Opdater flere poster (masseopdatering)
Masseopdatering giver dig mulighed for at ændre værdier på tværs af flere poster af samme type. Du kan bruge masseopdatering på alle eller udvalgte poster i detaljekort, udvalg og skærmbilledet Søg. Du kan opdatere bestemte værdier og tømme bestemte værdier. Denne funktion kan også bruges til at slette flere poster på én gang.
Note
Du skal have specifikke rettigheder for at kunne bruge Masseredigering. Disse rettigheder tildeles i Indstillinger og vedligeholdelse.
Trin
Åbn udvalget, detaljekortet (arkiv) eller søgeresultaterne (skærmbilledet Søg), der indeholder poster, som du vil opdatere.
Klik på Opgave-knappen () og vælg Masseopdatering. Eller, marker de poster, du vil opdatere, højreklik på dem, og vælg Masseredigering ...
Dialogboksen Masseredigering åbnes. Nederst i denne dialogboks kan du se typen post og hvor mange poster, der skal opdateres. Eksempel: Antal personer i kø til masseredigering: 7.
Note
Hvis udvalget indeholder både firmaer og personer, vil der være to faner: Firma og Person.
Vælg et felt, der skal ændres, i kolonnen Felt. Du kan også indtaste navnet i feltet. Når du skriver hvert bogstav, viser listen nedenfor alle forekomster, der er relevante for de valgte poster.
Vælg en handling i kolonnen Handling. Hvilke handlinger, der er tilgængelige, afhænger af, hvilken type felt, du valgte i det forrige trin. Eksempler:
- Marker: Marker eller fjern markering i afkrydsningsfelt.
- Skift: Fjern markering i et markeret afkrydsningsfelt og omvendt.
- Søg og erstat: Find tekst, og erstat den.
- Regex: Opdater et felt med regulære udtryk.
- Angiv: Brug en ny værdi i feltet.
- Ryd: Fjern alle værdier fra feltet.
- Handlinger for lister: Vælg eller fjern enkelte eller flere værdier for listefelter.
- Handling for aktivitetslinks: Tilføj, slet eller erstat aktivitetslinks, eller fjern alle aktivitetslinks.
Hvis du vil tilføje flere felter, der skal opdateres, skal du klikke på Tilføj og gentage trin 3 og 4.
Marker () de felter, du vil opdatere, og fjern markeringen for de felter, der ikke skal opdateres.
Klik på Opdater. Dialogboksen Bekræft åbnes, og der vises en liste over opdateringerne.
Klik på Ja at implementere ændringerne i de valgte poster.
Caution
Når en opdatering er gennemført, kan den ikke fortrydes. Du kan dog stoppe opdateringen, mens den er i gang. Eventuelle resterende poster vil ikke blive opdateret.
Klik på LOG for at vise ændringsloggen. Hvis nogle poster ikke blev opdateret, er årsagen angivet i kolonnen Årsag.
Klik på Luk.
Søg og erstat
Du kan bruge handlingen Søg og erstat til at finde en bestemt tekst i et felt og erstatte den.
- Vælg Søg og erstat i kolonne Handling.
- Indtast den tekst, der skal erstattes, i feltet Søg.
- Indtast erstatningsteksten i feltet Erstat med.
- Valgfrit: Klik på Alternativer, og vælg indstillinger for, om du vil skelne mellem store og små bogstaver og søge efter hele ord eller dele af ord.
Regulære udtryk
Du kan bruge handlingen Regex til at anvende regulære udtryk til at opdatere et felt.
- Vælg Regex i kolonnen Handling.
- Indtast udtrykket i feltet Udtryk.
- Indtast erstatningsteksten i feltet Erstat med.
- Valgfrit: Klik på Alternativer, og vælg indstillinger for det regulære udtryk.
Eksempler
Opdatering af firmakategorier
Du vil kategorisere kunderne efter salgsbeløb. Opret firmakategorier med betegnelserne "Kunde A", "Kunde B" og "Kunde C" i SuperOffice CRM. For "Kunde A" kan du oprette et udvalg af firmaer, som havde et salgsbeløb på over EUR 50.000 sidste år. Brug Masseredigering til at opdatere kategorien for disse kunder til "Kunde A". Gentag denne proces for de andre firmaer.
Opdatering af postnummer og by for firmaer
Postnumre og postbyer i Norge er ændret. Brug Masseredigering til at opdatere adresserne.
Opdater person
Du har opdaget, at feltet Stilling for personer sjældent anvendes. For at komme i gang med at udfylde dette felt for alle personer, vil du gerne finde alle de personer, der har direktør i titlen. Opret et udvalg af alle personer, der indeholder ordet "direktør" i feltet Titel. Brug Masseredigering til at opdatere feltet Stilling med indholdet Ledelse.
Opdatering af projekt
Du vil rydde op i alle de "gamle" projekter, som ikke er angivet som fuldførte. Opret et udvalg af alle de gamle projekter, for eksempel alle projekter, der går mere end 2 år tilbage i tiden, og som ikke er blevet opdateret gennem det sidste år. Brug Masseredigering til at opdatere status Fuldført for disse projekter med indholdet Ja.