Dialogboksen for opfølgninger
Uanset hvilken type af opfølgning du arbejder med, vil du se dialogboksen til opfølgning. Det faktiske navn på denne dialogboks varierer afhængigt af typen af opfølgning – Aftale, Opgave eller Samtale – men felterne er de samme i hvert tilfælde. Felterne i dialogboksen, og hvordan du bruger dem, er beskrevet nedenfor.
Dialogboksen består af en hoveddel med generelle oplysninger om opfølgningen samt fem faner med ekstra oplysninger:
- Beskrivelse
- Detaljer
- Deltagere
- Links
- Mere
Oplysninger om opfølgningen
Hoveddelen indeholder følgende grundlæggende oplysninger om opfølgningen:
Type
Hvis du klikker på pilen ved siden af dette felt (
), får du vist en foruddefineret liste, hvor du kan vælge en opfølgningstype, for eksempel møde eller udgående telefonsamtale. Du kan også søge efter typer ved at skrive i dette felt.
Note
Feltet Type bestemmer, hvilken type opfølgning det drejer sig om: aftale, opgave eller samtale.
Videomøde
Klik på 
her for at opsætte et videomøde. Ikonet ændres til 
.
Firma
Her skriver du navnet på det firma, som er knyttet til opfølgningen (valgfrit). Hvis du ikke kan huske hele navnet, kan du søge direkte fra dette felt.
Kontaktperson
Hvis du klikker på pilen efter dette felt, åbnes en liste over de personer, som er registreret på firmaet. Hvis der ikke er valgt et firma, ser du en liste over personer, der ikke er knyttet til et firma. Du kan søge direkte fra dette felt.
Projekt
Skriv navnet på det projekt, som opfølgningen er knyttet til. Hvis du ikke kan huske hele navnet, kan du søge direkte fra dette felt.
Note
I feltet Projekt kan du angive et vilkårligt projekt i SuperOffice CRM, uanset hvilket firma opfølgningen er tilknyttet.
Salg
Her skriver du navnet på eventuelt salg, som opfølgningen er knyttet til. Hvis du ikke kan huske hele navnet, kan du søge direkte fra dette felt.
Tidszonevælger
Hvis dit SuperOffice har tidszoner slået til, kan du vælge, hvilken tidszone opfølgningen skal oprettes i. Tidszonerne vises efter land, og du kan søge både efter land og by direkte i tidszonefeltet.
Start/Slut/Frist/Varighed
I felterne Start og Slut (for aftaler og samtaler)/Frist (for opgaver) kan du indtaste dato og eventuelt klokkeslæt for henholdsvis opfølgningsstarttidspunkt og opfølgningssluttidspunkt/-frist. Hvis du angiver et klokkeslæt, justeres indholdet i feltet Varighed automatisk derefter.
Tip
Hvis opfølgningen kommer i konflikt med en anden eller har flere deltagere, vises feltet Første ledige, hvor første ledige mødetidspunkt vises.
Hele dagen
Hvis du markerer Hele dagen, indstilles tidspunktet for aftalen til det tidsrum, som er angivet som en standardarbejdsdag.
Tip
Du kan angive standardindstillingen for land i dialogboksen Præferencer. Vælg Dagbog, og angiv det ønskede tidspunkt for Dagen starter og Dagen slutter.
Placering
Her kan du vælge den adresse, som opfølgningen skal foregå på. Dette felt er som standard tomt, men hvis du klikker på pilen ved siden af feltet, vises to poster i en liste. Den ene er brugerens firma, og den anden er det firma, der skal følges op på.
Hvis du har angivet en ressourcetype Sted (f.eks. et mødelokale) som en deltager på fanen Deltagere, vises ressourcen også i dette rullefelt.
Tip
Du kan også skrive en separat adresse for stedet.
Ikon for 
Marker her, når opfølgningen er udført.
Opgave
Klik på denne knap for at få adgang til relevante opgaver, der kan udføres på den aktive post. Eksempler: Slette, Udskrive, Sende som e-mail, Tildele til og Annullere møde. I Indstillinger og vedligeholdelse kan du også definere egne opgaver og tilføje dem under knappen Opgave.
Registreret/Sidst ændret
Disse felter viser datoen for, hvornår opfølgningen første gang blev registreret, og hvornår den sidst blev ændret. De viser også, hvem som udførte handlingerne.
Tip
Hvis du holder musemarkøren over denne tekst, vises der en infoboks med yderligere oplysninger om, hvornår opfølgningen blev oprettet og eventuelt sidst ændret.
Fanen Beskrivelse
På denne fane kan du indtaste en beskrivelse af opfølgningen. Du kan bruge denne facilitet til fritekstsøgning. Beskrivelsen må ikke være længere end 2048 tegn.
Fanen Detaljer
Fanen Detaljer indeholder detaljerede oplysninger om opfølgningen.
Gentagelse
I dette felt angiver du, om opfølgningen gentages. Klik på ordet Aldrig til højre for feltet Gentagelse hvis aftalen skal gentages med jævne mellemrum. Hvis en opfølgning gentages, vises et ikon øverst til venstre i hoveddelen af dialogen.
Prioritet
Angiv prioriteten for opfølgningen her. Hvis du klikker på pilen, vises en liste med standardindstillingerne høj, middel og lav prioritet. Disse er defineret i Indstillinger og vedligeholdelse.
Alarm
For notifikation om opfølgningen, markér Alarm. Hvis der er angiveten alarm for en opfølgning, vises et ikon øverst til venstre i hoveddelen af dialogen.
Ejer
Angiv, hvem der ejer opfølgningen. Standard er den bruger, der aktuelt er logget ind. Hvis du klikker på navnet ud for feltet Ejer kan du overføre aftalen til en anden SuperOffice-bruger. Dialogboksen Overfør til vises. Under feltet Tildel denne opfølgning til er der en liste, hvor du kan vælge den ønskede brugergruppe. Vælg den ønskede bruger, og klik på OK for at gemme ændringerne og lukke dialogen.
Note
Hvis en bruger allerede er optaget på det pågældende tidspunkt, vises ordet KONFLIKT i feltet Status . Hvis du vil skjule brugere med konflikter, skal du markere afkrydsningsfeltet Skjul konflikt nederst i dialogboksen.
Vis som
Marker Ledig eller Optaget i feltet Vis som for at angive, om du er tilgængelig for andre, mens aftalen pågår. Hvis du vælger Ledig, kan du have andre opfølgninger samtidigt, for eksempel hvis du reserverede størstedelen af dagen til at arbejde på et projekt, men du stadig har tid til korte møder.
Synlig for
Klik i feltet Synlig for for at få vist en liste, hvor du kan vælge, om opfølgningen skal være synligt for alle brugere, kun synlig for den bruger, der er defineret som ejer eller synlig for alle brugere i en af de brugergrupper, som ejeren tilhører.
Note
Hvis du indstiller synlighed til Kun ejer, vises posten med kursiv på fanen Aktiviteter i sektionen.
Denne indstilling er kun tilgængelig, hvis Fortrolige aktiviteter er aktiveret for den aktuelle bruger i Indstillinger og vedligeholdelse.
Udgiv (kræver separat licens)
Marker denne, om du ønsker, at opfølgningen skal være synlig for eksterne brugere.
Fanen Deltagere
Denne fane indeholder en liste over deltagere i opfølgningen. Registrerede deltagere er markeret med en prik.
Hvis du klikker på knappen Vis som gruppe 
nederst til højre på fanen Deltagere åbnes fanen Vis i dagbogen og giver dig en oversigt over dagbøgerne for de inviterede medarbejdere (SuperOffice-brugere).
Fanen Links
Denne fane indeholder oplysninger om URL-adresser, aktiviteter (dokumenter og opfølgninger), projekter og salg, som ertilknyttet til den aktuelle opfølgning. Hvis der er registreret noget på denne fane, vises der en prik ved siden af Links.
Fanen Mere
Denne fane viser alle brugerdefinerede felter, der er konfigureret i Indstillinger og vedligeholdelse.