Tilføjelse af dokumentskabelon
Hvis du opretter nye skabeloner eller ændrer en standardskabelon og gemmer den med et andet navn, skal du knytte skabelonerne til SuperOffice CRM, så programmet kan finde dem, når du skriver dokumenter i SuperOffice CRM.
Skabeloner vises som forekomster på listen Dokument – Skabelon, og du knytter en skabelon til SuperOffice CRM ved at tilføje den som en forekomst på listen.
Se denne video, eller følg nedenstående trin for at lære, hvordan du kan tilføje en dokumentskabelon (videoens længde - 2:30):
Trin
I Indstillinger og vedligeholdelse, klik på knappen Lister i navigatoren (1).
Vælg fanen Forekomster, klik på pilen, og vælg Dokument – Skabelon (2).
Klik på Tilføj (3).
Indtast det ønskede navn for forekomsten i feltet Navn (1).
Vælg eventuelt, hvor du vil gemme dokumentskabelonen, på listen Gem skabelonen i (2).
Du har nu to muligheder:
Overføre en ny dokumentskabelon:
- Klik på Kopier en eksisterende dokumentskabelon.
- Klik på listen Kopier skabelon.
- Vælg den ønskede skabelon på listen.
Kopiere en eksisterende skabelon i SuperOffice:
- Vælg Upload en ny skabelon på disken (3).
- Klik på knappen Upload.
- Klik på Upload fil i dialogboksen Upload fil.
- Vælg den ønskede fil og klik på Åbn. Navnet på filen vises i dialogboksen Rediger forekomst.
Klik på Gem i dialogboksen Rediger forekomst. Dialogboksen opdateres.
Valgfrit: Rediger skabelonnavnet, hvis det er nødvendigt, og klik på Rediger for at redigere selve skabelonfilen.
Angiv ønsket information på fanerne Detaljer og Sprog.
Klik på Gem. Skabelonen bliver nu tilføjet som en særlig forekomst på listen Forekomster og er nu tilgængelig i CRM-klienten:
Tip
Gentag proceduren, hvis du vil tilføje flere skabeloner.
Fanen Detaljer
Angiv følgende information på fanen Detaljer:
I feltet Retning angiver du, om skabelonen skal være udgående eller indgående ved at klikke på
pilen og vælge fra rullemenuen.I feltet Dokumenttype skal du vælge enten Dokument eller Fax som skabelontype.
I feltet Dokument gemt i kan du vælge at gemme dokumentet et andet sted end standardindstillingen.
I feltet Hensigt skal du klikke på
og vælge en af de foruddefinerede valgmuligheder fra listen. Disse forekomster bruges i forbindelse med statusovervågning (kræver licens til Sales Intelligence).Tip
Du kan oprette nye indstillinger, ud over de foruddefinerede indstillinger, ved at tilføje forekomster på listen Opfølgning - Hensigt i Indstillinger og vedligeholdelse.
Onsite: Marker alternativet Udgiv, hvis det skal være muligt at angive i dialogboksen Dokument, at den aktuelle dokumentskabelon skal være tilgængelig for eksterne brugere.
Onsite: Marker indstillingen Gem i database for at angive, at dokumenter, du opretter med denne skabelon, skal gemmes i dokumentdatabasen. Hvis du markerer denne indstilling, vises dokumentet på detaljekortet Aktiviteter. Hvis du ikke markerer denne indstilling, vises dokumentet ikke i SuperOffice, efter at du har oprettet det, og du får ikke adgang til det via programmet.
Marker indstillingen Tilbudsdokumenttype (4), hvis dokumentet skal være tilgængeligt som tilbudsskabelon eller ordrebekræftelsesskabelon. Du vælger typen tilbudsdokument på listen nedenfor.
Angiv standardindstillingen for feltet Vores reference (standard) (5)ved at anvende skabelonvariablerne, eksempelvis auth for afsenderens for- og efternavne, eller {oref}.
Angiv eventuelt en beskrivelse af skabelonen i feltet Beskrivelse.
Tip
Du kan åbne skabelonen til redigering direkte ved at klikke på knappen Rediger øverst i dialogboksen Rediger forekomst.
Fanen Sprog
Here you can add translated versions of the document template.
Klik på Tilføj.
I dialogboksen Rediger forekomst skal du vælge det sprog, du har brug for, på listen Tilføj sprog.
Tilføj den oversatte dokumentskabelon som beskrevet ovenfor.
Klik på Tilføj. Sproget vises på fanen Sprog.
Gentag ovenstående trin for at tilføje flere sprog.