Tilføjelse af deltagere og ressourcer til opfølgninger
Når du opretter en opfølgning, som omfatter flere personer end dig selv, kan du knytte personerne til opfølgningen som deltagere. Du kan også reservere mødelokaler og udstyr i organisationen. De personer, der er tilgængelige som deltagere, defineres i Indstillinger og vedligeholdelse.
Inviter en kontakt til en aftale fra fanen deltagere ved at klikke på knappen Tilføj . Se videoen for Føj deltagere til en aftale.
Trin
Åbn dialogboksen Aftale, Opgave eller Samtale, ogangiv de ønskede oplysninger.
Åbn fanen Deltagere, og klik på Tilføj nederst til venstre i vinduet. Dialogboksen Invitation vises.
Note
Hvis du har oversigter til andre brugere eller ressourcer åbne, tilføjes disse automatisk som deltagere på fanen Deltagere. Ellers vælger du dem manuelt som beskrevet nedenfor.
I feltet Vælg fra kan du vælge, hvor du vil hente deltagerne fra. Vælg mellem Medarbejdere, Firma/person, Projekt, Udvalg og Ressource.
I rullemenuen lige under feltet Vælg fra kan du vælge brugergruppen, firmaet, projektet, udvalget eller ressourcen, du vil hente deltagerne fra. Indholdet i denne rullemenu varierer, alt efter hvad du har valgt i forrige trin.
- Hvis du har valgt Medarbejdere eller Ressourcer i trin 3, kan du vælge Alle i rullemenuen for at vise personerne eller ressourcerne i alle grupperne.
- Hvis du har valgt Firma/person, Projekt eller Udvalg i trin 3, kan du søge efter ønsket firma, person, projekt eller udvalg i dette felt.
Når du har valgt den ønskede kilde, vises en liste over alle de poster, som er tilgængelige for denne kilde. Marker brugerne eller ressourcerne, som opfølgningen skal omfatte, og klik på pileknappen til højre for listen (
). De vises nu til højre i vinduet. Du kan også tilføje brugere og ressourcer enkeltvist ved at dobbeltklikke på dem.Note
Hvis nogen af personerne er optaget på det tidspunkt, du har angivet, vises deres navn med rødt, så du nemt kan se, om du skal finde et andet tidspunkt for opfølgningen. Du kan dog altid invitere dem til den nye aftale, hvorefter deres post vises med rødt og ordet "KONFLIKT" i dialogboksen for opfølgninger.
Klik på knappen E-mailinvitation for at aktivere e-mailinvitationer for alle deltagere på listen (undtagen dig selv). Ikonet
til venstre for deltagerens navn betyder, at der er sent en e-mailinvitation til opfølgningen vil blive sendt til denne deltager. Klik på ikonet ud for en deltagers navn for at deaktivere e-mailinvitationen for denne deltager. Ikonet ændres til inaktivt (
), og deltageren modtager ikke en invitation via e-mail.Klik på OK for at lukke dialogboksen Invitation. Du kan nu se de valgte deltagere og ressourcer på fanen Deltagere. Du kan klikke på knappen E-mail-invitation og ikonet
for at aktivere / deaktivere e-mail-invitationer, svarende til det foregående trin.
Hvis nogen af de personer, du har valgt, ikke har en gyldig e-mailadresse registreret i SuperOffice CRM, ændres ikonet til inaktivt () på fanen Deltagere.Note
Hvis du ved en fejl har valgt brugere eller ressourcer, skal du markere dem på listen yderst til højre og klikke på Slet for at fjerne dem.
Når du er færdig med at vælge deltagere og ressourcer, skal du klikke på Gem for at gemme det, du har valgt, eller på Afbryd for at afslutte dialogboksen uden at gemme.
Fejlfinding
Hvorfor sker der ikke noget, når jeg klikker på E-mailinvitation?
Hvis den valgte person ikke har en gyldig e-mailadresse registreret i SuperOffice CRM, vil der ikke ske noget, når du klikker på E-mail-invitation.
Hvorfor er knappen E-mailinvitation deaktiveret?
Brug af indbakken i SuperOffice: Hvis du ikke har angivet nødvendig information i skærmbilledet Log ind, som vises, første gang du klikker på knappen Indbakke i SuperOffice CRM, knappen E-mailinvitation er deaktiveret.
Hvordan kan jeg angive, om en ekstern person har accepteret eller afvist invitationen?
Eksterne deltagere bliver påmindet via e-mail (hvis du har valgt denne indstilling i dialogboksen Invitation). E-mails med invitationer, der sendes til eksterne kontaktpersoner, indeholder et iCal-arkiv (.ics) med invitationsdataene. Når de svarer på din invitation, opdateres status automatisk i SuperOffice.
Hvis du vil acceptere eller afvise en invitation på vegne af en anden, skal du vælge navnet på listen og klikke én gang på knappen Skift status for at indsætte en grøn markering, som viser, at invitationen er accepteret, eller klikke to gange for at sætte et rødt kryds, som viser, at invitationen er afvist.