Überblick
CRM-Implementierung vorbereiten
Vor Sie Daten importieren und die Konfiguration des Systems ausführen, sollten Sie erwägen, was Sie an der Benutzeroberfläche ändern möchten. Das CRM-System soll Ihre Branchenprozesse und Ihre Benutzer unterstützen sowie das Reporting in Ihrer Firma verbessern.
Beim Vorbereiten der Implementierung des CRM-Systems müssen Sie zunächst Ihre Pläne und Ziele für Ihre CRM-Initiative berücksichtigen und sicherstellen, dass Ihr CRM-System diese Ziele unterstützt.
Ihre Rolle als Administrator ist hier von entscheidender Bedeutung, denn sie ist die wichtigste Rolle, die eine CRM-Implementierung erfolgreich macht.
Wenn Sie Ihre CRM-Konfiguration planen, ist es wichtig, dass Sie Ihre Anforderungen an die Datensegmentierung definieren. Sie müssen auch erläutern, welche Datenfelder Sie in verschiedenen Berichten verfolgen müssen.
Note
Sie können alle im System erfassten Informationen als Suchkriterien verwenden, wenn Sie Zielgruppen für Anruflisten oder Kampagnen erstellen. Daher sollten Sie entscheiden, nach welchen Kriterien Sie Ihre Personen segmentieren möchten.
Häufig zu bearbeitende Dinge
Kategorien: Vielleicht möchten Sie Firmen in Hauptzielgruppen einteilen. Sie können Kunden, Interessenten, Lieferanten oder Partner sein. (Um sie zu bearbeiten, gehen Sie zu Listen und bearbeiten Sie die Kategorieliste).
Branche: Sie können die Liste der Industrien bearbeiten, in denen Sie Firmen registrieren. Dabei kann es sich um Transport, IT/Computer, Service, Produktion usw. handeln. (Gehen Sie zu Listen und bearbeiten Sie die Branchenliste, um Industrien zu bearbeiten).
Interessen: Sowohl für die Firma als auch für die Person können Sie die Liste für Interessen bearbeiten. Es können verschiedene Arten von Konten für die Firma und den Rollentyp für die Personen handeln.
Abonnementtyp: Alle Personen in Ihrem SuperOffice CRM können ihren eigenen Typ von Abonnements verwalten. Diese Typen werden häufig beim Erstellen von Selektionen und beim Senden von Kampagnen verwendet.
Sie müssen Ihr Dokument für die Konfigurationsvorbereitung herunterladen, um wichtige Überlegungen für die Konfiguration zu überprüfen. Nachdem Sie die Fragen im Dokument beantwortet haben, erhalten Sie die Informationen, die Sie für die Konfiguration Ihres Systems benötigen.
Nachdem Sie sich für Ihre CRM-Implementierung vorbereitet haben, können Sie Ihre CRM-Benutzer verwalten und erstellen.
Eigene Workflow-Leitfäden erstellen
Workflow-Leitfäden, wie der Verkaufsleitfaden und der Projektleitfaden, helfen den Benutzern, die Kontrolle zu behalten und nach bewährten Praktiken zu arbeiten.
Wenn Sie Ihren Benutzern helfen, die Kontrolle über alle Schritte im Prozess zu behalten, stellen Sie sicher, dass alle Projekte pünktlich geliefert und alle Verkaufschancen nachverfolgt werden. Ohne einen vordefinierten Workflow-Leitfaden verliert man leicht die Kontrolle, insbesondere wenn man gleichzeitig an mehreren Projekten oder Verkäufen arbeitet. Es kann sein, dass Sie die während jeder Stufe Ihres Projekts oder ihrer Verkäufe zu erledigenden Dinge aus den Augen verlieren und infolgedessen Ihre Bearbeitungsfrist verpassen.
Jedes Projekt und jede Verkaufschance hat einen Status, der angibt, an welchem Punkt Sie sich in Ihrem Prozess befinden. Ein Projektstatus kann zum Beispiel "Geplant", "In Bearbeitung" und "Abgeschlossen" sein. Ein Verkauf kann hingegen folgende Stufe haben: "Lead", "Interessephase", "Angebot" oder "Mündliche Zusage".
Jeder Status in Ihrem Workflow-Leitfaden enthält die notwendigen Folgeaufgabe-Aktivitäten und Dokumente, um den Benutzer durch den gesamten Prozess zu führen.
Sie können für jeden verwendeten Typ von Projekt oder Verkauf einen anderen Leitfaden erstellen. Ihr Leitfaden ist verfügbar, wenn ein neuer Verkauf oder ein neues Projekt erstellt wird.
Wenn eine der Stufen in Ihrem Leitfaden abgeschlossen ist, werden Sie automatisch von SuperOffice CRM zum nächsten Schritt aufgefordert, damit Sie sofort Ihre nächste Aktivität planen können. Dadurch behalten Sie die Kontrolle und verpassen nie wieder einen Meilenstein.
Im Workflow-Bereich können Sie Ihre eigenen Workflows für Ihre Projekt- und Verkaufsleitfäden entwerfen und implementieren.
Wenn Sie Ihren eigenen Leitfaden erstellen, können Sie die Status sowie die Aktivitäten und Dokumente festlegen, die Sie pro Status verwenden möchten.
Der beste Weg für die Definition Ihrer eigenen Projekt- oder Verkaufsleitfäden besteht darin, Ihre Status der bewährten Praktiken mit Ihren Kollegen zu besprechen und zu vereinbaren. Unterschiedliche Verkäufe und Projekte benötigen vielleicht einen anderen Ansatz und vielleicht einen anderen Leitfaden. Denken Sie daran, dass Sie sowohl für den Vertrieb als auch für Projekte mehrere Leitfäden erstellen können.
Mobile CRM
Note
Klicken Sie zum Ändern der Sprache in Mobile CRM auf die Schaltfläche Aufgabe in der Ecke unten links. Wählen Sie dann Einstellungen, klicken Sie auf Sprache und wählen Sie eine der Optionen aus.
Benutzer einbinden - Tipps und Best Practices
Ein CRM-System ist nur dann erfolgreich, wenn es von den Menschen genutzt wird, für die es bestimmt ist. Um Sie bei der Verwaltung der Veränderungen innerhalb Ihres Unternehmens durch die Einführung eines CRM-Systems zu unterstützen und die CRM-Benutzerakzeptanzrate zu maximieren, haben wir einige Tipps ausgearbeitet, die Ihnen dabei helfen, die Benutzer einzubinden.
CRM-Botschafter ernennen
Beginnen Sie mit der Ernennung einer Person in Ihrem Unternehmen, die als Botschafter für CRM fungiert. Diese Person, die auch als Administrator (Superuser) bezeichnet wird, kann dafür verantwortlich sein, Routinen und Richtlinien zu erstellen, die Datenqualität sicherzustellen und Benutzer zu verfolgen, wenn sie Fragen haben oder etwas falsch machen.
Bei Bedarf kann diese Person zum Beispiel Workshops organisieren, in denen bewährte Praktiken vorgestellt und die Ergebnisse dokumentiert werden. Diese Person muss ein Experte des Systems sein und über eine gewisse Autorität in der Firma verfügen, um die CRM-Initiative durchführen zu können.
Benutzer von Anfang an miteinbeziehen
Es liegt in der Natur des Menschen, sich Änderungen zu widersetzen. Die Gründe für den Widerstand gegen Veränderungen können die Angst vor dem Unbekannten, vor mehr Arbeit und unerwünschte Änderungen der täglichen Aufgaben und Routinen sein.
Sie können all diese Unsicherheiten entfernen, indem Sie die Endbenutzer von Anfang an einbeziehen und ihnen anhand von Benutzer-Rückmeldungen klar aufzeigen, welche Vorteile Ihnen das neue System bringt. Achten Sie darauf, auf Sie sich die Rückmeldungen anhören und angemessene Vorschläge einbauen.
Stellen Sie sicher, dass das System benutzerfreundlich ist
SuperOffice CRM soll Ihren Benutzern das Leben erleichtern, nicht erschweren. Passen Sie daher die Lösung an die Arbeitsweise Ihrer Benutzer an und nicht umgekehrt. Wenn Sie die Workflows umsetzen, die Ergebnisse bringen, wird Ihre CRM-Lösung einfacher zu übernehmen sein.
Benutzer hassen überladene Schnittstellen mit irrelevanten Informationen, lassen Sie daher nur die Informationen, die Ihr Team heute benötigt. Bei Bedarf können Sie später weitere hinzufügen. Stellen Sie außerdem sicher, dass alle Benutzer WebTools installiert haben.
Routineanleitung erstellen
Ein CRM-Routineleitfaden beschreibt, welche Art von Informationen und wie die Benutzer im CRM-System erfasst werden sollen und wer wofür verantwortlich ist. Es verstärkt auch die Aktionen und Verhaltensweisen, die Ihre Endbenutzer übernehmen sollen, um Branchenziele zu erreichen.
Stellen Sie sicher, dass Sie diesen Routineleitfaden stets aktualisieren, um Änderungen entweder im CRM (vielleicht aufgrund von Aktualisierungen) oder in den neuen Routinen widerspiegeln, für die Sie sich entschieden haben. Lernen Sie mehr über die Erstellung eines CRM-Routineleitfadens.
Mitarbeiter schulen
Legen Sie genügend Zeit für die Schulung Ihrer Mitarbeiter fest. Sie können sich auch an unsere erfahrenen Berater wenden, die Sie bei der Schulung Ihrer Benutzer unterstützen. Wenden Sie sich an uns, um mehr zu erfahren.
Benutzer belohnen
Überprüfen Sie, wie Ihre Mitarbeiter das CRM-System genutzt haben, und denken Sie daran, diejenigen zu belohnen, die es gut und häufig nutzen. Das Belohnungssystem eignet sich bestens, damit alle Benutzer denselben Weg einschlagen.
Sie können zum Beispiel ansehen, wie viele ausgehende Anrufe ein Benutzer im System erfasst hat, wie viele Leads er in einen Verkauf umwandeln konnte und wie genau seine Dateneingabe ist. Dann könnten Sie den besten Benutzer belohnen und den anderen mitteilen, was er für diese Belohnung getan hat.
Zusammenfassung
Es ist großartig, dass Sie ein CRM-System gekauft und implementiert haben. Diese Lösung wird Ihnen viele Vorteile bringen. Sie müssen jetzt nur noch Ihre Benutzer dazu bringen, das System wie geplant und so anzuwenden, dass die Ihre Branchenprozesse dadurch unterstützt werden.
Beginnen Sie damit, selbst ein gutes Beispiel zu sein, verwenden Sie SuperOffice CRM jeden Tag und lassen Sie es Teil Ihrer täglichen Routine werden. Wir sind sicher, dass Sie es weit bringen werden, wenn Sie die folgenden sechs bewährten Praktiken befolgen. Viel Glück!
WebTools für Ihre Benutzer installieren
WebTools müssen für alle Benutzer installiert werden, um die Integration zwischen SuperOffice und MS Office Outlook und Dokumenten zu gewährleisten. Jeder Benutzer erhält eine E-Mail mit Anweisungen, wenn er SuperOffice zu nutzen beginnt. Als Administrator muss jedoch sichergestellt werden, dass diese befolgt werden.
Eine gute Möglichkeit, die relevante E-Mail-Kommunikation mit Kunden zu verfolgen, ist deren Speicherung in SuperOffice. Auf diese Weise können alle prüfen, ob jemand in letzter Zeit mit einem bestimmten Kunden in Kontakt war und worum es in dieser Kommunikation ging.
Durch die Installation von WebTools sind Ihre E-Mails und Dokumente mit SuperOffice integriert. Mit einem Klick können Sie alle ein- oder ausgehende E-Mail speichern. Für die Installation von WebTools benötigen die Benutzer Administratorrechte, also helfen Sie ihnen die Anwendung korrekt zu installieren.