Opret et nyt firma
På skærmbilledet Firma kan du angive oplysninger om firmaer på flere niveauer, repræsenteret af de tre faner Firma, Mere og Interesser . Hvis du vil indsætte en kommentar til et firma, skal du bruge fanen Note.
Se videoen, der viser, hvordan du opretter et firma.
Fanen Firma
Klik på Ny i toplinjen, og vælg Firma.
I det tomme firmakort, indtast navnet på firmaet i feltet øverst i fanen Firma. Firmanavn er obligatorisk og fremhævet med rød tekst.
I feltet Land skal du angive firmaets land. Det korrekte adresseformat for dette land opdateres automatisk under fanen Firma. Du kan indstille dit nuværende hjemland fra System i præferencerne.
Indtast de ønskede oplysninger i de øvrige felter.
Note
Standardfeltværdier og listeværdier (f.eks. branche og kategori) er angivet i dialogboksen Præferencer.
Klik på Gem for at gemme de oplysninger, du har registreret, eller klik på fanen Mere, hvis du vil registrere flere oplysninger om firmaet.
Hvad skal der stå i de forskellige felter
Hvis firmaet for eksempel er en organisation med flere afdelinger, kan du angive en afdeling i feltet Afdeling.
Hvilke adressefelter der er tilgængelige, afhænger af det land, der er valgt. Standardindstillingen er hjemlandet for din organisation.
Når du har valgt land, vises det korrekte adresseformat i resten af adressefelterne på fanen Firma.
I feltet Postnummer skal du angive firmaets postnummer. Hvis du indtaster et postnummer, som er defineret i SuperOffice-databasen, udfyldes bynavnet automatisk, hvis det er tomt. Du kan også indtaste bynavnet i feltet City, og få et forslag til postnummer i postnummerfeltet.
I feltet Telefon vises en tabel med kolonnerne Telefon og Beskrivelse. Her indtaster du henholdsvis telefonnummer og en kort beskrivelse af, hvilken type nummer der er tale om, for eksempel Omstilling. Hvis du ønsker det, kan du tilføje flere telefonnumre. Klik uden for tabellen, når du er færdig, eller tryk på FANE, indtil tabellen lukkes.
I feltet Telefax kan du tilføje telefaxnummer på samme måde som for Telefon.
I feltet Websted kan du tilføje adressen til firmaets hjemmeside på internettet på samme måde som for Telefon.
I feltet E-mail kan du tilføje firmaets e-mailadresse på samme måde som for Telefon.
I feltet Vores kontakt vises dit navn automatisk. Hvis du klikker på pilen, vises en liste, hvor du kan vælge navnet på en anden person i din organisation.
I feltet Kategori kan du vælge, hvilken kategori firmaet tilhører på en foruddefineret liste over kategorier. Klik på pilen for at få vist kategorilisten. Dette felt skal udfyldes, før du kan gemme firmaet.
I feltet Kode foreslås der automatisk en kode for det firma, du registrerer (efter at du har klikket på Gem). Koden baseres på firmanavnet. Du kan imidlertid indtaste en anden kode.
I feltet Nummer indsætter SuperOffice CRM automatisk det næste ledige firmanummer. 10001 er som standard første firmanummer, og værdien øges med 1 for hvert nyt firma. Du kan ændre denne standardindstilling i Indstillinger og vedligeholdelse.
I feltet Org.nr. kan du indtaste firmaets organisationsnummer.
Feltet Branche indeholder en liste over forskellige foruddefinerede brancher. Klik på pilen, og vælg den branche, som passer bedst på det firma, du registrerer. Dette er obligatorisk.
I feltet Hovedkontakt skal du vælge den person, der skal være hovedkontakt for denne klient. Du skal først føje personer til virksomhedslisten.
-
Derefter får du eventuelt vist tre af de brugerdefinerede felter fra fanen Mere, hvis dette er defineret i Indstillinger og vedligeholdelse. Det kan variere fra den ene brugergruppe til den anden, hvilke brugerdefinerede felter der vises.
Nederst i venstre hjørne af firmakortet findes to afkrydsningsfelter: Stop og Ingen udsendelser.
Marker Stop, hvis du vil oplyse andre medarbejdere om, at de bør være specielt opmærksomme på et bestemt firma. Der vises et stopskilt på firmakortet. Derudover kan det være en god idé at tilføje en bemærkning, som oplyser medarbejderne om, hvorfor dette firma er markeret med stop. Det er kun muligt at markere dette felt i redigeringstilstand.
Marker Ingen udsendelser, hvis du ikke vil have, at firmaet skal modtage direkte post. Dette felt kan kun kontrolleres i redigeringstilstand.
Fanen Mere (skærmen Firma)
Gå til fanen Mere. På denne fane finder du brugerdefinerede felter for firmaer. Hvis din organisation f.eks. skal have felter til antallet af medarbejdere i firmaet eller til dens omsætning, kan du angive i Indstillinger og vedligeholdelse, at disse felter skal indsættes her.
Indtast oplysninger.
Klik på Gem for at gemme de oplysninger, du har indtastet, eller klik på fanen Interesser, hvis du vil indtaste oplysninger om firmaets interesser.
Note
Du kan også redigere firmaoplysningerne under fanen Mere ved at klikke på Rediger.
Fanen Interesser (skærmbilledet Firma)
Gå til fanen Interesser.
I redigeringstilstand skal du angive interesser ved at markere de relevante felter. Indstillinger og vedligeholdelse definerer, hvilke interesser der vises.
Note
Når fanen er i visningstilstand, vises kun de valgte interesser. Når du er i redigeringstilstand, kan der godt være yderligere tilgængelige interessemuligheder.
Hvis du vælger en eller flere interesser under fanen Interesser vises der en prik ud for fanens navn.
Når du har tilføjet de ønskede oplysninger under alle tre faner på skærmen Firma, skal du klikke på Gem for at gemme. Dette opretter et firmakort til det nye firma.
Tip
Interesser kan være nyttige, hvis du skal definere udvalg. Hvis du for eksempel har defineret referencekunde som interesse, kan du lave et udvalg, som indeholder alle dine referencekunder. Efterfølgende er det så nemt og enkelt at lave markedsføringskampagner, der er rettet mod denne kundegruppe.
Fanen www (skærmen Firma)
På fanen www kan du angive en genvej til en URL-adresse for at hente oplysninger fra andre applikationer via URL-adresse. URL-adressen kan angives ved hjælp af en skabelonvariabel. Fanen www kan vises på flere placeringer i SuperOffice CRM som defineret i SuperOffice Indstillinger og vedligeholdelse. Hvis du klikker på en genvej, åbnes den tilknyttede URL-adresse.
Tip
Fra fanen Etiketter i vinduet Indstillinger i SuperOffice Indstillinger og vedligeholdelse kan du angive, at denne fane skal have et andet navn end www. Du kan også angive en anden placering i GUI - Webpanel.
Her kan du klikke på Åbn i nyt vindue, hvis du vil åbne webstedet i et nyt browservindue.
Fanen ERP (skærmen Firma)
Hvis din organisation har licens til SuperOffice Integration Server, vises fanen ERP i skærmbillederne Person og Firma.
Hvis et firma er knyttet til ERP-systemet, kan alle personer, der er tilknyttet dette firma, også knyttes til en tilsvarende enkeltperson i ERP-systemet.
Fanen Bemærkning (skærmbilledet Firma)
Her kan du indtaste oplysninger af enhver slags. Der kan søges på indholdet af dette felt via Fritekstsøgning.
Tilføj post som foretrukken
Hvis du vil tilføje posten i foretrukne, skal du klikke på stjerneikonet 
i hjørnet på det aktuelle kort, den aktuelle fane eller den aktuelle dialogboks. Stjernen bliver gul 
, og udvalget føjes med det samme til foretrukne. Du behøver ikke at klikke på Gem.
Nu kan du hurtigt få adgang til posten ved at klikke på 
fra navigationsmenuen. Foretrukne er også tilgængelige i sidepanelet.
Dubletter
Hvis du forsøger at indtaste en virksomhed, der ligner en, der allerede er i SuperOffice CRM, vises dialogboksen Dubletter for at forhindre dig i utilsigtet at registrere en eksisterende virksomhed. Vælg, om du vil fortsætte med at arbejde med den aktuelle post, eller gå til en af posterne nederst i dialogboksen.
Tip
Du kan åbne firmaets webside fra SuperOffice CRM ved at klikke på adressen, der er angivet i feltet Websted på firmakortet eller projektkortet. Hjemmesiden åbnes nu i den webbrowser, du har angivet som standard.