Opret aktivitet fra en mail
Hvis du modtager en e-mail, hvori du anmodes om at udføre en handling, kan du konvertere e-mailen til en aktivitet i SuperOffice CRM.
Trin
Vælg den eller de e-mails, du ønsker at arkivere som en aktivitet.
Klik på knappen Arkiver e-mail på værktøjslinjen, og vælg Opret aktivitet på rullelisten. Dialogboksen Opret aktivitet vises.
Hvis afsenderen af e-mailen ikke er på listen i SuperOffice CRM, vises der en advarsel øverst i dialogboksen: "Afsenderens e-mailadresse er ikke registreret. Klik her for at opdatere SuperOffice med denne adresse". Sådan håndterer du skjulte afsendere
I feltet Firma kan du søge efter et firma ved at indtaste navnet på firmaet og derefter vælge mellem de forekomster, som vises.
I feltet Person kan du anvende rullelisten til at vælge en af de personer, der hører til det firma, du har valgt i forrige trin. Du kan også søge ved at starten med at indtaste personens navn.
Hvis du gerne vil linke aktiviteten i et bestemt projekt, kan du vælge projektet i feltet Projekt.
Hvis du gerne vil linke aktiviteten til et bestemt salg, kan du vælge salget i feltet Salg.
Overskriften og meddelelsesteksten indsættes automatisk i feltet Beskrivelse. Du kan dog indtaste en valgfri tekst, som skal vises i dialogboksen Opgave under SuperOffice CRM.
Dags dato indsættes automatisk i feltet Frist. Du kan også klikke på kalenderikonet og vælge en anden dato, hvor aktiviteten skal være udført.
Rediger i feltet Tidspunkt det klokkeslæt på dagen, hvor aktiviteten skal være fuldført.
På rullelisten Type kan du vælge en af de tilgængelige aktivitetstyper.
I feltet Synlig for klikker du pilen ved siden af feltet. Herefter vises en liste, hvor du kan vælge, om aktiviteten skal være synlig for alle brugere, skal være privat (kun synlig for den bruger, der er defineret som ejer), eller synlig for alle brugere i den brugergruppe, som ejeren tilhører.
Note
Feltet Synlig for er kun tilgængeligt, hvis du har fået tildelt denne rettighed i Indstillinger og vedligeholdelse.
Marker afkrydsningsfeltet Udført, hvis du ønsker at angive, at aktiviteten allerede er udført.
Kun for Outlook: Marker afkrydsningsfeltet Fjern fra indbakke, hvis du vil fjerne e-mailen fra indbakken og flytte den til mappen Slettede e-mails i e-mailklienten, når den er aktiveret i SuperOffice CRM.
Klik på OK. Den eller de valgte e-mails arkiveres i SuperOffice CRM som aktiviteter. Du kan herefter åbne alle disse aktiviteter ved at dobbeltklikke på dem i fanen Aktiviteter eller i tjeklisten i skærmbilledet Dagbog.