Oprettelse af e-mailkonti

• 7 minutes to read
 • 7 minutes to read

Du kan oprette en e-mailkonto, der bruges til at importere e-mail i SuperOffice Service. Før du gør dette, er du nødt til at oprette en e-mailkonto på den e-mailserver, som e-mailen leveres til.

Note

Før du opsætter en e-mailkonto, skal du sørge for, at der ikke ligger gamle meddelelser på denne e-mailkonto på e-mailserveren. SuperOffice Service importerer alle e-mails, der ligger på e-mailkontoen, og du risikerer derfor at sende kvitteringer til alle de personer, der har sendt e-mails til denne e-mailadresse. Hvis du vil importere disse gamle e-mailmeddelelser, bør du deaktivere funktionen for automatisk afsendelse af kvittering. Dette gælder først og fremmest funktionerne Send ikke automatisk svar i skærmbilledet Egenskaber for e-mailkonto og Send ikke e-mail til nye personer på fanen Indstillinger i skærmbilledet System i SuperOffice Service.

Sådan opretter du en ny e-mailkonto - online

  1. Gå til Indstillinger og vedligeholdelse, klik på knappen Sager i navigatoren, og vælg fanen E-mail.

  2. Klik på Ny mailboks. Skærmbilledet Egenskaber for e-mailkonto vises med fanen Egenskaber åben.

  3. I feltet Adresse skal du angive navnet uden @domæne.xx og trykke på TAB for at føje CRM online-indstillingerne til e-mailadressen.

    Note

    Kaldenavne for e-mailadresser kan føjes til adresser ved at tilføje ("kaldenavn") ved slutningen af e-mail-adressen.Eksempel: info@company.com (Customer Ltd.).

  4. Vælg kategori og prioritet:

    • På listen Kategori skal du vælge, hvilken kategori meddelelserne i denne e-mailkonto skal tilhøre.

    • I rullelisten Prioritet skal du vælge, hvilken prioritet sager fra denne e-mailkonto skal have.

  5. På listen Kundesprog skal du angive, hvilket sprog der skal bruges for de kunder, der sender meddelelser til denne mailboks.

  6. Angiv svar:

    1. Marker Send ikke automatisk svar, hvis du vil deaktivere funktionen for automatisk svar. Se noten øverst i dette emne.

    2. I feltet E-mailfelt kan du tilføje en kommasepareret liste med e-mailfelter (hovedfelter), der skal vises i sagsmeddelelsen. Eksempler på sådanne felter er Til og Kopi.

    3. På listen Svarskabelon til svar til kunde skal du vælge, hvilken svarskabelon der skal bruges ved automatisk besvarelse til kunden.

    4. Foreslå FAQ-poster fra: Hvis du markerer denne valgmulighed, foreslår systemet FAQ-poster ud fra teksten i indgående e-mail-meddelelser. De foreslåede FAQ-poster er tilgængelige som skabelonvariabler og kan derfor gentages i den valgte svarskabelon. Du kan også angive, hvilken gren af FAQ-træet der skal søges i, ved at angive den ønskede mappe.

  7. Importér autosvar og systemmeddelelser: Som standard importeres e-mails, der indeholder fraværsmeddelelser, systemmeddelelser og andre irrelevante meddelelser, ikke. Hvis du ønsker at importere sådanne e-mails, kan du markere denne mulighed.

  8. AI-tjenester: Her kan du vælge følgende indstillinger for kategorisering og tekstanalyse ved hjælp af AI:

    • Brug AI til at foreslå kategorier: Vælg denne indstilling for at lade AI foreslå en kategori for sager baseret på indholdet af e-mails.
    • Brug tekstanalyse: Vælg denne indstilling for at lade AI'en analysere teksten i e-mails for at registrere sprog (til oversættelse) og udføre synspunktsanalyse.

  9. Klik på OK. E-mailkontoen oprettes.

Sådan opretter du en ny e-mailkonto - onsite

  1. Gå til Indstillinger og vedligeholdelse, klik på knappen Sager i navigatoren, og vælg fanen E-mail.

  2. Klik på Ny mailboks. Skærmbilledet Egenskaber for e-mailkonto vises med fanen Egenskaber åben.

  3. I feltet Adresse skal du indtaste den e-mailadresse, du vil bruge til e-mailkontoen.

    Note

    Konfigurer videresendelse til denne e-mail-konto, hvis du vil bruge din virksomheds e-mailadresse (f.eks. info@company.com). Brug Videresendelsesadresse i skærmbilledetE-mail-konti.

  4. I rullemenuen Protokol skal du vælge, hvilken protokol der skal bruges til at kommunikere med e-mailserveren. Nogle af protokollerne kan kræve yderligere konfiguration.

  5. I feltet E-mailserver skal du indtaste værtsnavnet (hostname) på e-mailserveren.

  6. I felterne Brugernavn og Adgangskode skal du indtaste hhv. brugernavnet og adgangskoden til e-mailkontoen.

  7. I feltet Mappe skal du indtaste mappenavnet på e-mailkontoen på serveren.

  8. I feltet Port kan du eventuelt ændre den foreslåede standardport for den valgte protokol.

  9. Vælg kategori og prioritet:

    • På listen Kategori skal du vælge, hvilken kategori meddelelserne i denne e-mailkonto skal tilhøre.

    • I rullelisten Prioritet skal du vælge, hvilken prioritet sager fra denne e-mailkonto skal have.

  10. På listen Interval skal du vælge, hvor ofte SuperOffice Service skal tjekke for meddelelser i denne e-mailkonto.

  11. På listen Kundesprog skal du angive, hvilket sprog der skal bruges for de kunder, der sender meddelelser til denne mailboks.

  12. Angiv svar:

    1. Marker Send ikke automatisk svar, hvis du vil deaktivere funktionen for automatisk svar. Se noten øverst i dette emne.

    2. I feltet E-mailfelt kan du tilføje en kommasepareret liste med e-mailfelter (hovedfelter), der skal vises i sagsmeddelelsen. Eksempler på sådanne felter er Til og Kopi.

    3. På listen Svarskabelon til svar til kunde skal du vælge, hvilken svarskabelon der skal bruges ved automatisk besvarelse til kunden.

    4. Foreslå FAQ-poster fra: Hvis du markerer denne valgmulighed, foreslår systemet FAQ-poster ud fra teksten i indgående e-mail-meddelelser. De foreslåede FAQ-poster er tilgængelige som skabelonvariabler og kan derfor gentages i den valgte svarskabelon. Du kan også angive, hvilken gren af FAQ-træet der skal søges i, ved at angive den ønskede mappe.

  13. Gå til fanen Alias. Her kan du indtaste ethvert e-mail-alias for en postkasse (for eksempel hvis sales@company.com og sale@company.com gå til den samme postkasse). Du tilføjer et alias ved at indtaste en e-mailadresse og derefter klikke på ikon.

  14. Importér autosvar og systemmeddelelser: Som standard importeres e-mails, der indeholder fraværsmeddelelser, systemmeddelelser og andre irrelevante meddelelser, ikke. Hvis du ønsker at importere sådanne e-mails, kan du markere denne mulighed.

  15. Klik på OK. E-mailkontoen oprettes.

Hvad vil du foretage dig nu?