Arkivere en e-mail
Når du klikker på knappen Arkiver e-mail på e-mailklientens værktøjslinje, vises der en menu med arkiveringsindstillinger.
Note
Denne knap vises også i e-mailvinduet, når du åbner en e-mail, som du har modtaget.
Muligheder:
- Sådan arkiveres e-mails på firmaer/personer
- Arkivering af e-mails som aktiviteter
- Sådan arkiveres vedhæftede filer
- Sådan arkiveres e-mails som sager
Ved alle de forskellige arkiveringsindstillinger kan du klikke på valgmuligheden Advar mig når en e-mail er større end (i KB) i ruden Generelle indstillinger i dialogboksen SuperOffice CRM indstillinger. Når du så prøver at arkivere en e-mail, der indeholder en vedhæftet fil, som er større end den angivne grænse, oplyser en dialogboks dig om dette og spørger dig, om du ønsker at arkivere den alligevel.
Forskelle mellem i Outlook, Notes og SuperOffice CRM
Du kan oprette mails på flere forskellige måder, både fra Outlook og fra SuperOffice CRM. Hvis dialogboksen Dokument vises, behandles e-mailen som et SuperOffice-dokument og arkiveres. Hvis dialogboksen Dokument ikke vises, afhænger arkivering af e-mailen af indstillingerne i dialogboksen SuperOffice CRM indstillinger.
Dialogboksen Dokument åbnes automatisk, hvis du:
Klikker på knappen Skriv i SuperOffice CRM.
Klikker på pil ned til højre for knappen Ny e-mail på værktøjslinjen i Microsoft Outlook, og vælg en af skabelonerne i undermenuen SuperOffice besked.
Dialogboksen Dokument åbnes ikke automatisk, hvis du:
Klikker på knappen Ny e-mail i e-mailklienten. Dine e-mails arkiveres dog, hvis valgmuligheden Arkiver e-mail som standard, når: oprettet fra e-mailklient er valgt i dialogboksen SuperOffice CRM indstillinger.
Klikker på knappen E-mail i SuperOffice CRM. Dine e-mails arkiveres dog, hvis valgmuligheden Arkiver e-mail som standard, når: oprettet fra SuperOffice CRM er valgt i dialogboksen SuperOffice CRM indstillinger.
Når du opretter en e-mail via knappen E-mail i SuperOffice CRM, kan du anvende en foruddefineret e-mailmeddelelsestekstskabelon som standard, hvis valgmuligheden Anvend SuperOffice e-mailmeddelelsestekst er valgt i dialogboksen SuperOffice CRM indstillinger.
Note
Dette gælder også, hvis du klikker på en e-mailadresse i fanebladet SuperOffice CRM, sender en e-mail fra fanebladet Personer eller svarer på/videresender en e-mail fra fanebladet Aktiviteter.
E-mail er allerede arkiveret i SuperOffice CRM
Når en e-mail arkiveres af en bruger, mærkes den med et unikt id i SuperOffice CRM. Det betyder, at der vises en advarsel med oplysninger om dette, næste gang nogen forsøger at arkivere den samme e-mail; på denne måde er det muligt at undgå dubletter i databasen.
Hvis du åbner en e-mail, som allerede er arkiveret, vises knappen Arkiver e-mail 
med grøn med et hvidt flueben. Hvis du fører musemarkøren hen over knappen, vises et infofelt med oplysninger om, hvem der arkiverede e-mailen og hvornår. Dette forudsætter, at du har valgt valgmuligheden Check for dubletter når en e-mail åbnes i dialogboksen SuperOffice CRM indstillinger.