Selvstudium - e-mail-udsendelse

Du kan oprette din nye udsendelse på skærmbilledet Marketing under fanen Udsendelser. Klik på knappen Opret udsendelse, så kommer du til det første trin, hvor du kan konfigurere din udsendelse.

Det første trin i oprettelse af en e-mailudsendelse kaldes Opsætning. Her kan du angive oplysninger i e-mailens meddelelseshoved som f.eks. afsender, svar-til-adresse samt emne. Du kan også tilføje vedhæftninger, indstille arkiveringsvalg for udsendelsen og vælge sporingsindstillinger.

1. Skriv et navn i feltet Udsendelsens navn.

2. Skriv emnet for e-mailen ind i feltet E-mailens emne.

3. På listen Fra skal du vælge Brug altid og skrive afsenderens e-mailadresse ind i feltet nedenfor for at angive samme afsender for alle udsendelser. Du kan også vælge, at salgskontakt eller supportkontakt skal stå som afsender, hvis de er angivet for den aktuelle modtager. Indtast en e-mailadresse, der skal anvendes, hvis der ikke er en tilgængelig salgs- eller supportkontakt. Hvis din administrator har aktiveret den generelle præference for e-mailvalidering, skal du vælge det domæne, du vil sende fra, på rullelisten.

   Note

   SuperOffice foretager et SPF-opslag (Rammeaftale for afsenderpolitik) for at verificere, at det domæne, du sender fra, har en gyldig SPF-registrering. Du kan ikke sende mailen fra et domæne, der ikke har en gyldig SPF-registrering. (KUN ONLINE)

4. I listen Svar til har du samme valg som ovenfor. Samtidig kan du også vælge Brug "Fra" som svaradresse. Alle svar vil så blive sendt til afsenderen.

5. Vælg en mappe fra listen Mappe, som du vil lægge udsendelsen i.

   Hvordan opretter jeg en mappe til udsendelser?

6. I felterne Udvalg og Projekt kan du knytte udsendelsen til et udvalg og/eller et projekt. Hvis du markerer et udvalg, tilføjes alle personer i udvalget som modtagere i udsendelsen.

   Begynd at skrive i felterne Udvalg eller Projekt for at søge efter henholdsvis et udvalg eller et projekt.

7. På listen Type vælger du hvilken type udsendelse, du opretter. Vælg (Hvilken som helst), hvis udsendelsen matcher to eller flere af de tilgængelige typer. Anvend (Hvilken som helst), når du har tilføjet flere modtagere med flere abonnementer, og du vil sende ud til dem alle.

8. Vedhæftning: Du kan tilføje en vedhæftning til udsendelsen med en af de følgende metoder:

   • Klik på Upload filer (eller træk her) for at gennemse og tilføje en fil fra en disk eller en server.
   • Træk og slip en fil fra Windows Stifinder til vedhæftningsfeltet.
   • Klik på Vælg et CRM-dokument for at vælge et dokument i SuperOffice CRM.

9. Under Sporing finder du følgende valgmuligheder:

   • Spor alle links: Vælg denne valgmulighed for at spore alle links i udsendelsen. Det vil også indbefatte links, der ikke er registreret som sporede links i SuperOffice Markedsføring, for eksempel uregistrerede links fra skabeloner eller gamle udsendelser, eller links der er indført direkte i kilde/HTML-koden.

   • Brug Google Analytics: Vælg denne valgmulighed for at spore udsendelsen og forbinde den til Google Analytics (hvis det er konfigureret til dit websted). I felterne nedenfor skal du angive de data, der skal tilføjes som parametre i de sporede URL-adresser.

     • Medie: Dette felt er som standard angivet til E-mail. Du kan ikke redigere dette felt.

     • Kilde: Angiv kilden til mailudsendelsen, f.eks. "udsendelser fra SuperOfficer".4" osv.

     • Kampagne: Angiv typen af udsendelse, f.eks. "nyhedsbrev" eller "pleje af kundeemner", eller indtast et specifikt kampagnenavn, f.eks. "forårssalg-juni-21" eller "opgraderingskampagne-v9".

10. Klik på Næste for at gå til det næste trin.

Validering af e-mail-domæne (KUN ONLINE)

Hvis din administrator har aktiveret generelle indstillinger i form af Brug kun godkendte e-mail-domæner, vil feltet Fra-adresse blive delt op, og du skal vælge det domæne, du vil sende fra, i rullelisten over godkendte domæner. Hvis du forsøger at sende fra et domæne, der ikke har en gyldig SPF-registrering, får du vist en advarsel, og du kan ikke sende fra det domæne. Det gælder for alle e-maildomæner, også selvom valideringspræferencen ikke er aktiveret.

I trin 2, Skabelon, skal du beslutte, hvordan din udsendelse skal se ud. Det gør du ved at vælge en eksisterende skabelon, en tidligere udsendelse eller en skabelon fra onlinebiblioteket.

En god meddelelsesskabelon understøtter ikke alene dit budskab, den ser også godt ud på alle enheder. Hvis du vil sikre sammenhæng i dit e-mail-design på tværs af virksomheden, er det bedst at bruge en skabelon. Meddelelsesskabelonen afspejler virksomhedens image og udtryk i form af korrekte skrifttyper, farver, sociale medieplatforme og det overordnede layout for din mailudsendelse.

Når du har fundet ud af, hvilket design du vil bruge, kan du med et par klik vælge den skabelon, som din nye mailudsendelse skal baseres på.

1. Vælg en skabelon på en af de følgende måder:

   • Vælg en af de tilgængelige faner (Onlineskabelonbibliotek, Seneste skabeloner, Alle skabeloner osv.) for at se tilgængelige udsendelser eller skabeloner, som du kan basere din nye mailudsendelse på.
   • Indtast et søgeord i Søg skabeloner, og tryk på ENTER eller klik på søgeikonet .

2. På listen nedenfor skal du klikke på en skabelon for at vælge den.

   Note

   Hvis du bruger en skabelon fra onlineskabelonbiblioteket, skal du klikke på Brug denne skabelon i vinduet med forhåndsvisning af skabelonen. Du omdirigeres automatisk til trinnet Indhold.

3. Klik på Næste for at gå til det næste trin.

I trinnet Indhold kan du redigere e-mailens udseende og indhold samt tilføje links og billeder.

Mailredigeringsværktøjet giver dig fleksibilitet og frihed til at designe dine mails, præcis som du vil have dem.

Du kan oprette og gemme indholdsblokke, som alle dine brugere kan vælge imellem. Det hjælper dig ikke bare til at arbejde hurtigere men også med at sikre sammenhæng i dit brand. Eller du kan påbegynde en mail helt fra bunden.

Trin-for-trin vejledninger:

• Tilføje indhold, Redigere et afsnit
• Indsætte kundespecifikke oplysninger
• Indsætte sporingslinks
• Tilføje abonnementslinks til overholdelse af GDPR
• Tilføje billeder til meddelelsen
• Teste udsendelsen

Når du opretter en mail, skal du vælge modtagerne af udsendelsen. Du kan tilføje modtagere fra flere kilder. Du kan også konfigurere forskellige indstillinger for din udsendelse, og du kan se en forhåndsvisning af den.

Din målliste er den gruppe personer, du tror vil reagere bedst på dit budskab. Hvis du skræddersyr dit marketingbudskab specifikt til den gruppe, får du en bedre chance for succes og undgår at spilde tid og kræfter på folk, der ikke er interesseret.

Du kan bruge udvalg eller projekter og tilføje individuelle kontakter i SuperOffice CRM.

På grund af GDPR-lovgivningen er det kun de kontakter, der har givet samtykke til lovligt at blive gemt i SuperOffice CRM-databasen og modtage oplysninger, der kan tilføjes som modtagere.

Tilføj modtagere fra udvalg eller projekter

Du kan tilføje modtagere fra udvalg (i både SuperOffice CRM og SuperOffice Service) og fra projekter (i SuperOffice CRM).

1. Under Tilføj modtagere skal du klikke på Udvalg eller Projekt.

2. Klik i feltet nedenfor, og begynd at skrive navnet på udvalget eller projektet, som du ønsker at tilføje. Mens du skriver, vises forekomsterne på en dynamisk liste.

3. Klik på et udvalg eller projekt på listen.

4. Klik på . Udvalget eller projektet tilføjes til listen Modtagerkilder, og listen Modtagere opdateres.

5. Gentag trin 1-4 for at tilføje flere udvalg eller projekter.

Tilføje personer fra SuperOffice

Du kan tilføje individuelle kontakter fra SuperOffice.

1. Under Tilføj modtagere, klik på Person.

2. Klik i feltet nedenfor, og begynd at skrive navnet på den person, du vil tilføje, i feltet nedenfor. Du kan også angive et firmanavn for at få vist alle personer for et firma.

3. Vælg den ønskede person på den liste, der vises.

4. Klik på . Personen tilføjes på listen Modtagerkilder, og listen Modtagere opdateres.

5. Gentag trin 2-5 for at tilføje flere personer. Yderligere kontakter vil blive tilføjet den samme række på listen Modtagerkilder, og antallet af personer vil blive vist i kolonnen Navn.

Importere en list med modtagere (personer) fra en ekstern fil

Du kan tilføje modtagere af en udsendelse ved at importere dem fra en ekstern komma-separeret fil (for eksempel en .txt-fil oprettet i Notepad eller en .csv-fil oprettet i Excel).

Når du importerer en liste over navne og e-mailadresser, forsøger SuperOffice Marketing at finde de importerede modtagere i databasen i SuperOffice. Hvis der er et match, vil modtagernes virksomheder blive oplistet i kolonnen Virksomhed på listen over Modtagere. Navne/e-mailadresser, der ikke findes i SuperOfffice, filtreres fra og indgår ikke i mailudsendelsen. Det skyldes GDPR-regler.

Trin

1. Klik på Vælg fil.

2. Lokaliser den relevante fil (.txt, .csv eller lignende tekstformat).

3. Klik på . Listen tilføjes på listen Modtagerkilder, og listen Modtagere opdateres.

4. Gentag trin 2-4 for at tilføje flere modtagere. Supplerende modtagere vil blive tilføjet til den samme række i listen Modtagerkilder. Det samlede antal modtagere vil blive vist i kolonnen Navn.

Denne valgmulighed er ikke tilgængelig for dokumentudsendelser.

Importere filformat

• De enkelte modtagere skal stå på hver deres linje (række).

• Hver enkelt modtager(række) består af det fulde navn og e-mailadressen.

  Eksempel: "John Smith, john@company.com"

  Note

  Du kan også nøjes med at angive e-mailadressen. I så fald vil navnet ikke være tilgængeligt som skabelonvariabel.

• Onsite: Den enkelte modtager(række) kan også indeholde et mobiltelefonnummer (efter e-mailadressen), hvis du opsætter sms-udsendelser. For eksempel: "John Smith, john@company.com, 99999999". Kræver licens til Marketing SMS.

Hvis du kun har mobiltelefonnummeret og skal sende en SMS, kan du angive følgende:

Indstillinger for modtager

Under Valgmuligheder kan du i den nederste del af skærmbilledet Modtagere vælge indstillinger for udsendelsen alt efter dens type.

Muligheder for de enkelte udsendelsestyper:

• Tilsidesætte samtykke og abonnement: Vælg denne valgmulighed for at sende udsendelsen til personer, som ikke har givet deres samtykke til at modtage e-markedsføring, eller som ikke abonnerer på denne udsendelsestype. Disse personer vises med status Intet samtykke på listen Modtagere.

• Kun én meddelelse pr. e-mailadresse: Vælg denne indstilling for at fjerne dubletter af e-mailadresser i modtagerlisten (angivet i kolonnnen Dublet i kolonnen Status). Dette opdaterer listen Modtagere.

• Opdatere modtagerliste ved afsendelse: Vælg denne valgmulighed for automatisk opdatering af modtagerlisten før afsendelse af udsendelsen. Se Opdater modtagerliste nedenfor.

• Medtage virksomheder: Vælg denne indstilling for at medtage firmaer som modtagere.

  Note

  Hvis et firma ikke har nogen e-mailadresse, sendes udsendelsen i stedet til alle relaterede personer på modtagerlisten.

• Foretrukken virksomhed: Vælg denne indstilling for kun at sende udsendelsen til firmaerne på modtagerlisten (og ikke de relaterede personer). Hvert firma modtager kun én udsendelse. Personer, der ikke tilhører et firma, vil stadig modtage udsendelsen.

  Note

  IndstillingenFortrukken virksomhed er kun tilgængelig, hvis du har valgt Medtag virksomheder ovenfor.

Se forhåndsvisning af udsendelsen

Når du har tilføjet modtagere til listen Modtagere, kan du se en forhåndsvisning af udsendelsen, som den vil se ud for modtagerne. Denne valgmulighed er ikke tilgængelig for dokumentudsendelser.

1. Klik på en modtager i listen Modtagere.

2. Klik på knappen Forudvisning. Vinduet Forhåndsvisning viser udsendelsen, som den vil se ud for den pågældende modtager. Alle skabelonvariabler er blevet erstattet af de faktiske kontaktdata (navn, firma etc).

3. Klik på alle links for at kontrollere om de virker, men husk at nulstille dem, hvis de er sporbare.

4. Klik på for at lukke vinduet Forhåndsvisning.

Gennemgå og opdatere modtagerlisten

Når du tilføjer udvalg, projekter, kontakter og importerer lister, opdateres listen Modtagere automatisk. Hvis du har valgt Opdater modtagerliste ved afsendelse, kontrolleres dine projekter og valg, inden udsendelsen afsendes, hvis der er tilføjet, fjernet eller redigeret kontakter.

Du kan også klikke på knappen Opdater liste nedenfor listen Modtagere for at opdatere listen manuelt. Nogle af kontakterne på listen kan have ændret deres samtykke, efter du har tilføjet dem.

Klik på Næste for at gå til Trin 5: Bekræft. Du kan stadig gå tilbage til trinnet Modtagere for at redigere i modtagerlisten.

Når du har oprettet din målliste, forberedt mailen og testet den, er du endelig nået til den spændende del – det er tid til at få udsendelsen afsendt.

Under det afsluttende trin, Bekræftelse, kan du se en sammenfatning af udsendelsen og bekræfte, at alt er korrekt. Alle fejlmeddelelser, der vises på dette skærmbillede, skal løses inden udsendelsen kan afsendes. Sendeindstillingerne er deaktiveret, hvis der er ufuldstændige trin eller manglende oplysninger i din mailudsendelse. De er angivet med rødt.

Du kan vælge, om du vil sende din mail med det samme, eller om du vil tidsindstille mailudsendelsen. Fordelen ved at tidsindstille din mail er, at du kan vælge dag og klokkeslæt for dens afsendelse. Det betyder, at du kan sende den, når du ved, at de fleste af dine modtagere vil åbne og læse din mail.

I skærmbilledet Bekræft får du en oversigt over de forudgående trin, du har gennemført, og du får mulighed for enten at afsende eller tidsindstille din mail:

Sende udsendelsen med det samme

Klik på Send nu for at afsende udsendelsen med det samme. Workflowet lukker, og du kommer tilbage til fanebladet Udsendelser.

Klik på udsendelsen på listen for at se status og statistik for din afsendelse. Spor udsendelsen og få vist statistik.

Tidsindstilling af udsendelsen

For ikke at overbelaste serverne i arbejdstiden kan det være en god idé at vælge et tidspunkt om aftenen. Denne valgmulighed er ikke tilgængelig for udsendelser, der er ved at blive sendt ud, er midlertidigt stoppet eller allerede er sendt ud.

1. Klik på Tidsplan.
2. Under Tidsplan, vælg en af de følgende valgmuligheder:
   • Klik på Vælg dato og vælg dato og klokkeslæt for afsendelsen.
   • Klik på Sæt til nu for at indsætte dags-dato og klokkeslæt.
3. Klik på OK. Workflowet lukker, og du kommer tilbage til fanebladet Udsendelser.

Hvad sker der så nu?

Klik på udsendelsen på listen for at se status og statistik for din afsendelse.

For at standse udsendelsen eller påbegynde en planlagt udsendelse før planlagt tid, skal du klikke på de respektive Stop eller Start - knapper.