E-mail-filtre
Opret e-mail-filter
-
Gå til Indstillinger og vedligeholdelse, klik på knappen Sager i navigatoren, og vælg fanen E-mail.
Vælg fanen E-mail-filtre.
Klik på Nyt e-mail-filter. Skærmbilledet Egenskaber for e-mail-filter vises.
På fanen Filtrer kan du angive, hvilke e-mail-meddelelser der skal filtreres, ved at angive følgende oplysninger:
- Beskrivelse: Indtast en kort beskrivelse af e-mail-filteret.
- Prioritet: På listen vælger du filterets prioritet. Værdien 100 er højeste prioritet, og 1 er den laveste.
- Script: Her kan du vælge et script eller en makro, der skal køres af dette filter.
Vælg, hvad filteret gælder for:
- Al indgående e-mail: Hvis du vælger denne valgmulighed, anvendes e-mail-filteret på alle indgående e-mail-meddelelser.
- E-mail, der indeholder: Hvis du vælger denne valgmulighed, vil e-mail-meddelelser, der indeholder det faste udtryk (regexp), der er angivet i felterne til højre, aktivere e-mail-filteret. Du kan vælge mellem e-mail-overskriften og / eller e-mail-brødteksten.
På fanen Find faste udtryk kan du definere faste udtryk, der finder tekst i e-mail-meddelelser og gemmer den som variabler. Hvis du vil tilføje værdien fra et fast udtryk i en variabel, der hedder minVariabel, skal du anvende følgende format: minVariabel = <regexp>.
På fanen Angiv tilknytninger kan du angive, hvordan indgående e-mail-meddelelser skal kobles til en sag og/eller en person baseret på indholdet i e-mail-meddelelsen:
- Knyt til kunde hvor: Hvis du vil knytte den genererede sag til en person ud fra oplysninger fra e-mail-meddelelsen, skal du vælge et af felterne for person fra listen og derefter tilføje et fast udtryk, der returnerer den værdi, som identificerer personen.
- Knyt til sag hvor: Hér kan du knytte e-mail-meddelelsen til en eksisterende sag ud fra et fast udtryk, der henter oplysninger fra e-mail-meddelelsen.
På fanen Angiv værdier kan du tilføje eller erstatte værdier for personer, firmaer og sager, baseret på indholdet i e-mail-meddelelsen:
I rullemenuen til venstre skal du vælge det ønskede felt for personen, firmaet eller sagen.
Indtast et af følgende i feltet til højre:
- det regulære udtryk, der finder den værdi, der skal angives
- en fast værdi (skal have et præfiks med =)
Hvis du markerer Overskriv, erstatter den værdi, der evt. bliver fundet, en eksisterende værdi.
Klik på Tilføj for at tilføje værdien.
Tip
Du kan slette værdier igen ved at markere den ønskede værdi og derefter klikke på .
På fanen Angiv egenskaber kan du angive bestemte egenskaber for sager, der registreres fra e-mails, som matcher det aktuelle filter. Se egenskaber nedenfor.
På fanen E-mail-svar kan du oprette forskellige e-mail-meddelelser, som skal sendes, når dette filter aktiveres. Hér kan du angive følgende oplysninger:
- Send svarskabelon: Her kan du vælge, hvilken svarskabelon der skal sendes, hvis filteret udløses.
- ... til person: Hvis du markerer denne valgmulighed, sendes den valgte svarskabelon tilbage til personen.
- ... til: Hvis du markerer denne valgmulighed, sendes den valgte svarskabelon til den e-mail-adresse, der er angivet i feltet til højre.
- Foreslå FAQ-poster fra: Hvis du markerer denne valgmulighed, foreslår systemet FAQ-poster ud fra teksten i indgående e-mail-meddelelser. De foreslåede poster er tilgængelige som skabelonvariabler og kan derfor gentages i den valgte svarskabelon. Du kan også angive, hvilken gren af FAQ-træet der skal søges i, ved at angive den ønskede mappe.
- Send ikke automatisk svar: Hvis du markerer denne valgmulighed, sender systemet ikke automatisk svar tilbage for denne e-mail-meddelelse.
På fanen E-mail-konti kan du vælge, hvilke e-mail-konti dette filter gælder for.
Klik på OK. E-mail-filteret oprettes.
Egenskaber for genererede sager
Angiv sagsbehandler: Hvis du markerer denne valgmulighed, kan du vælge, hvilken bruger der skal tildeles e-mails behandlet af dette filter.
Angiv kategori: Hvis du markerer denne valgmulighed og vælger en kategori, vil e-mails, der håndteres af dette filter, havne i den angivne kategori.
Sagstype: Hvis du markerer her og vælger en type, vil e-mails, der behandles af dette filter, blive tildelt den angivne sagstype.
Angiv prioritet: Hvis du markerer denne valgmulighed og vælger en prioritet på rullemenuen, vil e-mails, der håndteres af dette filter, få den angivne prioritet.
Angiv adgangsniveau: Hvis du markerer denne valgmulighed og vælger et adgangsniveau i rullemenuen, vil e-mails, der håndteres af dette filter, få det angivne adgangsniveau. Hvis du vælger Ekstern, vil den registrerede sag være tilgængelig i SuperOffice Customer Centre.
Opsæt meddelelse: Hvis du markerer denne valgmulighed og vælger en svarskabelon, vil sagsmeddelelsen blive sat op i henhold til den valgte skabelon, flettet med alle de faste udtryk, som blev fundet. Dette kan f.eks. anvendes til at præsentere en formular, der er sendt via e-mail, på en mere overskuelig måde. Denne meddelelse erstatter den oprindelige e-mail.
Afslut sagen: Hvis du markerer denne valgmulighed, lukkes sagen med det samme, så den får statussen Afsluttet.
Ignorer afsenderadresse: Hvis du markerer denne valgmulighed, ignorerer SuperOffice Service den oprindelige afsender. Sagen bliver således ikke knyttet til en person, hvis ikke andre regler i e-mail-filteret resulterer i tilknytning til person.
Bloker e-mail: Hvis du markerer denne valgmulighed, importeres e-mail-meddelelsen ikke til SuperOffice Service. I stedet tilføjes den på listen på fanen Blokeret e-mail.
Slet e-mail permanent: Hvis afkrydsningsfeltet er markeret, slettes e-mailen permanent.
Note
Det er ikke muligt at genoprette e-mail-meddelelser, som er blevet slettet permanent.
Videresend til: Hvis du markerer denne valgmulighed og indtaster en e-mail-adresse, videresendes e-mail-meddelelsen til den angivne adresse.
Vis fejlfindingsoplysninger i meddelelsen: Hvis du markerer denne valgmulighed, vil meddelelsen indeholde fejlfindingsoplysninger, som du kan anvende til at kontrollere, at e-mail-filteret fungerer, som det skal.
Marker e-mail som returpost: Hvis du markerer denne valgmulighed, vil e-mails, der håndteres af dette filter, blive markeret som returpost. Det kan være relevant for e-mails modtaget fra postmaster, mailer-daemon osv.
Slet e-mail-filter
Vælg fanen E-mail-filtre.
Klik på det ønskede e-mail-filter. Skærmbilledet Egenskaber for e-mail-filter vises.
Klik på knappen Slet nederst i skærmbilledet.
Klik på OK for at bekræfte. E-mail-filteret fjernes fra SuperOffice Service.