Arbejde med dokumenter
Lagring af alle dokumenter på ét sted hjælper dig og dit team med at få adgang til opdaterede oplysninger og bevare kontrollen over kunderelationer.
Uanset hvor du er i SuperOffice CRM, kan du oprette eller uploade et nyt dokument ved at klikke på knappen Ny på øverste linje og vælge Dokument. Du kan også oprette og uploade nye dokumenter fra knappen Ny på toplinjen.
Dokumenter kan for eksempel være breve eller bemærkninger, og de kan vises flere steder i SuperOffice CRM.
| Skærmbillede | Detaljekort | Indhold |
|---|---|---|
| Firma | Aktiviteter | Alle dokumenter knyttet til den aktive virksomhed |
| Kontaktperson | Aktiviteter | Alle dokumenter, der er knyttet til den aktive kontaktperson |
| Salg | Aktiviteter | Alle dokumenter, der er knyttet til det aktive salg |
| Projekt | Aktiviteter | Alle dokumenter, der er knyttet til det aktive projekt |
| Dagbog | Aktiviteter | Alle uafsluttede dokumenter plus dem, der er markeret som fuldført, efter du sidst loggede ind på SuperOffice CRM. |
| Udvalg | Dokumenter | Et udvalg af dokumenter |
Tip
Hvis du vil åbne og se på et eksisterende dokument, kan du gøre det ved at dobbeltklikke på den ønskede række på detaljekortet.
Standardiser dine dokumenter
Når du arbejder med kunder, er der ofte dokumenter, som du opretter og sender ud gentagne gange. Normalt indeholder de de samme grundlæggende elementer, men forskelligt indhold. Ved at oprette dine egne skabeloner kan du være sikker på, at de dokumenter, dine medarbejdere opretter, alle ser ens ud.
Du kan tilføje enhver type dokumentskabelon til SuperOffice CRM, uanset om det er en kontrakt, et tilbud, en projektbeskrivelse eller din egen version af bekræftelsesmailen om beskyttelse af personlige oplysninger.
Hvis du opretter skabeloner til ofte anvendte dokumenter og gør dem tilgængelige for alle, sparer du dine CRM-brugeres tid og sikrer et ensartet udseende på tværs af organisationen.
I SuperOffice CRM kan du nemt oprette dokumentskabeloner til Word, E-mail, Excel, PowerPoint og andre filtyper.
Fordele ved at oprette dokumentskabeloner
Alle sparer tid, når de opretter et nyt dokument, fordi de ikke behøver at indtaste oplysninger, der typisk gentages i hvert dokument, f.eks. kundenavn og adresse. Ved hjælp af skabelonvariabler tilføjer SuperOffice CRM automatisk kundens oplysninger, når du opretter dit næste dokument.
Du sørger for, at dine kontakter modtager dokumenter, der har et samlet, professionelt udseende, herunder dit logo og din virksomhedsidentitet.
Du sikrer, at alle brugere kan få adgang til og bruge juridisk tekst, der er vigtig for din virksomhed, såsom vilkår og betingelser og lignende.
Du kan endda oprette lister og finde virksomheder, der har en dokumentskabelon til fælles.
Sådan vælger SuperOffice CRM den korrekte sprogskabelon
SuperOffice CRM har flere standardskabeloner tilgængelige på 12-16 sprog afhængigt af skabelontypen. Dette omfatter e-mail-skabeloner og GDPR-skabeloner (12 sprog).
For at sikre, at du kan kommunikere med dine kunder på deres eget sprog (hvor det er muligt), udfører SuperOffice CRM automatisk en sprogkontrol for at bestemme, hvilken sprogskabelon der skal bruges. Dette er relevant, når du sender invitations-e-mails, og når du giver nye personer besked om, at deres oplysninger er gemt. For GDPR-relateret kommunikation er dette også et krav.
Trin:
- Er der angivet et foretrukket sprog for personen? Er en skabelon tilgængelig på dette sprog?
- Kontroller, om personens land kan knyttes til et tilsvarende sprog.
- Hvad er det foretrukne dokumentsprog for den bruger, der er logget på, og er en skabelon tilgængelig på dette sprog?
- Hvad er det brugergrænsefladesproget for den bruger, der er logget på, og er en skabelon tilgængelig på dette sprog?
- Hvis der ikke findes noget sprog, bruges den engelske skabelon.