Invitation af andre medarbejdere til en opfølgning
Hvis du vil allokere tid til et møde med en eller flere medarbejdere, skal du bruge fanen Vis på skærmbilledet Dagbog. Her kan du åbne dine medarbejderes dagbøger for at se, hvornår dine kolleger er tilgængelige til et møde. Derudover kan du vælge at få vist ressourcer som mødelokaler for at se, hvornår de er ledige, og oprette en fælles reservation for alle fra din egen dagbog.
Opfølgninger med medarbejdere oprettes ved at knytte dem som deltagere til opfølgningen.
Status
De brugere, du har valgt at knytte til en opfølgning, får en meddelelse om dette på skærmen. Hvis du åbner opfølgningen på fanen Deltagere, får du vist en oversigt over de deltagere og ressourcer, der er tilknyttet til opfølgningen. Her kan du også se, hvem der har accepteret eller afvist invitationen, og hvilke ressourcer der er reserveret, ved hjælp af symbolerne ved siden af navnene:
| Ikon | Beskrivelse |
|---|---|
 |
Invitation accepteres. |
 |
Invitation afvises |
 |
Invitationen er set, men ikke besvaret. |
| ikke markeret | Invitationen er ikke læst. |
Ressourcer
Når du sammenkæder ressourcer, angives status til accepteret fordi en ressource ikke kan besvare selve invitationen.
Det er muligt at dobbeltbooke en ressource. Hvis en ressource ikke er ledig på det aktuelle tidspunkt, står der Konflikt i kolonnen Status. Desuden vises et udråbstegn i dialogboksen Aftale. Du skal ændre tidspunktet for opfølgningen. I feltet Første ledige vises det første ledige mødetidspunkt.
Eksterne kontaktpersoner
De personer, du vælger under Firma i dialogboksen Invitation, er normalt ikke medlemmer af din organisation. Du kan sende invitationen til dem via e-mail ved hjælp af indstillingen E-mailinvitation. E-mails med invitationer, der sendes til eksterne kontaktpersoner, indeholder et iCal-arkiv (.ics) med invitationsdataene. Når de svarer på din invitation, opdateres status automatisk i SuperOffice.
Opfølgningen vises på detaljekortet Aktiviteter for det aktuelle firma.