Dialogboksen Dokument
Centralt i dokumentfunktionen findes dialogboksen Dokument, som du kan åbne på forskellige måder:
- Ved at vælge Ny > Dokument.
- Ved at åbne et eksisterende dokument.
Dialogboksen består af en hoveddel med generelle oplysninger om dokumentet samt følgende faner med ekstra oplysninger:
- Detaljer
- Links
- Mere
Hovedafsnit
Hoveddelen indeholder følgende grundlæggende oplysninger om dokumentet:
Dokumentskabelon
Hvis du klikker på pilen 
ved siden af typefeltet øverst i dialogboksen, åbnes en liste over de dokumentskabeloner, som du kan vælge mellem.
Disse er defineret i Indstillinger og vedligeholdelse.
Note
Når du opretter et dokument, åbnes skabelonen i det program, den blev oprettet i. Dette betyder for eksempel, at DOCX-filer bliver åbnet i Word.
Firma
Her skriver du navnet på det firma, du skriver et dokument til. Du kan søge direkte fra dette felt.
Kontaktperson
Hvis du klikker på pilen efter dette felt, åbnes en liste over de personer, som er registreret på firmaet.
Projekt
Her skriver du eventuelt navnet på det projekt, som dokumentet er knyttet til. Du kan søge direkte fra dette felt.
Salg
Indtast navnet på det salg (hvis der er et), som dokumentet er knyttet til. Du kan søge direkte fra dette felt.
Skriv overskriften her
Indtast den tekst, der skal bruges som overskrift til dokumentet (den tekst, der vises under sektionsfaner og rapporter, hvor dokumentet er angivet).
Sprog
Vælg et sprog for skabelonen. Dette alternativ er kun tilgængeligt, hvis den valgte skabelon indeholder oversatte versioner.
Dato
I dette felt vises automatisk den aktuelle dato. Hvis du klikker på pilen ved siden af feltet Dato, vises en månedskalender, hvor du kan vælge den ønskede dato.
Note
Du kan kun ændre datoen i forbindelse med oprettelse af dokumentet. I redigeringstilstand har du ikke adgang til dette felt.
Vores ref
Her kan du indtaste din reference. Det, der skal sættes ind som standard for hver skabelon, defineres i Indstillinger og vedligeholdelse, men du kan dog også ændre indholdet i dette felt.
Din ref
Her kan du indtaste en eventuel reference fra firmaets henvendelse.
Synlig for
Klik i feltet Synlig for for at få vist en liste, hvor du kan vælge, om dokumentet skal være synligt for alle brugere, privat (kun synlig for den bruger, der er defineret som ejer) eller synlig for alle brugere i en af de brugergrupper, som ejeren tilhører.
Note
Hvis du indstiller synlighed til Kun ejer, vises posten med kursiv på fanen Aktiviteter i sektionen.
Tjekket ud til redigering
Afsluttet
Standardindstillingen er, at dokumentet er markeret som udført (
), men du kan fjerne markeringen, hvis du vil (
). I så fald vises dokumentet i detaljekortet Aktiviteter i skærmbilledet Dagbog, indtil det bliver markeret som udført.
Note
Du kan ikke foretage ændringer af udførte dokumenter, før du har deaktiveret statussen Udført. Ændring af status Udført for en aktivitet.
Brugerdefinerede felter
Derefter får du eventuelt vist tre af de brugerdefinerede felter fra fanen Mere, hvis dette er defineret i Indstillinger og vedligeholdelse. Det kan variere fra den ene brugergruppe til den anden, hvilke brugerdefinerede felter der vises.
Note
Brugergruppetilhørsforholdet defineres i skærmbilledet Brugere i Indstillinger og vedligeholdelse.
Opgave
Når du klikker på denne knap, vises følgende indstillinger:
- Slet: Sletter den aktuelle post.
- Hjælp: Åbner hjælpen til den aktive dialogboks.
- Kopier genvej: Kopierer en genvej til den aktive post.
- Hent gemt version: Vælg dette alternativ for at afbryde en udtjekning. Det kan være aktuelt, hvis du har tjekket dokumentet ud ved en fejl og ikke kan tjekke det igen.
Under disse valg kan du finde genveje til andre relevante opgaver, som kan udføres på den aktive post. I Indstillinger og vedligeholdelse kan du også definere egne opgaver og tilføje dem under knappen Opgave.
Fanen Detaljer
Fanen Detaljer indeholder detaljerede oplysninger om dokumentet.
Beskrivelse: Her kan du tilføje en beskrivelse af dokumentet. Dette kan være nyttigt i forbindelse med fritekstsøgning.
Dokument: Klik på linket for at uploade dokumentet eller trække og slippe dokumentet fra Windows Stifinder til dialogboksen Dokument.
Dette kan du læse mere om under Oprettelse af nye dokumenter og Redigering af dokumenter.
Udgiv: Marker her, hvis du ønsker, at dokumentet skal vises for eksterne brugere i Audience (kræver separat licens).
Fanen Links
Denne fane indeholder oplysninger om aktiviteter (dokumenter og opfølgninger) og salg, som er tilknyttet til det aktuelle dokument. Hvis der er registreret noget på denne fane, vises der en prik ved siden af Links.
Læs mere om, hvordan du tilføjer links.
Fanen Mere
Denne fane viser alle brugerdefinerede felter, der er konfigureret i Indstillinger og vedligeholdelse.
Fanen www
På fanen www kan du angive en genvej til en URL-adresse for at hente oplysninger fra andre applikationer via URL-adresse. URL-adressen kan angives ved hjælp af en skabelonvariabel. Fanen www kan vises på flere placeringer i SuperOffice CRM som defineret i SuperOffice Indstillinger og vedligeholdelse. Hvis du klikker på en genvej, åbnes den tilknyttede URL-adresse.
Tip
Fra fanen Etiketter i vinduet Indstillinger i SuperOffice Indstillinger og vedligeholdelse kan du angive, at denne fane skal have et andet navn end www. Du kan også angive en anden placering i GUI - Webpanel.
Her kan du klikke på Åbn i nyt vindue, hvis du vil åbne webstedet i et nyt browservindue.