Svar til person

Audience:
person
• 4 minutes to read
 • 4 minutes to read

I sagsbehandling er din vigtigste opgave at besvare henvendelser.

Når du åbner en anmodning og vælger Svar, vises den e-mailsignatur, du har konfigureret, automatisk, og du kan føje din meddelelse til personen, der indeholder svaret på deres spørgsmål eller løsningen på deres problem.

Sådan svar du på en sag -screenshot

Svar (tilføj besked)

  1. Åbn sagen.

  2. Klik på ikon Svar eller ikon Svar til alle, eller klik på ikon Opgave og vælg Svar eller Svar til alle. Du kommer til fanen Meddelelse i skærmbilledet Sag. Personen bliver automatisk tilføjet som en modtager i feltet Til.

  3. Indtast den meddelelse, du vil føje til sagen.

  4. Da denne meddelelse bør være synlig for personen, skal du kontrollere, at der står Ekstern i værktøjslinjen nederst på fanen.

  5. Klik på ikon på værktøjslinjen, og tilføj eventuelle relevante dokumenter som vedhæftede filer til sagen.

  6. Klik på Gem. Meddelelsen sendes til personen.

Tilføjelse af svarskabeloner i meddelelser

Når du besvarer en henvendelse fra en person, kan du spare tid ved at tage udgangspunkt i en svarskabelon, der kan danne grundlag for dit svar til personen. Vælg, hvilken svarskabelon du vil føje til meddelelsesfeltet, og rediger derefter teksten og tilføj eller fjern vedhæftede filer for at skræddersy den til den specifikke situation.

  1. Gå til fanen Meddelelse som beskrevet ovenfor.

  2. Anbring musemarkøren på det sted i meddelelsen, hvor du ønsker at indsætte svarskabelonen.

  3. Klik på ikon listeknappen, og vælg, hvad der skal indsættes i meddelelsen.

  4. På den liste, der vises, klikker du først på Svarskabelon og derefter på den ønskede post.

    Tip

    Hold markøren over en skabelon for at få vist den, før du indsætter den.

  5. Gennemgå teksten, og foretag de ønskede tilpasninger.

Tilføj en meddelelse til flere sager

Du kan tilføje en meddelelse i flere sager i en enkelt handling. Hvis du f.eks modtager flere sager, der omhandler samme problem, og ønsker at besvare dem alle sammen samtidig. Den meddelelse, du skriver i dette skærmbillede, tilføjes i de valgte sager og sendes pr. e-mail til personerne for de valgte eksterne sager.

  1. Vælg de relevante sager på sagslisten.

  2. Klik på knappen ikon Opgave i nederste venstre hjørne på sagslisten.

  3. Vælg Svar til kunder.

    • Send kopi til kunder (kun eksterne sager): Hvis du markerer denne valgmulighed, sendes meddelelsen også pr. e-mail til de personer, der er knyttet til de valgte eksterne sager.
    • Afslut sagen: Marker her for at afslutte alle sagerne i én handling.
    • Adgangsniveau: Adgangsniveauet for den meddelelse, du tilføjer. Hvis du vælger Ekstern, vil meddelelsen være synlig på de valgte sager i SuperOffice Customer Centre.
    • Skriv din meddelelse i tekstfeltet midt på skærmen.
    • Indsæt: Klik på ikon listeknappen, og vælg, hvad der skal indsættes i meddelelsen. Du kan tilføje en svarskabelon, en FAQ-post, en tidligere meddelelse eller en vedhæftet fil. Valgfrit: Du kan også tilføje svarskabeloner på andre sprog. Vælg et sprog på sproglisten. Hvis teksten er tilgængelig, indsættes den på det valgte sprog. I modsat fald anvendes standardsproget.

  4. Klik på Svar, når du er færdig.

Brug udvalget til at besvare personer på flere sager

  1. Klik på knappen ikon Opgave i nederste venstre hjørne på sagsudvalget.
  2. Vælg Svar til kunder i afsnittet Administrer.
  3. Klik på Svar, når du er færdig.

Hvad vil du foretage dig nu?