Projektguide vejledning

Audience:
person
•
Version: 10.5.2
• 4 minutes to read
 • 4 minutes to read

Husk, at dine projektguider kan være konfigureret forskelligt i Indstillinger og vedligeholdelse.

Opret et nyt projekt og vælg en projekttype

Du registrerer et nyt projekt og vælger projekttypen Konference, som er tilknyttet en projektguide. Projektguiden indeholder følgende statusser, opfølgninger og dokumenter:

Status Opfølgninger Dokumenter
Planlagt Planlægningsmøde (Møde internt) Konferenceprogram (Notat)
Igangværende Opret liste over projektdeltagere (Opfølgning) Konference (Møde eksternt)
Afslutning Evalueringsmøde (Møde internt) Evalueringsrapport (Notat)

Statussen Planlagt

  1. Du har aftalt en mødetid og vil oprette opfølgningen Planlægningsmøde i dagbogen og invitere deltagere.

    1. I projektguiden klikker du på Opret ved siden af Planlægningsmøde. Dialogboksen Opfølgning åbnes med Møde internt valgt som type, og projektets navn er forudfyldt.
    2. Udfyld oplysningerne og inviter deltagere.
    3. Klik på Gem.

  2. På mødet planlægger du konferencens program og vil gemme det i et notat.

    1. Klik på Opret ved siden af Konferenceprogram. Dialogboksen Dokument åbnes med Notat som valgt dokumenttype og projektets navn forudfyldt.
    2. Udfyld de nødvendige felter.
    3. Klik på Opret for at gemme notatet.

  3. Når mødet er gennemført, og konferenceprogrammet er klar, skal du angive dette i projektguiden og gå videre til næste projektstatus.

    I projektguiden markerer du afkrydsningsfeltet ved siden af opfølgningen Planlægningsmøde.

    Tip

    Du kan også gøre dette fra aktivitetslisten i dagbogen eller firmaskærmbilledet.

    1. Dialogboksen Projektguide - flyt projektet til næste status åbnes.
    2. I denne dialogboks bliver du spurgt, om du vil flytte projektet til næste status, som er Er i gang.
    3. Klik på Ja for at flytte projektet til næste status.
    Note

    Dialogboksen Projektguide - flyt projektet til næste status åbnes, fordi det er defineret for projekttypen i Indstillinger og vedligeholdelse.

Statussen Igangværende

  1. Alle opfølgninger og dokumenter i Planlagt er gennemført, og du har flyttet projektet videre. Opfølgninger og dokumenter for denne nye status vises nu i Projektguide-detaljekortet.

    Note

    Dialogboksen for automatisk statusændring vises kun, hvis denne funktion er aktiveret i Indstillinger og vedligeholdelse. Ellers skal du skifte status manuelt.

  2. På planlægningsmødet blev det aftalt, at en kollega skal oprette en liste over deltagere. Du vil oprette en opgave til dem.

    1. Klik på Opret ved siden af Opret liste over projektdeltagere. Dialogboksen Overfør opgaven til en projektdeltager åbnes.

    2. Vælg den relevante medarbejder fra projektteamet, og klik på OK.

    3. Udfyld de nødvendige oplysninger og klik på Gem. (På fanen Detaljer kan du se, at din kollega allerede er angivet som ejer af opgaven.)

    4. Opfølgningen vises nu i din kollegas dagbog. Når listen er færdig, markerer de opgaven som Udført.

    Note

    Dialogboksen Overfør opgaven til en projektdeltager åbnes, fordi det er defineret i Indstillinger og vedligeholdelse.

  3. Nu vil du sende en invitation til konferencen.

    Klik på Opret ved siden af Konferenceinvitation, og opret dokumentet.

  4. Til sidst afholder du selve konferencen og opretter en opfølgning til dette.

    1. Klik på Opret ved siden af Konference. Dialogboksen Opfølgning åbnes med Møde eksternt som valgt type.
    2. Udfyld oplysningerne og inviter deltagerne.
    3. Klik på Gem.

Statussen Afslutning

  1. Når konferencen er afholdt, og alle aktiviteter i Igangværende-status er afsluttet, skifter du til Afslutning.

    • Klik på Ja i Projektguide - flyt projektet til næste status-dialogen.
    • Eller klik på Rediger () i projektkortet, vælg Afslutning i Status-feltet, og klik på Gem.

  2. Du vil afholde et evalueringsmøde for at opsummere konferencen.

    1. Klik på Opret ved siden af Evalueringsmøde.
    2. Udfyld oplysningerne og gem opfølgningen.
    3. Når mødet er afsluttet, markerer du det som udført.

  3. Endelig vil du lave en evalueringsrapport.

    Klik på Opret ved siden af Evalueringsrapport, og opret dokumentet.

Når alle opfølgninger og dokumenter for projektet er færdige, kan du markere projektet som afsluttet.