Opret svarskabelon
En svarskabelon er en færdig tekst, som kan indsættes i en meddelelse, som du skriver til en person. Brug af svarskabeloner sparer tid og giver dig mulighed for at sende personlige beskeder til dine personer.
Svarskabeloner kan også indeholde en vedhæftet fil, som derefter bliver tilføjet til meddelelsen. Før du sender svaret til personen, kan du redigere teksten og fjerne eller tilføje vedhæftede filer.
Note
Du skal bruge Vidensbase som funktionel rettighed for at oprette svarskabeloner.
Opret en svarskabelon fra bunden
Gå til Hovedmenu i toplinjen, og vælg Vidensbase > Svarskabeloner.
Gå til den mappe, hvor svarskabelonen skal placeres. Hvis mappen ikke findes, kan du oprette en ny mappe.
Klik på Ny svarskabelon.
På fanen Egenskaber skal du indtaste følgende oplysninger:
- Navn: Et beskrivende navn til svarskabelonen.
- Beskrivelse: En kort beskrivelse af svarskabelonens indhold.
- Mappe: Standardindstillingen er den valgte mappe, men du kan vælge en anden.
- Adgang: Angiv, hvem der kan læse og redigere denne svarskabelon.
Vælg fanen (Sprog ikke angivet).
På fanen Egenskaber, angiv følgende oplysninger:
- Sprog: Vælg, hvilket sprog svarskabelonen er på.
- Standard: Marker, hvis dette skal være standardsproget for skabelonen.
- Emne: Indtast emnet for svarskabelonen. Dette bliver typisk indsat i Emne-feltet ved brug i en e-mail.
- Meddelelseshovedfelt: Her kan du tilføje foruddefineret indhold, der skal vises i meddelelsesheaderen, for eksempel i felterne Til og Emne, i en e-mailmeddelelse. Denne funktion bruges kun i særlige tilfælde.
På fanen Almindelig tekst, angiv følgende oplysninger:
- Inkluder almindelig tekst: Når du opretter en HTML-version, er det altid en god idé at oprette en almindelig tekstversion til e-mailprogrammer, der ikke understøtter HTML. E-mailprogrammet vælger dermed automatisk det korrekte format. Hvis du ikke vælger denne indstilling, ignoreres teksten nedenunder. Den gemmes imidlertid, så du kan vælge at inkludere den senere.
Note
Hvis du inkluderer både almindelig tekst og HTML-tekst, vælger e-mailprogrammet den "bedste" udgave, og det vil normalt være HTML. Husk, at meddelelser, der bliver sendt uden almindelig tekst, kun kan læses af e-mailprogrammer, der understøtter HTML.
- I det store felt midt i skærmbilledet skriver du selve indholdet i svarskabelonen. Det er altid denne tekst, der bruges, når du tilføjer svarskabeloner i meddelelser.
- Stavekontrol: Starter en stavekontrol af meddelelsen på det sprog, der er angivet på listen Sprog.
På fanen HTML-tekst, angiv følgende oplysninger:
- Inkluder HTML-tekst: Vælg denne indstilling for at inkludere teksten nedenunder i en HTML-version af e-mailen. Dette bruges til kunder med e-mailprogrammer, der kan læse HTML (som for eksempel Outlook). Din meddelelse kommer ofte tydeligere frem, hvis du sender e-mailen som HTML, fordi du kan bruge billeder og farver i teksten.
- I det store felt midt i skærmbilledet skriver du den HTML-formaterede tekst, du vil inkludere i meddelelsen til personen. Husk, at billeder, der knyttes forbindelse til her, skal ligge på en server, der er tilgængelig for modtagerne af e-mailen. Du kan for eksempel tilføje billeder, der er tidligere er uploadet til Eksterne dokumenter.
På fanen SMS-tekst, angiv følgende oplysninger:
- SMS-tekst: I dette felt skal du indtaste selve svarskabelonteksten.
- Antal tegn: Her kan du følge med i, hvor mange tegn du har indtastet.
På fanen Vedhæft, tilføj eventuelle vedhæftede filer, der skal medtages i svarskabelonen:
- Klik på Gennemse.
- I dialogboksen skal du gennemse mulighederne, indtil du når frem til det ønskede dokument.
- Klik på Tilføj for at tilføje vedhæftningen.
- Gentag denne fremgangsmåde for at tilføje flere vedhæftede filer.
Tip
Du kan slette en vedhæftet fil ved at klikke på Slet til højre for filnavnet.
Klik på OK for at gemme svarskabelonen. Fanen (Uspecificeret sprog) ændres til det valgte sprog. Klik på Tilbage for at gå tilbage til mappestrukturen for svarskabeloner. Den er nu klar til brug i svar på henvendelser fra kunder.
Kopiér en svarskabelon
For at oprette en ny svarskabelon baseret på en eksisterende, kan du kopiere den.
- Gå til Hovedmenu > Vidensbase > Svarskabeloner.
- Gå til den mappe, hvor svarskabelonen er placeret.
- Klik på den ønskede skabelon for at åbne den. Du kommer til skærmbilledet Vis svarskabeloner.
- Klik på Kopier. Skabelonen åbnes i redigeringstilstand.
- Rediger skabelonens navn og foretag de ønskede ændringer.
- Klik på OK for at gemme ændringerne.
Opret brugerdefineret layout til svar ved hjælp af kategorier
For at give hver afdeling i dit firma et brugerdefineret udseende for deres korrespondance, kan du oprette svarskabeloner med forskellige udseender. Hvert svarskabelon kan knyttes til en kategori, der repræsenterer en afdeling. Alle udgående svar fra kategorierne (afdelingerne) flettes med det afdelingsspecifikke design.
Ud over svarskabelonens udseende/formatering skal den indeholde følgende skabelonvariabler, som kan flettes med svaret:
[[IF:message.bodyHtml!=""]]
[[message.bodyHtml]]
[[ELSE]]
[[message.body]]
[[ENDIF]]
Automatisk FAQ-svar
SuperOffice Service leveres med et sæt af svarskabeloner. Blandt disse svarskabeloner finder du "Eksempel på et automatisk FAQ-svar". Denne svarskabelon indeholder et eksempel på automatisering af svar til kunden på fanen HTML-tekst.
Ud fra kundens sag søger systemet efter tilsvarende ord (inklusive nøgleord) i FAQ-posterne i SuperOffice Service. Ud fra graden af sammenhæng mellem disse, medtages foreslåede FAQ'er, der kan hjælpe kunden, i svarskabelonen, der automatisk sendes til kunden for at bekræfte modtagelse af sagen.
Du kan vælge graden af sammenhæng mellem sagen fra kunden og FAQ-posterne i feltet Minimumscore for søgeresultater i ofte stillede spørgsmål (i procent) i Systemindstillinger > System > Indstillinger.