Oprettelse af et skabelondokument

•
Version: 10
• 4 minutes to read
 • 4 minutes to read

For at sikre, at alle i firmaet bruger de samme dokumenter, kan du oprette og tilføje dine egne dokumentskabeloner til forskellige filtyper. Brug de tilgængelige skabelonvariabler til at tilpasse og automatisere indtastningen af kundeoplysninger i dine dokumenter.

Du opretter en skabelon som et dokument i et program, der er knyttet til SuperOffice CRM, f.eks. et tekstbehandlingsprogram. Hvis du opretter skabelonen i Word, skal du gemme den som et normalt dokument (med filtypen DOC eller DOCX) og ikke som en skabelon (med filtypen DOT eller DOTX).

Du kan også oprette skabeloner i HTML-format og bruge SuperOffice HTML-editoren til at redigere skabelonen.

Tip

Hvis du vil tilføje nye skabeloner, kan du nemt kopiere en eksisterende dokumentskabelonfil og redigere den, så den passer til dine behov.

Trin

  1. Start det nødvendige program.
  2. Opret et nyt dokument.
  3. Indsæt de skabelonvariabler, du vil bruge i skabelonen, f.eks. variabler for navn, adresse og telefonnummer.
  4. Gem skabelondokumentet et sted, hvor du nemt kan finde det igen.

Når du har defineret en skabelon og gemt den i skabelonmappen, skal du sammenkæde skabelonen med SuperOffice CRM for at oprette dokumenter ud fra den.

Tilføj fletfelt til tilbudsskabelon

Felter på tilbudslinjen, der ikke er aktiveret, vil have tomme værdier for deres tags – selvom du tilføjer data til databasen manuelt. For at bruge alle tags skal du gå til tilbudsindstillingerne i Indstillinger og vedligeholdelse og aktivere alle felter.

For at indsætte felter i din skabelon kan du bruge en af følgende metoder:

Metode 1: Brug felt-dialogen

  1. Placer markøren, hvor du vil indsætte feltet.

  2. Klik på Indsæt > Hurtige dele > Felt.

    Hurtige dele -screenshot

  3. I listen Feltnavne skal du skrive "merge" for at fremhæve MergeField.

  4. I Feltegenskaber skal du skrive dit feltnavn (uden «»):

    Feltegenskaber -screenshot

  5. Klik på OK, og variablen vil blive indsat i dit dokument:

    Indsæt MERGEFIELD -screenshot

Metode 2: Kopier og indsæt eksisterende felter (hurtigst)

  1. Kopier et eksisterende felt fra skabelonen. Sørg for at kopiere hele feltet, inklusive «» parenteserne.

  2. Indsæt feltet i din skabelon, hvor det er nødvendigt.

  3. Højreklik på det indsatte felt og vælg Rediger felter.

  4. I Feltnavn-boksen under Feltegenskaber skal du indtaste eller indsætte det nye feltnavn (uden «»).

  5. Klik på OK.

Beregninger

Du kan udføre beregninger med fletfelterne.

Nettopris pr. enhed

For at vise prisen pr. enhed efter rabatter kan du tilføje et fletfelt som dette:

{= {MERGEFIELD line/totalPrice} / {MERGEFIELD line/quantity}}

Trin:

  1. Tryk på Ctrl + F9 for at tilføje et nyt fletfelt. Du vil se to krøllede parenteser { }.

  2. Inde i parenteserne:

    1. Tilføj "= " og tryk på Ctrl + F9 igen.
    2. Tilføj "MERGEFIELD line/totalPrice" i et nyt sæt parenteser.
    3. Skriv "/" og tryk derefter på Ctrl + F9.
    4. Tilføj "MERGEFIELD line/quantity" i det sidste sæt parenteser.

  3. Nu skal du have et felt, der ser sådan ud: {= {MERGEFIELD line/totalPrice} / {MERGEFIELD line/quantity}}

Relateret indhold