Selvstudium - dokumentudsendelse

Ved hjælp af arbejdsgangen dokumentudsendelse kan du generere et PDF-dokument, der skal udskrives og sendes til dine kunder. Det første trin ved oprettelse af en udsendelse kaldes Opsætning. Her kan du indstille udsendelsens navn, dokumentets overskrift og fokus-tekst og indstille arkiveringsvalg for udsendelsen.

Du kan forbinde udsendelsen med et specifikt projekt. Det kan være relevant, hvis du opretter udsendelser, hvor modtagerne er projektmedlemmer fra et projekt i SuperOffice CRM. Ved at bruge skabelonvariabler i skabelonen kan du tilføje data til din udsendelse.

Du kan koble udsendelsen til et specifikt salg. Det kan være relevant, hvis du opretter udsendelser, hvor modtagerne er salgsinteressenter fra et projekt i SuperOffice CRM. Ved at bruge skabelonvariabler i skabelonen kan du tilføje salgsdata til din udsendelse.

Trin:

1. Skriv et navn i feltet Udsendelsens navn.

2. I feltet Overskrift skal du skrive dokumentets titel.

3. I feltet Att. skal du vælge hvem udsendelsen skal stiles til. Vælg en af følgende valgmuligheder:

   • Hvis ingen defineret: Vælg denne indstilling for at bruge modtagernes navne som standard, eller brug den modtager, du skriver i tekstfeltet, hvis der ikke findes noget modtagernavn. Hvis du opretter en udsendelse, der skal sendes til it-medarbejdere i en virksomhed, kan du indtaste "it-afdeling" eller lignende.

   • Brug altid: Vælg denne indstilling for at tilsidesætte modtagernes navne og kun bruge den modtager, du indtaster i tekstfeltet.

4. Valgfrit: Begynd at skrive i feltet Projekt for at søge efter et projekt i SuperOffice CRM.

5. Valgfrit: Begynd at skrive i feltet Salg for at søge efter et projekt i SuperOffice Salg.

6. I feltet Vores ref. skriver du det navn, der skal vises som vores kontaktperson i dokumentet. Du kan bruge SuperOffice CRMs skabelonvariabler i dette felt.

   Note

   Hvis variabler som salgs-id eller projekt-id skal fungere, skal du knytte dokumentforsendelsen til et salg eller projekt.

7. Vælg en mappe fra listen Mappe, som du vil lægge udsendelsen i.

   Hvordan opretter jeg en mappe til udsendelser?

8. I felterne Udvalg og Projekt kan du knytte udsendelsen til et udvalg og/eller et projekt.

   Begynd at skrive i felterne Udvalg eller Projekt for at søge efter henholdsvis et udvalg eller et projekt.

9. Klik på Næste for at gå til det næste trin.

I trin 2, Skabelon, skal du beslutte, hvordan din udsendelse skal se ud. Det gør du ved at vælge en eksisterende skabelon, en tidligere udsendelse eller en skabelon fra onlinebiblioteket.

En god meddelelsesskabelon understøtter ikke alene dit budskab, den ser også godt ud på alle enheder. Hvis du vil sikre sammenhæng i dit e-mail-design på tværs af virksomheden, er det bedst at bruge en skabelon. Meddelelsesskabelonen afspejler virksomhedens image og udtryk i form af korrekte skrifttyper, farver, sociale medieplatforme og det overordnede layout for din mailudsendelse.

Når du har fundet ud af, hvilket design du vil bruge, kan du med et par klik vælge den skabelon, som din nye mailudsendelse skal baseres på.

1. Vælg en skabelon på en af de følgende måder:

   • Vælg en af de tilgængelige faner (Onlineskabelonbibliotek, Seneste skabeloner, Alle skabeloner osv.) for at se tilgængelige udsendelser eller skabeloner, som du kan basere din nye mailudsendelse på.
   • Indtast et søgeord i Søg skabeloner, og tryk på ENTER eller klik på søgeikonet .

2. På listen nedenfor skal du klikke på en skabelon for at vælge den.

   Note

   Hvis du bruger en skabelon fra onlineskabelonbiblioteket, skal du klikke på Brug denne skabelon i vinduet med forhåndsvisning af skabelonen. Du omdirigeres automatisk til trinnet Indhold.

3. Klik på Næste for at gå til det næste trin.

I trinnet Indhold kan du redigere dokumentets udseende og indhold.

1. Klik på knappen Rediger.

2. Klik på Download dokumenti dialogboksen. Filen downloades til din browser.

3. Åbn dokumentet til redigering. I de fleste browsere kan du klikke på den downloadede fil for at åbne den i standard-programmet.

4. Rediger dokumentets indhold.

5. Arkiver dokumentet.

6. (hvis aktuelt) I SuperOffice Marketing kan du klikke på Redigér for at genåbne dialogboksen.

7. Klik på Vælg fil, vælg det gemte dokument og klik på Upload den valgte fil. Forhåndsvisningen til højre opdateres med indholdet af den uploadede fil.

8. Klik på Næste for at gå til det næste trin.

Anvende skabelonvariabler

Du kan bruge skabelonvariabler fra SuperOffice CRM i dit dokument til at indsætte kundespecifikke oplysninger. Det giver meddelelsen et mere personligt præg.

Når du opretter en mail, skal du vælge modtagerne af udsendelsen. Du kan tilføje modtagere fra flere kilder. Du kan også konfigurere forskellige indstillinger for din udsendelse, og du kan se en forhåndsvisning af den.

Din målliste er den gruppe personer, du tror vil reagere bedst på dit budskab. Hvis du skræddersyr dit marketingbudskab specifikt til den gruppe, får du en bedre chance for succes og undgår at spilde tid og kræfter på folk, der ikke er interesseret.

Du kan bruge udvalg eller projekter og tilføje individuelle kontakter i SuperOffice CRM.

På grund af GDPR-lovgivningen er det kun de kontakter, der har givet samtykke til lovligt at blive gemt i SuperOffice CRM-databasen og modtage oplysninger, der kan tilføjes som modtagere.

Tilføj modtagere fra udvalg eller projekter

Du kan tilføje modtagere fra udvalg (i både SuperOffice CRM og SuperOffice Service) og fra projekter (i SuperOffice CRM).

1. Under Tilføj modtagere skal du klikke på Udvalg eller Projekt.

2. Klik i feltet nedenfor, og begynd at skrive navnet på udvalget eller projektet, som du ønsker at tilføje. Mens du skriver, vises forekomsterne på en dynamisk liste.

3. Klik på et udvalg eller projekt på listen.

4. Klik på . Udvalget eller projektet tilføjes til listen Modtagerkilder, og listen Modtagere opdateres.

5. Gentag trin 1-4 for at tilføje flere udvalg eller projekter.

Tilføje personer fra SuperOffice

Du kan tilføje individuelle kontakter fra SuperOffice.

1. Under Tilføj modtagere, klik på Person.

2. Klik i feltet nedenfor, og begynd at skrive navnet på den person, du vil tilføje, i feltet nedenfor. Du kan også angive et firmanavn for at få vist alle personer for et firma.

3. Vælg den ønskede person på den liste, der vises.

4. Klik på . Personen tilføjes på listen Modtagerkilder, og listen Modtagere opdateres.

5. Gentag trin 2-5 for at tilføje flere personer. Yderligere kontakter vil blive tilføjet den samme række på listen Modtagerkilder, og antallet af personer vil blive vist i kolonnen Navn.

Importere en list med modtagere (personer) fra en ekstern fil

Du kan tilføje modtagere af en udsendelse ved at importere dem fra en ekstern komma-separeret fil (for eksempel en .txt-fil oprettet i Notepad eller en .csv-fil oprettet i Excel).

Når du importerer en liste over navne og e-mailadresser, forsøger SuperOffice Marketing at finde de importerede modtagere i databasen i SuperOffice. Hvis der er et match, vil modtagernes virksomheder blive oplistet i kolonnen Virksomhed på listen over Modtagere. Navne/e-mailadresser, der ikke findes i SuperOfffice, filtreres fra og indgår ikke i mailudsendelsen. Det skyldes GDPR-regler.

Trin

1. Klik på Vælg fil.

2. Lokaliser den relevante fil (.txt, .csv eller lignende tekstformat).

3. Klik på . Listen tilføjes på listen Modtagerkilder, og listen Modtagere opdateres.

4. Gentag trin 2-4 for at tilføje flere modtagere. Supplerende modtagere vil blive tilføjet til den samme række i listen Modtagerkilder. Det samlede antal modtagere vil blive vist i kolonnen Navn.

Denne valgmulighed er ikke tilgængelig for dokumentudsendelser.

Importere filformat

• De enkelte modtagere skal stå på hver deres linje (række).

• Hver enkelt modtager(række) består af det fulde navn og e-mailadressen.

  Eksempel: "John Smith, john@company.com"

  Note

  Du kan også nøjes med at angive e-mailadressen. I så fald vil navnet ikke være tilgængeligt som skabelonvariabel.

• Onsite: Den enkelte modtager(række) kan også indeholde et mobiltelefonnummer (efter e-mailadressen), hvis du opsætter sms-udsendelser. For eksempel: "John Smith, john@company.com, 99999999". Kræver licens til Marketing SMS.

Hvis du kun har mobiltelefonnummeret og skal sende en SMS, kan du angive følgende:

Indstillinger for modtager

Under Valgmuligheder kan du i den nederste del af skærmbilledet Modtagere vælge indstillinger for udsendelsen alt efter dens type.

Muligheder for de enkelte udsendelsestyper:

• Tilsidesætte samtykke og abonnement: Vælg denne valgmulighed for at sende udsendelsen til personer, som ikke har givet deres samtykke til at modtage e-markedsføring, eller som ikke abonnerer på denne udsendelsestype. Disse personer vises med status Intet samtykke på listen Modtagere.

• Kun én meddelelse pr. e-mailadresse: Vælg denne indstilling for at fjerne dubletter af e-mailadresser i modtagerlisten (angivet i kolonnnen Dublet i kolonnen Status). Dette opdaterer listen Modtagere.

• Opdatere modtagerliste ved afsendelse: Vælg denne valgmulighed for automatisk opdatering af modtagerlisten før afsendelse af udsendelsen. Se Opdater modtagerliste nedenfor.

• Medtage virksomheder: Vælg denne indstilling for at medtage firmaer som modtagere.

  Note

  Hvis et firma ikke har nogen e-mailadresse, sendes udsendelsen i stedet til alle relaterede personer på modtagerlisten.

• Foretrukken virksomhed: Vælg denne indstilling for kun at sende udsendelsen til firmaerne på modtagerlisten (og ikke de relaterede personer). Hvert firma modtager kun én udsendelse. Personer, der ikke tilhører et firma, vil stadig modtage udsendelsen.

  Note

  IndstillingenFortrukken virksomhed er kun tilgængelig, hvis du har valgt Medtag virksomheder ovenfor.

Se forhåndsvisning af udsendelsen

Når du har tilføjet modtagere til listen Modtagere, kan du se en forhåndsvisning af udsendelsen, som den vil se ud for modtagerne. Denne valgmulighed er ikke tilgængelig for dokumentudsendelser.

1. Klik på en modtager i listen Modtagere.

2. Klik på knappen Forudvisning. Vinduet Forhåndsvisning viser udsendelsen, som den vil se ud for den pågældende modtager. Alle skabelonvariabler er blevet erstattet af de faktiske kontaktdata (navn, firma etc).

3. Klik på alle links for at kontrollere om de virker, men husk at nulstille dem, hvis de er sporbare.

4. Klik på for at lukke vinduet Forhåndsvisning.

Gennemgå og opdatere modtagerlisten

Når du tilføjer udvalg, projekter, kontakter og importerer lister, opdateres listen Modtagere automatisk. Hvis du har valgt Opdater modtagerliste ved afsendelse, kontrolleres dine projekter og valg, inden udsendelsen afsendes, hvis der er tilføjet, fjernet eller redigeret kontakter.

Du kan også klikke på knappen Opdater liste nedenfor listen Modtagere for at opdatere listen manuelt. Nogle af kontakterne på listen kan have ændret deres samtykke, efter du har tilføjet dem.

Klik på Næste for at gå til Trin 5: Bekræft. Du kan stadig gå tilbage til trinnet Modtagere for at redigere i modtagerlisten.

Under det sidste trin, Bekræftelse, kan du se en sammenfatning af udsendelsen og bekræfte, at alt er korrekt. Alle fejlmeddelelser, der vises på dette skærmbillede, skal løses inden udsendelsen kan afsendes.

Sende udsendelsen med det samme

Klik på Send nu for at generere et PDF-dokument. Der genereres et PDF-dokument. Workflowet lukker, og du kommer tilbage til fanebladet Udsendelser.

Klik på udsendelsen på listen for at se status og statistik for din afsendelse.

Åbne og udskrive dokumentet

1. Vælg fanen Udsendelser.
2. Find dokumentet, klik på og vælg Vis.
3. Klik på knappen under Download genereret dokument. Filen downloades til din browser.
4. Åbn og udskriv dokumentet.