Sådan arkiveres e-mails på firmaer/personer
Du kan arkivere en e-mail (inklusive vedhæftede filer) i din e-mailklientindbakke som et firma / en person i SuperOffice CRM. Dette er en praktisk metode til lagring af oplysninger, som du har modtaget via e-mail sammen med andre oplysninger om firmaer/personer i SuperOffice CRM.
Trin
Vælg den eller de e-mails, du ønsker at arkivere.
Klik på knappen Arkiver e-mail på værktøjslinjen og derefter Arkiver e-mail i rullelisten. Hvis du vælger mere end en e-mail, gentages nedenstående procedure for hver e-mail.
Hvis afsenderen af e-mailen ikke er på listen i SuperOffice CRM vises der en advarsel i toppen af dialogboksen til arkivering af e-mailen: "Afsenderens e-mailadresse er ikke registreret. Klik her for at opdatere SuperOffice med denne adresse".
E-mailens overskrift indsættes automatisk i feltet Overskrift. Du kan dog indtaste en valgfri overskriftstekst, som skal vises i fanebladet Aktiviteter under SuperOffice CRM.
I det obligatoriske felt Firma kan du søge efter et firma ved at indtaste navnet på firmaet og derefter vælge mellem de forekomster, som vises.
I feltet Person kan du anvende rullelisten til at vælge en af de personer, der hører til det firma, du har valgt i forrige trin. Du kan også søge ved at starten med at indtaste personens navn.
Hvis du gerne vil arkivere e-mailen i et bestemt projekt, kan du vælge projektet i feltet Projekt.
Hvis du gerne vil arkivere e-mailen til et bestemt salg, kan du vælge salget i feltet Salg.
I rullelisten Type kan du vælge en af de tilgængelige dokumenttyper.
I feltet Synlig for klikker du pilen ved siden af feltet. Herefter vises en liste, hvor du kan vælge, om dokumentet skal være synligt for alle brugere, skal være privat (kun synlig for den bruger, der er defineret som ejer), eller synlig for alle brugere i den brugergruppe, som ejeren tilhører.
Note
Feltet Synlig for er kun tilgængeligt, hvis du har fået tildelt denne rettighed i Indstillinger og vedligeholdelse.
Kun for Outlook: Marker afkrydsningsfeltet Fjern fra indbakke, hvis du vil fjerne e-mailen fra indbakken og flytte den til mappen Slettede e-mails i din e-mailklient, når den er aktiveret i SuperOffice CRM.
Marker afkrydsningsfeltet Medtag vedhæftning(er), hvis du ønsker at arkivere e-mail inklusive vedhæftede filer. Hvis du afmarkerer denne valgmulighed, gemmes e-mailen uden vedhæftede filer.
Klik på OK. Den eller de valgte e-mails samt eventuelle vedhæftede filer arkiveres i SuperOffice CRM som nye dokumenter. Du kan herefter dobbeltklikke på alle disse dokumenter i fanebladet Aktiviteter for at åbne e-mailen i din e-mailklient.