Svare på en chatsamtale
Indgående chatsamtaler indikeres på følgende måder:
- Et talikon på fanen Dashboard viser hvor mange indgående chatsamtaler, der ikke er besvaret af en repræsentant.
- På listen Indgående chat under fanen Dashboard. Du kan dobbeltklikke på en række for at svare på en chat.
- På fanen Chat-samtaler viser feltet I kø hvor mange chatsamtaler der venter på svar.
- En advarsel vises, hvis en chat ikke bliver besvaret inden for et bestemt tidsrum. Denne advarsel vises kun, hvis din status er Til stede.
For at sikre, at du tilbyder hurtige og professionelle svar på dine kunders chatforespørgsler, tilbyder SuperOffice Chat en række muligheder for at fremskynde og forbedre dine chatsvar.
Spar tid ved at bruge foruddefinerede tekster, når du besvarer kundeforespørgsler via chat. Du kan oprette og sende et hurtigt svar på et ofte stillet spørgsmål. I andre situationer, hvor hurtige svar ikke er tilstrækkelige, kan du medtage ofte stillede spørgsmål, tilpassede svarskabeloner, eller filer.
Angivelse af status (Til stede / Ikke til stede)
Angiv din tilstedeværelse øverst til højre på Chat-skærmbilledet.
- Til stede: Du modtager advarsler om ubesvarede chatsamtaler.
- Ikke til stede: Du modtager ikke advarsler, men kan stadig besvare chatsamtaler. Hvis alle repræsentanter er ikke til stede, ser kunderne det offline skema, når de starter en chat.
Svare på næste chatsamtale i køen
Klik på Chat i navigationsmenuen.
Sørg for, at din status i øverste højre hjørne er sat til Tilstede.
Klik på Hent næste i køen for at tage den næste ubesvarede chat.
For at svare en bestemt kunde, skal du gå til fanen Dashboard, finde chatten i listen Indgående chat, og dobbeltklikke på rækken.
Skriv dit svar i beskedfeltet, og tryk på ENTER eller klik på Send for at chatte.
- For at tilpasse dit svar, kan du finde kunden i SuperOffice. Du kan så se relevante oplysninger i sidepanelet.
- For at tilføje emojis eller klistermærker, klik på ved siden af tekstfeltet.
For at sende yderligere information under chatten:
Hvis du ikke kan hjælpe kunden, gør ét af følgende:
- Overfør chatten til en anden agent.
- Opret en sag ud fra chatten.
Når samtalen er slut, klik på og vælg Afslut chat, medmindre kunden lukker chatvinduet først. Chatten flyttes til Seneste chatsessioner, og en kopi gemmes også under fanen Aktiviteter i SuperOffice CRM.
Note
Hvis slutskemaet for chat er aktiveret for denne chatkanal, kan kunden vælge at vende tilbage til chatsamtalen. Så aktiveres chatsamtalen igen.
Indsæt FAQ'er, svarskabeloner eller hurtige svar
For at spare tid skal du indsætte foruddefineret tekst i stedet for at skrive fulde svar.
Klik på i chatpanelet.
Vælg en af følgende:
- FAQ: Indsætter et link til en offentliggjort FAQ i kundecentret.
- Svarskabeloner: Indsætter genbrugelig beskedindhold.
- Hurtige svar: Indsætter et personligt tekstudklip.
Du kan søge, gennemse mapper eller bruge ikonerne til historik og favoritter.
Tryk på ENTER eller klik på Send for at sende beskeden.
Opret et nyt hurtigt svar
- I en igangværende chat skal du klikke på i den nederste del af chatpanelet.
- Klik på .
- Vinduet Hurtige svar åbnes, klik på Tilføj. Et nyt svar føjes til listen.
- Klik på feltet Ny titel, og angiv en titel for det hurtige svar. Dette vil ikke være synligt for kunden.
- Klik på feltet Nyt indhold, og indtast den svartekst, du vil sende til kunderne.
- Klik på Gem. Vinduet lukkes, og det nye hurtige svar gemmes. Du kan nu vælge det hurtige svar under en chat.
Sende filer i chat
Du kan sende dokumenter eller filer under en chatsession.
- Klik på i chatpanelet.
- Vælg en af følgende muligheder:
- Klik på Vælg et CRM-dokument, søg og vælg en fil fra SuperOffice.
- Klik på Upload filer, vælg filen og klik på Åbn.
- Træk og slip en fil direkte på uploadområdet. Sørg for, at →Flyt vises ved siden af din markør, når du slipper filen.
Filen sendes med det samme.