Oprettelse af e-mailkonti
Du kan oprette en e-mailkonto, der bruges til at importere e-mail i SuperOffice Service. Før du gør dette, er du nødt til at oprette en e-mailkonto på den e-mailserver, som e-mailen leveres til.
Note
Før du opsætter en e-mailkonto, skal du sørge for, at der ikke ligger gamle meddelelser på denne e-mailkonto på e-mailserveren. SuperOffice Service importerer alle e-mails, der ligger på e-mailkontoen, og du risikerer derfor at sende kvitteringer til alle de personer, der har sendt e-mails til denne e-mailadresse. Hvis du vil importere disse gamle e-mailmeddelelser, bør du deaktivere funktionen for automatisk afsendelse af kvittering. Dette gælder først og fremmest funktionerne Send ikke automatisk svar i skærmbilledet Egenskaber for e-mailkonto og Send ikke e-mail til nye personer på fanen Indstillinger i skærmbilledet System i SuperOffice Service.
Sådan opretter du en ny e-mailkonto - online
-
Gå til Indstillinger og vedligeholdelse, klik på knappen Sager i navigatoren, og vælg fanen E-mail.
Klik på Ny mailboks. Skærmbilledet Egenskaber for e-mailkonto vises med fanen Egenskaber åben.
I feltet Adresse skal du angive navnet uden @domæne.xx og trykke på TAB for at føje CRM online-indstillingerne til e-mailadressen.
Note
Kaldenavne for e-mailadresser kan føjes til adresser ved at tilføje ("kaldenavn") ved slutningen af e-mail-adressen.Eksempel: info@company.com (Customer Ltd.).
Vælg kategori, prioritet, og sagstype:
På listen Kategori skal du vælge, hvilken kategori meddelelserne i denne e-mailkonto skal tilhøre.
I rullelisten Prioritet skal du vælge, hvilken prioritet sager fra denne e-mailkonto skal have.
I rullelisten Sagstype skal du vælge den type beskeder, der hører til i denne postkasse.
-
På listen Kundesprog skal du angive, hvilket sprog der skal bruges for de kunder, der sender meddelelser til denne mailboks.
Angiv svar:
Marker Send ikke automatisk svar, hvis du vil deaktivere funktionen for automatisk svar. Se noten øverst i dette emne.
I feltet E-mailfelt kan du tilføje en kommasepareret liste med e-mailfelter (hovedfelter), der skal vises i sagsmeddelelsen. Eksempler på sådanne felter er Til og Kopi.
På listen Svarskabelon til svar til kunde skal du vælge, hvilken svarskabelon der skal bruges ved automatisk besvarelse til kunden.
Foreslå FAQ-poster fra: Hvis du markerer denne valgmulighed, foreslår systemet FAQ-poster ud fra teksten i indgående e-mail-meddelelser. De foreslåede FAQ-poster er tilgængelige som skabelonvariabler og kan derfor gentages i den valgte svarskabelon. Du kan også angive, hvilken gren af FAQ-træet der skal søges i, ved at angive den ønskede mappe.
-
Importér autosvar og systemmeddelelser: Som standard importeres e-mails, der indeholder fraværsmeddelelser, systemmeddelelser og andre irrelevante meddelelser, ikke. Hvis du ønsker at importere sådanne e-mails, kan du markere denne mulighed.
AI-tjenester: Her kan du vælge følgende indstillinger for kategorisering og tekstanalyse ved hjælp af AI:
- Brug AI til at foreslå kategorier: Vælg denne indstilling for at lade AI foreslå en kategori for sager baseret på indholdet af e-mails.
- Brug tekstanalyse: Vælg denne indstilling for at lade AI'en analysere teksten i e-mails for at registrere sprog (til oversættelse) og udføre synspunktsanalyse.
Klik på OK. E-mailkontoen oprettes.
Sådan opretter du en ny e-mailkonto - onsite
-
Gå til Indstillinger og vedligeholdelse, klik på knappen Sager i navigatoren, og vælg fanen E-mail.
Klik på Ny mailboks. Skærmbilledet Egenskaber for e-mailkonto vises med fanen Egenskaber åben.
I feltet Adresse skal du indtaste den e-mailadresse, du vil bruge til e-mailkontoen.
Note
Konfigurer videresendelse til denne e-mail-konto, hvis du vil bruge din virksomheds e-mailadresse (f.eks. info@company.com). Brug Videresendelsesadresse i skærmbilledetE-mail-konti.
I rullemenuen Protokol skal du vælge, hvilken protokol der skal bruges til at kommunikere med e-mailserveren. Nogle af protokollerne kan kræve yderligere konfiguration.
I feltet E-mailserver skal du indtaste værtsnavnet (hostname) på e-mailserveren.
I felterne Brugernavn og Adgangskode skal du indtaste hhv. brugernavnet og adgangskoden til e-mailkontoen.
I feltet Mappe skal du indtaste mappenavnet på e-mailkontoen på serveren.
I feltet Port kan du eventuelt ændre den foreslåede standardport for den valgte protokol.
Vælg kategori, prioritet, og sagstype:
På listen Kategori skal du vælge, hvilken kategori meddelelserne i denne e-mailkonto skal tilhøre.
I rullelisten Prioritet skal du vælge, hvilken prioritet sager fra denne e-mailkonto skal have.
I rullelisten Sagstype skal du vælge den type beskeder, der hører til i denne postkasse.
På listen Interval skal du vælge, hvor ofte SuperOffice Service skal tjekke for meddelelser i denne e-mailkonto.
-
På listen Kundesprog skal du angive, hvilket sprog der skal bruges for de kunder, der sender meddelelser til denne mailboks.
Angiv svar:
Marker Send ikke automatisk svar, hvis du vil deaktivere funktionen for automatisk svar. Se noten øverst i dette emne.
I feltet E-mailfelt kan du tilføje en kommasepareret liste med e-mailfelter (hovedfelter), der skal vises i sagsmeddelelsen. Eksempler på sådanne felter er Til og Kopi.
På listen Svarskabelon til svar til kunde skal du vælge, hvilken svarskabelon der skal bruges ved automatisk besvarelse til kunden.
Foreslå FAQ-poster fra: Hvis du markerer denne valgmulighed, foreslår systemet FAQ-poster ud fra teksten i indgående e-mail-meddelelser. De foreslåede FAQ-poster er tilgængelige som skabelonvariabler og kan derfor gentages i den valgte svarskabelon. Du kan også angive, hvilken gren af FAQ-træet der skal søges i, ved at angive den ønskede mappe.
Gå til fanen Alias. Her kan du indtaste ethvert e-mail-alias for en postkasse (for eksempel hvis sales@company.com og sale@company.com gå til den samme postkasse). Du tilføjer et alias ved at indtaste en e-mailadresse og derefter klikke på .
-
Importér autosvar og systemmeddelelser: Som standard importeres e-mails, der indeholder fraværsmeddelelser, systemmeddelelser og andre irrelevante meddelelser, ikke. Hvis du ønsker at importere sådanne e-mails, kan du markere denne mulighed.
Klik på OK. E-mailkontoen oprettes.