Gruppevisning
Gruppevisningen i Dagbogen giver dig mulighed for at se og administrere flere brugeres eller ressourcers kalendere i én samlet kalenderoversigt. Gruppevisninger gør det nemt at planlægge, tjekke tilgængelighed og oprette opfølgninger direkte for kolleger eller ressourcer.
Se flere dagbøger
Gå til fanen Oversigt i skærmbilledet Dagbog.
Vælg en gruppe fra listen ().
- Foruddefinerede grupper er baseret på din organisations opsætning og inkluderer brugergrupper eller ressourcer, såsom afdelinger eller mødelokaler.
De valgte brugeres eller ressourcers dagbøger vises i fanen Oversigt, hvor du kan se deres skemaer eller planlægge opfølgninger.
Opret en ny gruppevisning
Gå til fanen Oversigt i skærmbilledet Dagbog.
Klik på og vælg Ny gruppevisning.
Alternativt kan du vælge Kopier for at basere den nye visning på en eksisterende.
I dialogboksen Ny gruppevisning skal du indtaste et Navn og en valgfri Beskrivelse for gruppevisningen.
Vælg, hvilke brugere og ressourcer der skal inkluderes i gruppevisningen. Du har flere muligheder:
Medarbejdere: Vælg en bruger fra din organisation, og klik derefter på for at tilføje dem til visningen. Du kan filtrere listen efter brugergruppe for nemmere at finde personer.
Projekt: Vælg et projekt, vælg en projektdeltager, og klik derefter på for at tilføje dem til visningen.
Ressource: Vælg en ressource, såsom et mødelokale eller udstyr, og klik derefter på for at tilføje den til visningen.
Tip
Klik på Vælg alle for at markere alle personer på listen og tilføje dem til visningen med ét klik.
Juster rækkefølgen af gruppens deltagere, hvis det er nødvendigt: Vælg en person eller ressource, og brug og for at ændre deres placering. Denne rækkefølge bestemmer, hvordan de vises i fanen Oversigt.
Klik på Gem for at oprette gruppevisningen, eller klik på Afbryd for at forlade uden at gemme ændringer.
Tip
Brug menuen Opgave til at administrere eksisterende gruppevisninger. Du kan kopiere foruddefinerede grupper samt redigere eller slette grupper, du har oprettet.
Hvilke dagbøger kan jeg inkludere?
Når du opretter en gruppevisning, kan du inkludere en kombination af medarbejdere, ressourcer eller projektdeltagere:
- Medarbejdere: Tilføj teammedlemmer eller kolleger for at følge med i deres skemaer.
- Projektdeltagere: Inkluder medlemmer af et specifikt projekt for at fokusere på teamets tilgængelighed.
- Ressourcer: Tilføj fælles ressourcer såsom mødelokaler eller udstyr. Ressourcelisten defineres i Indstillinger og vedligeholdelse.
Indstillinger i Opgave-menuen
Menuen Opgave giver følgende muligheder for administration af gruppevisninger:
| Indstilling | Beskrivelse |
|---|---|
| Rediger | Rediger en gruppevisning, du har oprettet. Foruddefinerede gruppevisninger kan ikke redigeres. |
| Ny gruppevisning | Opret en ny brugerdefineret gruppevisning. |
| Kopier | Dupliker en eksisterende gruppevisning. |
| Slet gruppevisning | Fjern en gruppevisning, du har oprettet. |
| Inviter deltagere | Tilføj deltagere til en opfølgning direkte fra gruppevisningen. |
| Hjælp | Åbn brugervejledningen (denne side). |
Rediger en gruppevisning
Du kan redigere gruppevisninger, som du selv har oprettet. Foruddefinerede gruppevisninger kan ikke ændres. Følg disse trin for at opdatere en gruppevisning:
Klik på og vælg Rediger.
I dialogboksen Rediger gruppevisning:
Tilføj personer eller ressourcer: Vælg dem fra listen og klik på .
Fjern personer eller ressourcer: Vælg dem fra højre panel og klik på .
Ændr rækkefølge: Vælg en post, og brug og .
Klik på Gem for at anvende ændringerne, eller klik på Afbryd for at forlade uden at gemme.
Hvorfor er Rediger-indstillingen ikke tilgængelig?
Du kan kun redigere gruppevisninger, som du selv har oprettet. Foruddefinerede gruppevisninger, såsom dem oprettet af administratorer eller defineret i Indstillinger og vedligeholdelse, kan ikke ændres. For at foretage ændringer:
Klik på Opgave-knappen () og vælg Kopier.
Gem den nye gruppevisning under et andet navn.
Rediger den kopierede gruppevisning efter behov.
Slet en gruppevisning
Du kan kun slette gruppevisninger, du selv har oprettet. Foruddefinerede gruppevisninger kan ikke fjernes.
Klik på Opgave-knappen () i fanen Oversigt.
Vælg Slet gruppevisning fra menuen.
Bekræft sletningen i dialogboksen ved at vælge Ja.