Opret svarskabelon

Audience:
person
• 7 minutes to read
 • 7 minutes to read

En svarskabelon er en færdig tekst, som kan indsættes i en meddelelse, som du skriver til en person. Brug af svarskabeloner sparer tid og giver dig mulighed for at sende personlige beskeder til dine personer.

Svarskabeloner kan også indeholde en vedhæftet fil, som derefter bliver tilføjet til meddelelsen. Før du sender svaret til personen, kan du redigere teksten og fjerne eller tilføje vedhæftede filer.

Note

Du skal bruge Vidensbase som funktionel rettighed for at oprette svarskabeloner.

Trin

  1. Gå til ikonet Hovedmenu på toplinjen, og vælg Vidensbase > Svarskabeloner.

  2. Gå til den mappe, du vil placere svarskabelonen i. Hvis den endnu ikke findes, kan du oprette en ny mappe.

    Sådan finder du svarskabeloner i SuperOffice -screenshot

  3. Klik på knappen Ny svarskabelon.

  4. Øverst på fanen Egenskaber i skærmbilledet Egenskaber for svarskabelon skal du indtaste følgende:

    • Navn: Et beskrivende navn på svarskabelonen.
    • Beskrivelse: En kort beskrivelse af, hvad svarskabelonen indeholder.
    • Mappe: Som standard navnet på den valgte mappe. Du kan vælge en anden mappe her.
    • Adgang: Her kan du vælge, hvem der skal have adgang til at læse og ændre den aktuelle svarskabelon.

  5. Vælg fanen (Sprog ikke angivet).

  6. På fanen Egenskaber skal du angive følgende oplysninger:

    • Sprog: Vælg på denne liste, hvilket sprog svarskabelonen er på. Rullemenuen indeholder de sprog, der er registreret under ikonet > Kundesprog.
    • Standard: Marker denne valgmulighed, hvis du ønsker, at dette sprog skal være standardsproget for svarskabelonen.
    • Emne: Her indtaster du sagens titel. Normalt indsættes denne i feltet Overskrift, når svarskabelonen bruges som e-mailmeddelelse.
    • Meddelelseshovedfelt: Her kan du tilføje foruddefineret indhold, der skal vises i meddelelsesheaderen, for eksempel i felterne Til og Emne, i en e-mailmeddelelse. Denne funktion bruges kun i særlige tilfælde.

  7. På fanen Almindelig tekst skal du angive de følgende oplysninger:

    • Inkluder almindelig tekst: Når du opretter en HTML-version, er det altid en god idé at oprette en almindelig tekstversion til e-mailprogrammer, der ikke understøtter HTML. E-mailprogrammet vælger dermed automatisk det korrekte format. Hvis du ikke vælger denne indstilling, ignoreres teksten nedenunder. Den gemmes imidlertid, så du kan vælge at inkludere den senere.
    Note

    Hvis du inkluderer både almindelig tekst og HTML-tekst, vælger e-mailprogrammet den "bedste" udgave, og det vil normalt være HTML. Husk, at meddelelser, der bliver sendt uden almindelig tekst, kun kan læses af e-mailprogrammer, der understøtter HTML.

    • I det store felt midt i skærmbilledet skriver du selve indholdet i svarskabelonen. Det er altid denne tekst, der bruges, når du tilføjer svarskabeloner i meddelelser.
    • Stavekontrol: Starter en stavekontrol af meddelelsen på det sprog, der er angivet på listen Sprog.

  8. På fanen HTML-tekst skal du angive følgende oplysninger:

    • Inkluder HTML-tekst: Vælg denne indstilling for at inkludere teksten nedenunder i en HTML-version af e-mailen. Dette bruges til kunder med e-mailprogrammer, der kan læse HTML (som for eksempel Outlook). Din meddelelse kommer ofte tydeligere frem, hvis du sender e-mailen som HTML, fordi du kan bruge billeder og farver i teksten.
    • I det store felt midt i skærmbilledet skriver du den HTML-formaterede tekst, du vil inkludere i meddelelsen til personen. Husk, at billeder, der knyttes forbindelse til her, skal ligge på en server, der er tilgængelig for modtagerne af e-mailen. Du kan for eksempel tilføje billeder, der er tidligere er uploadet til Eksterne dokumenter.

  9. På fanen SMS-tekst kan du tilføje tekst, der er beregnet til at blive sendt via SMS. Her skal du angive følgende oplysninger:

    • SMS-tekst: I dette felt skal du indtaste selve svarskabelonteksten.
    • Antal tegn: Her kan du følge med i, hvor mange tegn du har indtastet.

  10. På fanen Vedhæft kan du tilføje vedhæftede filer, der skal medtages i svarskabelonen:

    1. Klik på Gennemse.
    2. I dialogboksen skal du gennemse mulighederne, indtil du når frem til det ønskede dokument.
    3. Klik på Tilføj for at tilføje vedhæftningen.
    4. Gentag denne fremgangsmåde for at tilføje flere vedhæftede filer.
    Tip

    Du kan slette en vedhæftet fil ved at klikke på Slet til højre for rækken.

  11. Klik på OK for at gemme svarskabelonen. Fanen (Uspecificeret sprog) ændres til det valgte sprog. Klik på Tilbage for at gå tilbage til mappestrukturen for svarskabeloner. Den er nu klar til brug i svar på henvendelser fra kunder.

Opret brugerdefineret udseende til svar ved hjælp af kategorier

For at give hver afdeling i dit firma et brugerdefineret udseende for deres korrespondance, kan du oprette svarskabeloner med forskellige udseender. Hvert svarskabelon kan knyttes til en kategori, der repræsenterer en afdeling. Alle udgående svar fra kategorierne (afdelingerne) flettes med det afdelingsspecifikke design.

Ud over svarskabelonens udseende/formatering skal den indeholde følgende skabelonvariabler, som kan flettes med svaret:

[[IF:message.bodyHtml!=""]]
[[message.bodyHtml]]
[[ELSE]]
[[message.body]]
[[ENDIF]]

Automatisk FAQ-svar

SuperOffice Service leveres med et sæt af svarskabeloner. Blandt disse svarskabeloner finder du "Eksempel på et automatisk FAQ-svar". Denne svarskabelon indeholder et eksempel på automatisering af svar til kunden på fanen HTML-tekst.

Ud fra kundens sag søger systemet efter tilsvarende ord (inklusive nøgleord) i FAQ-posterne i SuperOffice Service. Ud fra graden af sammenhæng mellem disse, medtages foreslåede FAQ'er, der kan hjælpe kunden, i svarskabelonen, der automatisk sendes til kunden for at bekræfte modtagelse af sagen.

Du kan vælge graden af sammenhæng mellem sagen fra kunden og FAQ-posterne i feltet Minimumscore for søgeresultater i ofte stillede spørgsmål (i procent) i ikonet Systemindstillinger > System > Indstillinger.

Hvad vil du foretage dig nu?