Arbejde med projektguide

• 8 minutes to read
 • 8 minutes to read

Hvis der er defineret en projektguide for en projekttype, du har angivet for et projekt, sker der følgende:

  • Første fase i projektguiden er valgt i feltet Status på hovedkortet Projekt.

  • Opfølgninger og/eller dokumenter for statussen er angivet på detaljekortet Projektguide.

Trin

  1. Klik på knappen Opret foran opfølgningens/dokumentets navn.

    Detaljekortet Projektguide med oversigt over status for Planlagt -screenshot

  2. I den dialogboks, der åbnes, opretter du opfølgningen eller dokumentet på normal vis. Mange af felterne er færdigudfyldte, men du kan ændre oplysningerne eller tilføje flere oplysninger.

    Du kan delegere opfølgningen til andre medarbejdere ved at angive dem som ejer af opfølgningen. Hvis dette er defineret i Indstillinger og vedligeholdelse, åbnes dialogboksen Overfør opgaven til en projektdeltager, hvor du kan vælge en medarbejder som ejer af opfølgningen.

  3. Når du er færdig med opfølgningen, markerer du Udført i den aktuelle dialogboks eller i afkrydsningsfeltet foran opfølgningsnavnet på detaljekortet Projektguide. Dokumenter er som standard markeret som udført.

    Tip

    Hvis du vil oprette flere opfølgninger af samme type, kan du højreklikke på opfølgningen og vælge Opret en til.

    Opret en til -screenshot

  4. Når alle opfølgninger og dokumenter i en projektstatus er udført, går du til næste status.

    Note

    Hvis du ønsker det, kan du gå til næste status uden at oprette eller udføre alle opfølgningerne/dokumenterne i en status.

  5. Gentag fremgangsmåden ovenfor for alle opfølgninger/dokumenter i hver status i projektguiden.

Gå til næste status

Du kan flytte projektet til næste status på to måder:

  • Sådan flytter du projektet til næste status automatisk:

    I Indstillinger og vedligeholdelse kan det angives, at projektguiden skal foreslå, at projektet flyttes til næste status, når den sidste opfølgning i en status markeres som udført. Derefter åbnes dialogboksen Projektguide - flyt projektet til næste status.

    Klik på Ja for at flytte projektet til næste status, eller klik på Nej for at fortsætte med at arbejde med projektet i stamme status.

  • Sådan flytter du projektet til næste status manuelt:

    Højreklik på knappen for næste status i detaljekortet Projektguide, og vælg Gå til denne status.

    Eller gør følgende på hovedkortet Projekt:

    1. Klik på Rediger på hovedkortet Projekt.
    2. Klik på pilen ved siden af feltet Status.
    3. Vælg den ønskede status fra den liste, der vises. Disse er defineret i Indstillinger og vedligeholdelse.
    4. Klik på Gem.

Eksempel

Husk, at dine projektguider kan konfigureres anderledes i Indstillinger og vedligeholdelse.

Registrering af et nyt projekt og valg af projekttype

Du registrerer et nyt projekt og vælger projekttypen Konference, som er tilknyttet en projektguide. Projektguiden kan f.eks. have følgende statusser, opfølgninger og dokumenter:

Status Opfølgninger Dokumenter
Planlagt Planlægningsmøde (møde inde) Konferenceprogram (bemærkning)
Er i gang Oprettelse af liste over projektdeltagere (Opfølgning) konference (møde ude)
Afsluttes Evalueringsmøde (møde inde) Evalueringsrapport (bemærkning)

Statussen Planlagt

  1. Du har aftalt mødetidspunktet, og du vil oprette opfølgingen Planlægningsmøde i dagbogen samt invitere deltagere.

    1. I projektguiden klikker du på knappen Opret ved siden af opfølgningen Planlægningsmøde. Dialogboksen Opfølging åbnes med Møde inde angivet som type og navnet på projektet færdigudfyldt.
    2. Udfyld informationer, og inviter deltagere.
    3. Klik på Gem.

  2. På mødet bestemmer du konferenceprogrammet (agendaen), og du vil oprette en bemærkning, som indeholder denne oplysning.

    1. Klik på knappen Opret ved siden af Konferenceprogram. Dialogboksen Dokument åbnes med Bemærkning allerede valgt som dokumentskabelon og navnet på projektet færdigudfyldt.
    2. Udfyld yderligere oplysninger i felterne i dialogboksen Dokument.
    3. Klik på knappen Opret for at oprette og gemme bemærkningen.

  3. Når mødet er gennemført, og konferenceprogrammet er klar, skal du angive dette i projektguiden og gå videre til næste projektstatus.

    I projektguiden markerer du afkrydsningsfeltet ved siden af opfølgningen Planlægningsmøde.

    Tip

    Dette kan også gøres fra aktivitetslisten på eksempelvis skærmbillederne Dagbog og Firma.

    1. Dialogboksen Projektguide - flyt projektet til næste status åbnes.
    2. I denne dialogboks bliver du spurgt, om du vil flytte projektet til næste status, som er Er i gang.
    3. Klik på Ja for at flytte projektet til næste status.
    Note

    Dialogboksen Projektguide - flyt projektet til næste status åbnes, fordi det er defineret for projekttypen i Indstillinger og vedligeholdelse.

Statussen Er i gang

  1. Alle opfølgningerne og dokumenterne i statussen Planlagt er udført, og du har flyttet projektet ved hjælp af dialogboksen Projektguide - flyt projektet til næste status. Denne dialogboks vises, når du sætter den sidste opfølgning til fuldført. Opfølgningerne og dokumenterne for den nyeste status vises nu på detaljekortet Projektguide.

    Note

    Dialogboksen Projektguide - flyt projektet til næste status vises kun, hvis dette er defineret for projekttypen. Hvis dette ikke er defineret, skal du flytte projektet til næste status.

  2. På planlægningsmødet var der enighed om, at din kollega skal oprette listen over deltagerne på konferencen. Du vil oprette en opgave i deres dagbog som en påmindelse.

    1. Klik på Opret ved siden af opfølgningen Opret en liste over projektdeltagere. Dialogboksen Overfør opgaven til en projektdeltager vises.

    2. På listen over projektdeltagere vælger du den person, der skal have ansvaret for opfølgingen og klikker på OK.

    3. Indtast de ønskede oplysninger, og klik til sidst på Gem. (På fanen Detaljer kan du se, at din kollega allerede er angivet som ejer af opgaven.)

    4. Opfølgningen vises i din kollegas dagbog, og når vedkommende er færdig med at oprette listen, sætter vedkommende opfølgningen til Udført.

      Note

      Dialogboksen Overfør opgaven til en projektdeltager åbnes, fordi det er defineret i Indstillinger og vedligeholdelse.

  3. Nu vil du oprette et invitationsbrev.

    Klik på Opret ved siden af dokumentet Konferenceinvitation, og opret dokumentet.

  4. Til sidst skal selve konferencen afholdes. Du opretter Konference-mødet.

    1. Klik på Opret ved siden af opfølgningen Konference. Dialogboksen Opfølgingen åbnes med Møde ude angivet som type og navnet på projektet færdigudfyldt.
    2. Udfyld oplysningen og inviter konferencedeltagerne, som du plejer.
    3. Klik på Gem.

Statussen Afslutning

  1. Når konferencen er afholdt og alle relevante opfølgninger og dokumenter i statussen Igangværende er udført, går du til sidste status i projektguiden, som er Lukning.

    • Klik på Ja i dialogboksen Projektguide - flyt projektet til næste status. eller
    • Klik på Rediger på hovedkortet Projekt, klik på pilen til højre for feltet Status, vælg Lukning fra listen, og klik på OK.

  2. Du vil holde et møde internt for at opsummere konferencen.

    1. Klik på Opret ved siden af opfølgingen Evalueringsmøde, udfyld oplysningen, og klik på Gem.
    2. Når mødet er udført, markerer du afkrydsningsfeltet.

  3. Derefter vil du oprette en evalueringsrapport, som opsummerer evalueringsmødet og konferencen.

    Klik på Opret ved siden af dokumentet Evalueringsrapport for at oprette dokumentet.

Når alle ønskede opfølgninger og dokumenter for projektet er færdige, kan du markere projektet som udført.

Relaterede emner