Invitation af andre medarbejdere til en opfølgning
Invitationer bliver oprettet, når du indkalder til møder eller andre arrangementer mellem forskellige medlemmer af en virksomhed. Du inviterer adskillige kolleger eller ressourcer til at deltage. Når en invitation bliver accepteret, vil den blive vist i brugerens dagbog.
Hvis du vil allokere tid til et møde med en eller flere medarbejdere, skal du bruge fanen Oversigt på skærmbilledet Dagbog. Her kan du åbne dine medarbejderes dagbøger for at se, hvornår dine kolleger er tilgængelige til et møde. Derudover kan du vælge at få vist ressourcer som mødelokaler for at se, hvornår de er ledige, og oprette en fælles reservation for alle fra din egen dagbog.
Opfølgninger med medarbejdere oprettes ved at knytte dem som deltagere til opfølgningen.
Når vi gemmer mødet, vil der blive tilføjet en invitation til den person, vi har inviteret, og den vil blive vist i vedkommendes dagbog på den passende dato og tidspunkt. Dette sker kun, hvis den inviterede person også er en kollega. Du kan også invitere personer, der hører til andre firma; disse vil ikke have en dagbog, hvor mødet vises, men det vil i stedet blive vist i Detaljekortet Aktiviteter på deres personkort.
Status
De brugere, du har valgt at knytte til en opfølgning, får en meddelelse om dette på skærmen. Hvis du åbner opfølgningen på fanen Deltagere, får du vist en oversigt over de deltagere og ressourcer, der er tilknyttet til opfølgningen. Her kan du også se, hvem der har accepteret eller afvist invitationen, og hvilke ressourcer der er reserveret, ved hjælp af symbolerne ved siden af navnene:
| Symbol | Beskrivelse |
|---|---|
| Invitation accepteres. | |
| Invitation afvises | |
| Invitationen er set, men ikke besvaret. | |
| ikke markeret | Invitationen er ikke læst. |
Ressourcer
Når du sammenkæder ressourcer, angives status til accepteret fordi en ressource ikke kan besvare selve invitationen.
Det er muligt at dobbeltbooke en ressource. Hvis en ressource ikke er ledig på det aktuelle tidspunkt, står der Konflikt i kolonnen Status. Desuden vises et udråbstegn i dialogboksen Aftale. Du skal ændre tidspunktet for opfølgningen. I feltet Første ledige vises det første ledige mødetidspunkt.
Håndter tilbagemeldinger på invitationer
Når du sender en invitation, kan modtageren af invitationen enten acceptere eller afvise invitationen.
Hvis modtageren afviser invitationen, Klik på Forstået for at bekræfte. Valgfrit, find en ny passende tid og planlæg opfølgningen igen, eller tildele opfølgningen på ny.
Hvis personen accepterer invitationen, registreres den i SuperOffice CRM på normal vis.