Arbejde med eksterne dokumenter (vidensbase)

Audience:
person
• 7 minutes to read
 • 7 minutes to read

Du kan tilføje dokumenter (inklusive billeder og andre filer), der skal være tilgængelige for alle, der bruger SuperOffice CRM, herunder ikke-registrerede kunder. Dokumenter, der uploades til vidensbasen, er tilgængelige, når du indtaster indhold i en meddelelse, der skal sendes til en kunde.

Dette gælder f.eks., når du bruger fanen Meddelelse, når du besvarer sager. Hér kan du indtaste tekst på samme måde som i et tekstbehandlingsprogram. Du kan også tilføje billeder ved at klikke på knappen Billede på værktøjslinjen, men i så fald skal billedet først være uploadet til Eksterne dokumenter. Når meddelelsen sendes, genereres der links til filer, der ligger under Eksterne dokumenter. Det samme gælder, f.eks. når du opretter svarskabeloner og SuperOffice Marketing-meddelelser.

Vis dokument

  1. Gå til ikon Hovedmenu på toplinjen, og vælg Vidensbase > Eksterne dokumenter.

  2. Gå til den ønskede mappe.

  3. Gør ét af følgende:

    • Klik på dokumentets navn for at gå til skærmbilledet Egenskaber for dokument. Her kan du også få vist og redigere indholdet af bestemte dokumenttyper, f.eks. html, txt og det lokale ejr-format.
    • Klik på ikon Download for at downloade dokumenter, som ikke kan vises i browseren, f.eks. PDF- og Microsoft Office-filer. Et ikon i dokumentlisten angiver dokumenttypen.

Tilføj dokument

Note

Du skal oprette selve det fysiske dokument, før du kan føje det til SuperOffice. Hvis du f.eks. skal oprette en prisliste, kan du bruge Microsoft Word eller Excel til at skrive indholdet.

  1. Gå til ikon Hovedmenu på toplinjen, og vælg Vidensbase > Eksterne dokumenter.

  2. Gå til den mappe, du vil placere dokumentet i. Hvis den endnu ikke findes, kan du oprette en ny mappe som beskrevet nedenfor.

  3. Klik på knappen Nyt dokument. Du kommer til skærmbilledet Egenskaber for dokument.

  4. Angiv et beskrivende navn på dokumentet i feltet Navn.

  5. I feltet I mappe vises navnet på den mappe, du har valgt, automatisk. Hvis du har ombestemt dig, kan du klikke på ikon listeknappen og vælge en anden mappe på den liste, der vises.

  6. I feltet Adgang skal du vælge, hvem der skal have adgang til at læse og ændre det aktuelle dokument.

  7. Brug dokumentet i et webbaseret kundecenter ved at tilføje en valgbar, unik id-streng i feltet Id-streng.

  8. I feltet Beskrivelse kan du tilføje en kort beskrivelse af, hvad dokumentet indeholder.

  9. Klik på knappen Vælg fil ved siden af Fil, og vælg det nye dokument i den dialogboks, der vises.

  10. Klik på Gem. Hvis dokumenttypen kan redigeres i browseren, udfyldes feltet Indhold med dokumentets indhold.

  11. Klik på OK. Dokumentet tilføjes i den angivne mappe.

Redigering af dokumentindhold

Visse dokumenttyper, f.eks. html, txt og det lokale ejr-format, kan redigeres direkte i skærmbilledet Egenskaber for dokument. For andre typer, f.eks. PDF, skal du bruge det program, som dokumentet oprindeligt blev oprettet i.

  1. Gå til ikon Hovedmenu på toplinjen, og vælg Vidensbase > Eksterne dokumenter.
  2. Gå til den mappe, som dokumentet ligger i.
  3. Klik på ikon Download for at downloade et dokument.
  4. Rediger og gem dokumentet ved hjælp af det program, som dokumentet oprindeligt blev oprettet i.
  5. Klik på dokumentets navn for at gå til skærmbilledet Egenskaber for dokument.
  6. Klik på knappen Gennemse ved siden af Fil, og vælg det dokument, du har redigeret, i den dialogboks, der vises.
  7. Klik på OK for at uploade dokumentet.

Redigering af dokumentegenskaber

Ved at redigere dokumentegenskaberne kan du f.eks. justere, hvem der skal have adgang til dokumentet.

  1. Gå til ikon Hovedmenu på toplinjen, og vælg Vidensbase > Eksterne dokumenter.
  2. Gå til den mappe, som dokumentet ligger i.
  3. Klik på dokumentets navn for at gå til skærmbilledet Egenskaber for dokument.
  4. Foretag de nødvendige ændringer (se ovenfor).
  5. Klik på OK. Ændringerne gemmes.
Tip

Flyt dokumentet til en anden mappe ved at vælge en ny mappe i feltet I mappe.

Slet dokument

  1. Gå til ikon Hovedmenu på toplinjen, og vælg Vidensbase > Eksterne dokumenter.
  2. Gå til den mappe, som dokumentet ligger i.
  3. Klik på dokumentets navn for at gå til skærmbilledet Egenskaber for dokument.
  4. Klik på knappen Slet nederst i skærmbilledet.
  5. Klik på OK for at bekræfte. Dokumentet fjernes fra SuperOffice Service.

Oprettelse af mapper

Du kan oprette en mappestruktur til dokumenter, så du får en logisk struktur, der gør det let for andre at finde oplysningerne. Du kan oprette undermapper i alle mapper, og i hver af disse mapper kan du tilføje de dokumenter, der hører hjemme der.

  1. Gå til ikon Hovedmenu på toplinjen, og vælg Vidensbase > Eksterne dokumenter.

  2. Gå til den mappe, som du vil oprette undermappen under. Du kan vælge at oprette den lige under Dokumenter eller i en vilkårlig undermappe under denne.

  3. Klik på knappen Ny mappe øverst i skærmbilledet. Du kommer til skærmbilledet Egenskaber for dokumentmappe.

  4. Angiv et beskrivende navn på mappen i feltet Navn.

  5. I feltet I mappe vises automatisk navnet på den overordnede mappe, du har valgt. Hvis du har ombestemt dig, kan du klikke på ikon listeknappen og vælge en anden mappe på den liste, der vises.

  6. I rullemenuen Adgang skal du vælge, hvem der skal have adgang til at læse og ændre den aktuelle mappe.

  7. Klik på OK. Den nye mappe oprettes. Du er nu klar til at tilføje dokumenter til den nye mappe.

Sletning af mapper

Når du sletter en mappe, slettes alle dokumenterne i den også fra SuperOffice.

  1. Gå til ikon Hovedmenu på toplinjen, og vælg Vidensbase > Eksterne dokumenter.
  2. Gå til den ønskede mappe.
  3. Klik på Rediger mappe. Du kommer til skærmbilledet Egenskaber for dokumentmappe.
  4. Klik på Slet.
  5. Klik på OK for at bekræfte. Mappen og indholdet i den fjernes fra SuperOffice.