Arkiver vedhæftede filer
Hvis den vedhæftede fil er den eneste del af e-mailen, du gerne vil beholde til fremtidig brug, er det muligt at arkivere en fil, der er vedhæftet til en e-mail i din e-mailklientindbakke, til SuperOffice CRM. Følg disse trin:
Trin
Vælg den e-mail, der indeholder den eller de vedhæftede filer, som du ønsker at arkivere.
Klik på knappen Arkiver e-mail på værktøjslinjen, og Arkiver vedhæftede filer i rullelisten.
En af følgende situationer opstår:
- Hvis der kun er en vedhæftet fil, åbnes dialogboksen Arkiver vedhæftet fil straks.
- Hvis der er mere end en vedhæftet fil, vises en dialogboks med alle de vedhæftede filer. Vælg den ønskede vedhæftede fil, og klik på OK for at arkivere den. Dialogboksen Arkiver vedhæftet fil åbnes, og nedenstående procedure gentages for hver enkelt vedhæftet fil.
Hvis afsenderen af e-mailen ikke er på listen i SuperOffice CRM, vises der en advarsel øverst i dialogboksen. Sådan håndterer du skjulte afsendere
Navnet på den vedhæftede fil indsættes automatisk i feltet Overskrift. Du kan dog indtaste en valgfri overskriftstekst, som skal vises i fanebladet Aktiviteter under SuperOffice CRM.
I feltet Firma kan du søge efter et firma ved at indtaste navnet på firmaet og derefter vælge mellem de forekomster, som vises.
I feltet Person kan du anvende rullelisten til at vælge en af de personer, der hører til det firma, du har valgt i forrige trin. Du kan også søge ved at starten med at indtaste personens navn.
Hvis du gerne vil linke den vedhæftede fil til et bestemt projekt, kan du vælge projektet i feltet Projekt.
Hvis du gerne vil linke den vedhæftede fil til et bestemt salg, kan du vælge salget i feltet Salg.
I rullelisten Type kan du vælge en af de tilgængelige dokumentskabeloner.
I feltet Synlig for klikker du pilen ved siden af feltet. Herefter vises en liste, hvor du kan vælge, om vedhæftelsen skal være synlig for alle brugere, skal være privat (kun synlig for den bruger, der er defineret som ejer), eller synlig for alle brugere i den brugergruppe, som ejeren tilhører.
Note
Feltet Synlig for er kun tilgængeligt, hvis du har fået tildelt denne rettighed i Indstillinger og vedligeholdelse.
Klik på OK. Den valgte vedhæftede fil arkiveres i SuperOffice CRM som et nyt dokument. Du kan åbne dokumentet ved at dobbeltklikke på fanebladet Aktiviteter.