Oprettelse af ny projektguide
Denne opgave udføres i Indstillinger og vedligeholdelse, og du skal være administrator.
I Indstillinger og vedligeholdelse kan du definere, hvilke projekttyper der er tilknyttet en projektguide, og hvilke statusser og aktiviteter projektguiderne skal indeholde. Det kan derfor variere, hvordan en projektguide ser ud, men nedenfor finder du et eksempel på, hvordan et projekt med en projektguide kan se ud.
Du kan f.eks. have en projekttype med navnet Konference. Denne projekttype kan være knyttet til en projektguide, der indeholder følgende statusser, opfølgninger og dokumenter:
| Status | Opfølgninger | Dokumenter |
|---|---|---|
| Planlagt | Planlægningsmøde (møde inde) | Konferenceprogram (bemærkning) |
| Igangværende | Opret liste over projektdeltagere (opgave); Konference (møde ude) | Konferenceinvitation (brev) |
| Lukning | Evalueringsmøde (møde inde) | Evalueringsrapport (bemærkning) |
Denne procedure viser, hvordan du opretter en projektguide fra bunden.
- Definer statusser, der skal medtages i projektguiden.
- Definer den projekttype (med tilknyttede statusser), som projektguiden skal knyttes til.
- Design projektguiden.
Opret statusser for projektguiden
En projektguide skal være knyttet til en projekttype, som igen består af flere statusser. Sådan opretter du en status.
En projektguide til et projekt af konferencetypen kan f.eks. have statusserne Planlagt, Igangværende og Under udførelse.
Gå til den næste procedure for at knytte statusserne til en projekttype.
Opret en projekttype til projektguiden
En projektguide skal være knyttet til en projekttype. Sådan opretter du en projekttype.
Eksempler på projekttyper: "Konference", "Kampagne", "Intern".
- Markér Denne projekttype er knyttet til en guide.
- Vælg mindst to statusser.
- Gå til den næste procedure for at oprette projektguiden.
Opret en projektguide
Når du har oprettet statusser og angivet en projekttype for projektguiden, kan du designe selve projektguiden. Det gør du ved at tilføje opfølgninger og/eller dokumenter for hver status i projektguiden.
Klik på knappen Workflow i navigatoren (
).Vælg fanen Projektguide.
Vælg den projekttype, du vil oprette en projektguide for, på listen Projekttype. De statusser, der er valgt for denne projekttype, vises på listen ovenfor.
Note
Hvis projekttypen ikke er konfigureret til at have en projektguide, skal du klikke på Klik her for at aktivere guide nederst på skærmen.
Hvis der ikke er defineret nogen statusser for projekttypen, skal du klikke på Klik her for at tilføje statusser nederst på skærmen. Du kan også redigere projekttypen ved at klikke på knappen Rediger øverst.
Vælg den ønskede status på listen. Statusoplysningerne vises nederst på skærmen.
Tilføj en eller flere opfølgninger for den valgte status.
Note
Du behøver ikke at tilføje et dokument for hver status, men du bør tilføje mindst én opfølgning for hver status.
Gentag trin 4-6 for hver status, du vil tilføje opfølgninger og dokumenter for.
Ændringerne gemmes automatisk. Projektguiden vises nu i SuperOffice CRM, når der oprettes et projekt med projekttypen valgt i trin B.
Tilføj en opfølgning for en status
Vælg den ønskede projekttype og -status som beskrevet ovenfor.
Klik på Tilføj under Foreslåede opfølgninger i denne status.
I dialogboksen Foreslået opfølgning skal du indtaste navnet på opfølgningen i feltet Navn. Dette bør være et beskrivende navn til opfølgningen.
Angiv formålet med opfølgningen i feltet Formålet med denne opfølgning. Denne tekst vises, når du holder musemarkøren over opfølgningen under fanen Projektguide i SuperOffice CRM.
Note
Nogle af mulighederne før er af logiske årsager ikke relevante for den første opfølgning i en projektguide.
Markér Foreslå at knytte opgaven til en projektdeltager for at gøre det muligt at knytte denne opfølgning til en af projektdeltagerne. Når projektejeren opretter denne opfølgning i SuperOffice CRM, kan vedkommende vælge en af sine medarbejdere til at være ejer af opfølgningen.
Markér Milepælsopfølgning for at definere opfølgningen som en milepæl.
Vælg en type til opfølgningen på listen Opfølgningstype.
I feltet Startdato skal du angive, hvornår opfølgningen skal starte som antallet af dage fra i dag.
I feltet Varighed skal du angive, hvor længe opfølgningen skal vare. Formatet er 0h00m.
Angiv en beskrivelse af opfølgningen i feltet Standardtekst i opfølgning.
Tip
Brugeren kan ændre ovenstående oplysninger efter behov.
Klik på Gem.
Gentag denne procedure for at tilføje flere opfølgninger i denne eller andre statusser.
Eksempel på opfølgning
Projekttype: Konference Status: Planlagt Navn på opfølgning: Planlægningsmøde Formålet med denne opfølgning: Holde et møde for at planlægge konferencen og fastlægge et konferenceprogram. Opfølgningstype: Møde (internt) Varighed: 1 time Standardtekst:
Planlægningsmøde:
- Hvad skal konferencen indeholde? - Deltagere? - Foredragsholdere? - Hvor?
Tilføj et dokument til en status
- Vælg den ønskede projekttype og -status som beskrevet ovenfor.
- Klik på Tilføj under Foreslåede dokumenter i denne status.
- I dialogboksen Foreslået dokument skal du indtaste navnet på opfølgningen i feltet Navn. Dette bør være et beskrivende navn til dokumentet.
- Angiv formålet med dokumentet i feltet Formålet med dette dokument. Denne tekst vises, når du holder musemarkøren over dokumentet under detaljekortet Projektguide i SuperOffice CRM.
- Vælg den ønskede skabelon i feltet Skabelon.
- Angiv det emne, der skal bruges i dokumentet, i feltet Standardoverskrift.
- Indtast en reference i feltet Vores ref.. Det kan f.eks. være en skabelonvariabel for et projektnummer, en projekttitel eller et andet felt, der vedrører projektet.
- Klik på Gem.
- Gentag denne procedure for at tilføje flere dokumenter i denne eller andre statusser.
Eksempel på et dokument
Projekttype: Konference Status: Planlagt Navn på dokument: Konferenceprogram Formålet med denne projektstatus: Fastlæg et program for konferencen. Skabelon: Bemærkning Standardemne: Konferenceprogram