Tilføjelse af deltagere og ressourcer til opfølgninger
Når du opretter en opfølgning, som omfatter flere personer end dig selv, kan du knytte personerne til opfølgningen som deltagere. Du kan også reservere mødelokaler og udstyr i organisationen. De personer, der er tilgængelige som deltagere, defineres i Indstillinger og vedligeholdelse.
Trin
Note
Kun ejeren af opfølgningen kan tilføje (og fjerne) deltagere.
Klik på Inviter-knappen. Dette udvider dialogboksen.
Klik på Tilføj deltagere-feltet. Vælg derefter en eller flere personer fra listen.
- Begynd at skrive for at søge efter en person i hele SuperOffice.
- Vælg en person fra historielisten
eller dine favoritter 
. - Klik
for at søge efter en kollega eller 
for at vælge personer knyttet til et firma. - Du kan også vælge salgsinteressenter
og projektdeltagere 
.
Tip
For at invitere nogen, der ikke er registreret i SuperOffice, indtast deres fulde e-mailadresse.
Hvis en deltager ikke er tilgængelig, vises et udråbstegn ved siden af deres navn. Vælg en af de foreslåede tidspunkter eller klik på Tjek tilgængelighed for at finde et bedre tidspunkt.
Valgfrit, tilføj steder, rum og/eller ressourcer.
Valgfrit, vælg Send e-mailinvitation til deltagere. (Dette ændrer Gem-knappen til Gem og send.)
Klik på Gem for at gemme alle ændringer.
Planlægningsassistent
Planlægningsassistenten er en del af den nye Opfølgning-dialog. Den detaljerede kalender viser tilgængeligheden for hver intern deltager (kollega). Den øverste række viser den akkumulerede tilgængelighed. Tilgængeligheden for eksterne deltagere og e-mail deltagere er ukendt.
I Opfølgning-dialogen skal du klikke på Tjek tilgængelighed.
Klik og træk markøren til venstre eller højre for at vælge et mødetidspunkt. For eksempel, fra 13:30 til 15:00, som vist i grønt på dette skærmbillede. Brug rullefeltet for at bevæge dig mellem dagene.
Alternativt, opdater den valgte dato og tid øverst i dialogen.
Valgfrit, tilføj eller fjern deltagere og ressourcer. Overvej at justere tiden igen, hvis der er konflikt.
Klik på OK, når du er færdig.
Klik på Gem for at gemme alle ændringer.
Forhåndsvisning og opdater invitationsemail
Når du klikker på Gem og send, vises en forhåndsvisning af e-mailen baseret på titlen og dagsordenen. Eventuelle interne noter, der er tilføjet opfølgningen, ekskluderes.
Opdater emnet og brødteksten i e-mailen efter behov. Brug værktøjslinjen til formatering af rig tekst i bunden for at style din invitation.
Note
Eventuelle ændringer foretaget i forhåndsvisningen gemmes ikke tilbage til opfølgningen.
Når du er klar, skal du klikke på Send.
Hvad sker der herefter
Når du gemmer opfølgningen, modtager den anden person en meddelelse.
Hvis den anden person afviser invitationen, modtager du en Invitation afslået-meddelelse. Klik på Forstået for at bekræfte.
Valgfrit, find en ny passende tid og planlæg opfølgningen igen.
Hvorfor er knappen E-mailinvitation deaktiveret?
Brug af indbakken i SuperOffice: Hvis du ikke har angivet nødvendig information i skærmbilledet Log ind, som vises, første gang du klikker på knappen Indbakke i SuperOffice CRM, knappen E-mailinvitation er deaktiveret.
Hvordan kan jeg angive, om en ekstern person har accepteret eller afvist invitationen?
Eksterne deltagere bliver påmindet via e-mail (hvis du har valgt denne indstilling). E-mails med invitationer, der sendes til eksterne kontaktpersoner, indeholder et iCal-arkiv (.ics) med invitationsdataene. Når de svarer på din invitation, opdateres status automatisk i SuperOffice.
Hvis du vil acceptere eller afvise en invitation på vegne af en anden, skal du vælge navnet på listen og klikke én gang på knappen Skift status for at indsætte en grøn markering, som viser, at invitationen er accepteret, eller klikke to gange for at sætte et rødt kryds, som viser, at invitationen er afvist.
Fejlfinding
Hvorfor sker der ikke noget, når jeg klikker på E-mailinvitation?
Hvis den valgte person ikke har en gyldig e-mailadresse registreret i SuperOffice CRM, vil der ikke ske noget, når du klikker på E-mail-invitation.