Aus Excel importieren
In SuperOffice CRM können Sie mit Excel, Outlook, Gmail oder Ihrem ERP-Synchronizer in einem Schritt Ihre Kundendaten importieren.
Die Excel-Tabellenkalkulation kann beispielsweise die folgenden Informationen enthalten:
Eine Liste möglicher Kunden/Interessenten, die Sie in SuperOffice importieren möchten.
Tip
Fügen Sie beispielsweise allen Personen eine Spalte mit dem Text "Interessent" hinzu, um sie ganz einfach mit der richtigen Kategorie in SuperOffice CRM zu verknüpfen.
Eine Firmen-/Personenliste mit "bereinigten" Daten (exportiert und auf Qualität geprüft und wird wieder importiert).
Firmen und Personen aus anderen Anwendungen und Formaten, wie beispielsweise Buchhaltungssystemen, anderen CRM-Clients, E-Mail-Clients (anderen als Gmail und Outlook) und Windows-Installationen von SuperOffice CRM.
Bevor Sie beginnen
Caution
Wir empfehlen Ihnen, den SuperOffice Support zu kontaktieren, um Ihre SuperOffice-Datenbank zu sichern, vor Sie große Datenmengen importieren.
Sie müssen die Excel-Datei vorbereiten, bevor Sie mit dem Import beginnen. Auswahlliste:
Die Excel-Tabellenkalkulation sollte mindestens Spalten mit Firmennamen und Personennamen (Vorname und Nachname) enthalten.
Überprüfen Sie, ob die Daten auf dem neuesten Stand sind. Sind zum Beispiel Postadressen und Telefonnummern korrekt?
Firmen/Personen aus einer Excel-Datei importieren
Sehen Sie sich dieses Video an oder führen Sie die folgenden Schritte aus, um zu lernen, wie Sie Ihre Personen mit unserer Importvorlage in SuperOffice CRM importieren können (Videolänge - 4:02):
Schritte
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Öffnen Sie die Ansicht Importieren, indem Sie auf das der Schaltfläche Importieren im Navigator klicken.
Vergewissern Sie sich, dass Personen unter Importquelle auswählen ausgewählt ist, und klicken Sie dann auf das Excel.
Klicken Sie im Dialogfeld Datei hochladen auf Datei hochladen, um die Excel-Tabelle auszuwählen, die Sie importieren möchten.
Blättern Sie zur gewünschten Excel-Tabellenkalkulation und klicken Sie auf Öffnen. Die Daten aus der Tabellenkalkulation werden in der Tabelle angezeigt.
Note
In dieser Stufe sind die Firmen/Personen von Excel noch nicht in die SuperOffice-Datenbank importiert worden. SuperOffice lädt lediglich die Firmen-/Personenliste aus der Tabellenkalkulation hoch, damit Sie die Importeinstellungen festlegen können.
Importeinstellungen anpassen
Da eine Excel-Tabellenkalkulation sowohl wenig als auch viele Spalten enthalten kann, ist es wichtig, dass die Spalten mit den Daten, die Sie importieren möchten, mit den richtigen SuperOffice-Feldern verknüpft werden.
Note
Wenn die Excel-Tabellenkalkulation oben eine Titelzeile hat, wird dies ebenfalls in der Liste angezeigt. Sie können sie entfernen, wenn Sie die Daten im nächsten Schritt in der Vorschau anzeigen.
Suchen Sie die Spalte heraus, die die Firmennamen enthält, und klicken Sie auf den Spaltentitel (Keine Selektion) und wählen Sie Firma: Name.
Suchen Sie die Spalte heraus, die die Vor- und Nachnamen der Personen enthält, und klicken Sie auf den Spaltentitel (Keine Selektion) und wählen Sie Person: Vorname und Person: Nachname. Wenn Vor- und Nachname in einer Spalte zusammengefasst sind, wählen Sie Person: Vollständiger Name.
Wählen Sie die SuperOffice-Felder für die übrigen Spalten in der Tabelle aus. Überspringen Sie die Spalten, die Sie nicht importiert möchten.
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Klicken Sie auf Importeinstellungen konfigurieren und Importeinstellungen anpassen.
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Geben Sie in das Feld Einwilligungskommentar einen Kommentar ein, warum Sie diese Personen in SuperOffice registrieren (Zweck) und wie und wo Sie die Einwilligung der Personen eingeholt haben
Klicken Sie auf Next (Weiter). Das Fenster Vorschau des Imports anzeigen erscheint.
In Vorschau des Imports anzeigen können Sie die Importdaten durchsuchen, bevor der Import beginnt.
Symbol Beschreibung Die Firma ist nicht vorhanden und wird hinzugefügt. Die Firma ist bereits vorhanden und wird aktualisiert. Die Person ist nicht vorhanden und wird hinzugefügt. Die Person ist bereits vorhanden und wird aktualisiert. leer Keine Aktualisierung.
Entfernen Sie die Markierungen für die Zeilen, die NICHT importiert werden sollen. Wenn das Excel-Arbeitsblatt eine Überschriftenzeile enthalten hat, können Sie sie hier entfernen.
Wenn Sie sicher sind, dass Sie alle Daten einbezogen haben, die Sie importieren möchten, klicken Sie auf Importieren.
Fehlerbehebung
Viele Kontakte werden ohne Symbol angezeigt. Bedeutet das, dass diese Personen nicht importiert werden?
Zeilen ohne Symbole werden nicht importiert. Wenn Sie feststellen, dass viele Personen nicht importiert werden, liegt das vielleicht daran, dass diese Personen nicht mit einer Firma verbunden sind. Gehen Sie in diesem Fall folgendermaßen vor:
Gehen Sie zur Importquelle zurück (Gmail, Outlook oder Excel) und legen Sie eine Firma für die Person fest, wenn die Person tatsächlich mit einer Firma verknüpft ist. Starten Sie den Import danach neu.
Legen Sie die Person wie folgt als Firma fest, wenn die Person nicht mit einer Firma verknüpft ist, aber unter ihrem eigenen Namen in SuperOffice erfasst werden soll:
- Klicken Sie auf Vorherige und Importeinstellungen konfigurieren.
- Klicken Sie unter Person auf die Liste Wenn kein Firmenname.
- Wählen Sie Firma aus Kontaktnamen erstellen.
- Klicken Sie auf Speichern.
- Klicken Sie auf Weiter und prüfen Sie, dass das Symbol Neue Firma neben der Person angezeigt wird. Die Person wird in SuperOffice CRM als Firma mit ihr selbst als einzige Person erfasst.
Ich komme nicht weiter!
Sie müssen alle erforderlichen SuperOffice-Felder mit ihren jeweiligen Spalten verknüpfen, um fortzufahren. Die Pflichtfelder werden über der Tabelle angezeigt. Wenn Sie festgelegt haben, dass Personen ohne Firmen als neue Firmen hinzugefügt werden sollen, müssen Sie nur das SuperOffice-Feld Firma: Name ausfüllen.
Import abschließen
Wenn der Import endet, werden zwei Listen angezeigt:
- Neue Firmen und Personen, die importiert wurden.
- Vorhandene Firmen und Personen, die infolge des Imports geändert wurden.
Über jeder Liste befindet sich eine Verknüpfung zu der Selektion mit den neuen/geänderten Firmen/Personen.
Tip
Wenn Sie neue Firmen/Personen importiert haben und es Probleme mit den importierten Daten gibt, können Sie diese Auswahl in SuperOffice CRM öffnen und die neuen Firmen/Personen löschen.