besvaret af en repræsentant.- På listen Indgående chat under fanen Dashboard. Du kan dobbeltklikke på en række for at svare på en chat.
- På fanen Chat-samtaler viser feltet I kø hvor mange ubesvarede chatsamtaler der står kø.
- En advarsels-popup, hvis en chat ikke er blevet besvaret inden for et bestemt tidsrum. Du ser kun advarslen, hvis din status er Til stede.
Angivelse af status (Til stede / Ikke til stede)
Øverst til højre i Chat-skærmbilledet kan du angive, om du er til stede eller ikke:
Du er opført som en repræsentant, der er til stede, og modtage advarsler om ubesvarede chatsamtaler.
Du er ikke opført som en repræsentant, der er til stede, og du vil ikke modtage advarsler om ubesvarede chatsamtaler. Du kan dog stadig besvare indgående chatsamtaler.
Note
Hvis alle repræsentanter har status Ikke til stede, vil kunden kun se det frakoblede skema, når kunden starter chatsamtalen.
Svare på næste chatsamtale i køen
Klik på Chat i navigatoren.
Kontroller, at din status er sat til Til stede øverst til højre.
Klik på Hent næste fra køen for at svare på den næste chatsamtale.
Note
Hvis du vil svare på en bestemt chatsamtale (for eksempel fra en kunde, der vender tilbage), kan du gøre det ved at dobbeltklikke på den relevante række på listen Indgående chat i fanen Dashboard.
Prøv at finde kunden i SuperOffice, så du kan se relevante oplysninger om ham/hende i sidepanelet, så du bedre kan besvare deres forespørgsel.
For at chatte skal du indtaste teksten i den nederste del af skærmbilledet og trykke på Enter eller klikke på Send.
Hvis du vil bruge emojier/etiketter, skal du klikke på ved siden af tekstfeltet.
Hvis du ikke kan svare på det, kunden spørger om, kan du gøre en af følgende:
- Overføre chatten til en anden repræsentant
- Oprette en sag fra chatsamtalen
Sådan sender du kunden ekstra information:
Når samtalen er afsluttet, kan du klikke på og vælge Afslut chat (medmindre kunden lukker chatvinduet først). Chatsamtale flyttes til Seneste chat-sessioner. Chatsamtalen er også opført i detaljekortet Aktiviteter i SuperOffice CRM.
Note
Hvis slutskemaet for chat er aktiveret for denne chatkanal, kan kunden vælge at vende tilbage til chatsamtalen. Så aktiveres chatsamtalen igen.
Vær effektiv med chatsvar
For at sikre, at du tilbyder hurtige og professionelle svar på dine kunders chatforespørgsler, tilbyder SuperOffice Chat en række muligheder for at fremskynde og forbedre dine chatsvar.
Spar tid ved at bruge foruddefinerede tekster, når du besvarer kundeforespørgsler via chat. Du kan oprette og sende et hurtigt svar på et ofte stillet spørgsmål. I andre situationer, hvor hurtige svar ikke er tilstrækkelige, kan du medtage ofte stillede spørgsmål, tilpassede svarskabeloner, eller filer.
