Benutzer
Als Administrator sind Sie dafür verantwortlich, Ihre Benutzer hinzuzufügen und zu verwalten.
SuperOffice CRM verwendet ein rollen‑ und gruppenbasiertes Zugriffssystem. Das bedeutet, dass jeder SuperOffice‑Benutzer eine Rolle hat und einer primären Gruppe angehört (diese Einstellungen sind Pflicht).
Das folgende Diagramm zeigt ein Modell, wie das Zugriffssystem in SuperOffice CRM funktioniert.
Eine Rolle hat eine Menge von Daten‑ und funktionalen Rechten, und eine Gruppenzuordnung gewährt Zugriff auf Datenobjekte, verschiedene SuperOffice‑Listen und hilft dabei, Systemeinstellungen effizienter zu setzen.
Das System erlaubt Ihnen, den Zugriff auf Firmen, Persone, Projekte, Projektmitglieder, Selektionen, Verkäufe, Stakeholder (im Verkauf), Folgeaufgaben, Dokumente (einschließlich E‑Mails und Mailings), Beziehungen (Person und Firma), und Dashboards zu konfigurieren. All diese unterschiedlichen Arten von Datensätzen werden Datenobjekte genannt.
Jedes Datenobjekt gehört einem Benutzer, der Sie selbst (a), Benutzer in Ihrer primären Gruppe (b), Benutzer Ihrer anderen Gruppen (c), andere Mitarbeiter, mit denen Sie nicht über eine Ihrer Gruppen verbunden sind (d), externe Benutzer (e), und anonyme Benutzer (f) sein kann.
Die Eigentümerschaft der verschiedenen Datenobjekte wird in verschiedenen Feldern festgelegt. Zum Beispiel legt im Firmensatz das Feld Unser Kontakt den Eigentümer des Datensatzes fest. Bei Follow‑ups ist es das Feld Owner, im Projekt Verantwortlich, und so weiter.
Benutzer-Typen
Mitarbeiter: SuperOffice CRM-Benutzer (in Ihrer Firma)
Andere Benutzer: Anonyme und Systembenutzer
Anonyme Benutzer: Benutzer mit eingeschränkten Rechten, die durch die Rolle für anonyme Benutzer definiert werden. Anhand von anonymen Benutzern kann z.B. Zugriff auf Webseiten erteilt werden. Auf diese Weise können Vertriebsmitarbeiter z.B. wichtige Informationen über SuperOffice CRM auf einer Website zur Verfügung stellen, für die keine Anmeldung erforderlich ist. Kunden erhalten so leicht Zugriff auf die Informationen.
Systembenutzer: Der Systembenutzer versteht sich als Ergänzung und kann verwendet werden, um Prozessen zum Beispiel zum Replizieren von Kalendern vollständigen Zugriff auf die SuperOffice-Datenbank zu erteilen.
Mitarbeiter
Mitarbeiter sind SuperOffice-Benutzer in Ihrer Firma (oder einer zugehörigen Firma wie einem Tochterunternehmen).
Auf der Registerkarte Mitarbeiter der Ansicht Benutzer können Sie Benutzer des Typs Mitarbeiter hinzufügen und ihnen Rollen, Gruppen und Lizenzen hinzufügen, vorhandene Benutzer bearbeiten und Benutzer löschen.
Damit eine Person als SuperOffice CRM-Benutzer erfasst werden kann, muss sie bei einer im Listenfeld Firma der Ansicht Benutzer angezeigten Firma registriert sein. Damit eine Firma im Listenfeld Firma der Ansicht Benutzer aufgeführt wird, muss sie als Firma in der Firmenliste auf der Registerkarte Unsere Firmen aufgeführt sein.
Benutzergruppen
Eine Gruppe wird dem Benutzer zugewiesen und gewährt Zugriff auf Datenobjekte (4 im vorherigen Diagramm). Ein Benutzer muss eine primäre Gruppe haben und kann mehrere andere Gruppen haben.
In diesem Beispiel hat Benutzer A Marketing als andere Gruppe und Benutzer B hat Marketing als primäre Gruppe. In diesem Fall, wenn Benutzer A Daten sehen möchte, die von Benutzer B erstellt wurden, muss in der Rolle von Benutzer A die Rechte „Lesen" neben allen Datenobjekten in der Spalte Andere Gruppe vorhanden sein. Dies liegt daran, dass die Marketing‑Gruppe die andere Gruppe für Benutzer A ist und sie mit Datensätzen verknüpft, die Benutzer B erstellt.
Eine Gruppe kann auch Zugriff auf Listenelemente in SuperOffice CRM gewähren. Dies ist nur relevant, wenn Sie die Einstellung Gruppierung und Filterung für Ihre Listen verwenden. Ist diese Einstellung nicht aktiviert, haben alle Benutzer Zugriff auf alle Listen in SuperOffice CRM. Gruppierung und Filterung sind besonders nützlich, wenn viele Benutzer mit verschiedenen Verantwortlichkeiten Zugriff auf das System haben. Auf diese Weise können Sie vermeiden, dass bestimmte Benutzer auf Informationen zugreifen, die sie nicht sehen sollten.
Beispielsweise wenn Sie ein bestimmtes Listenelement nur für bestimmte Benutzer sichtbar machen möchten, gehen Sie zur Liste, die diese Elemente enthält, wählen das Element aus und setzen im Feld „Sichtbar für Benutzergruppen" ein Häkchen bei den Benutzergruppen, die das Listenelement sehen sollen.
Wenn Sie Ihre Benutzer in Gruppen organisiert haben, ist das auch praktisch, wenn Sie SuperOffice‑Einstellungen personalisieren möchten, die wir Präferenzen nennen. Jede Präferenz kann für einen einzelnen Benutzer, eine Benutzergruppe oder das gesamte System eingestellt werden.
Ansicht Benutzer
In der Ansicht Benutzer können Sie verschiedene Benutzertypen hinzufügen und bearbeiten.
Note
Änderungen, die Sie in der Ansicht Benutzer vornehmen, werden erst wirksam, wenn Sie unten in der Ansicht auf Speichern klicken und im daraufhin angezeigten Dialogfeld bestätigen, dass Sie die Änderungen speichern möchten. Wenn Sie auf Abbrechen klicken, gehen alle in dieser Ansicht vorgenommenen Änderungen seit Ihrer letzten Speicherung verloren.
Die Mitarbeiterliste
Standardmäßig enthält die Liste auf der Registerkarte Mitarbeiter die folgenden Spalten:
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
| Benutzer-ID | Der Benutzername, der dem Mitarbeiter zugewiesen wurde |
| Vorname | Der Vorname des Benutzers |
| Nachname | Der Nachname des Benutzers. |
| Primärgruppe | Die Primärgruppe des Benutzers |
| Rolle | Die Rolle die dem Benutzer zugewiesen wurde. Die Rolle bestimmt die Zugriffsrechte des Benutzers in SuperOffice CRM. |
| Benutzerplan | Der Benutzerplan, der dem Benutzer zugewiesen wurde |
Tip
Sie können auswählen, welche Spalten in der Liste angezeigt werden sollen. Klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf eine Spaltenüberschrift und wählen Sie die relevanten Spalten in der Spaltenliste aus. Um die Reihenfolge der Spalten zu ändern, klicken und ziehen Sie eine Spaltenüberschrift.
Suche nach Benutzern: Mit dieser dynamischen Suchfunktion können Sie bestimmte Benutzer schnell nach Namen oder Benutzer-ID suchen oder alle Benutzer suchen, die zu bestimmten Rollen, Gruppen oder Benutzerplänen (SuperOffice CRM Online) gehören. Geben Sie einfach Text in das Suchfeld ein, um die Liste mit den entsprechenden Benutzern zu aktualisieren.
Nur Benutzer anzeigen, die sich anmelden können: Mit dieser Option werden nur Benutzer angezeigt, die aktiv sind (nicht deaktiviert wurden).
Liste filtern
Sie können die Liste der Benutzer nach einem der Spaltenköpfe filtern. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Spalte, um weitere Spalten hinzuzufügen, nach denen gefiltert werden soll.
- Gehen Sie zur Registerkarte Mitarbeiter.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Spaltenüberschrift oder klicken Sie auf in der Ecke oben rechts in der Liste.
- Wählen Sie Filter aktivieren.
- Klicken Sie auf OK. Es werden Filter-Schaltflächen zu jeder Spaltenkopfzeile hinzugefügt.
- Klicken Sie in der zu filternden Spalte auf .
- Wählen Sie die entsprechenden Werte in der Liste aus. Bei einer langen Liste verwenden Sie die Suchfunktion.
- Klicken Sie auf Filter.
- Gehen Sie wie in Schritt 5-7 erläutert vor, um nach weiteren Spalten zu filtern.
Gruppieren der Liste
Sie können die Liste der Benutzer nach Rolle, Benutzerplan (SuperOffice CRM Online), Primärgruppe und ähnlichem gruppieren. Darüber hinaus können Sie auf mehreren Ebenen gruppieren. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Spalte, um weitere Spalten hinzuzufügen, nach denen gruppiert werden soll (siehe auch Ansichten anpassen).
- Gehen Sie zur Registerkarte Mitarbeiter.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Spaltenüberschrift oder klicken Sie auf in der Ecke oben rechts in der Liste.
- Wählen Sie Gruppierung aktivieren.
- Klicken Sie auf OK.
- Klicken Sie bei dem Wert, nach dem Sie gruppieren möchten, auf den Spaltenkopf und ziehen Sie ihn in den Bereich über den Spalten ("Ziehen Sie einen Spaltenkopf ..."). Die Liste wird nun nach diesem Wert gruppiert.
- Um nach weiteren Werten zu gruppieren, klicken Sie auf einen anderen Spaltenkopf und ziehen ihn in denselben Bereich.
- Klicken Sie auf die Gruppenwerte und ziehen Sie sie, um die Reihenfolge der Gruppierungsebenen zu ändern.
- Klicken Sie auf einen Gruppenwert, um die Sortierreihenfolge zu ändern.
Note
Wenn Sie zu einer anderen Registerkarte wechseln, wird das Gruppieren zurückgesetzt.
Benutzerinformationen
Ganz rechts im Fenster finden Sie detaillierte Informationen über den Benutzer, der in der Liste der Mitarbeiter ausgewählt wurde.
Der vollständige Name, die E-Mail-Adresse und die Zugehörigkeit: Firma werden oben angezeigt. Unten in diesem Bereich können Sie den Benutzer mit der Schaltfläche Anmelden möglich in SuperOffice aktivieren/deaktivieren. Klicken Sie auf die Schaltfläche Aufgabe, um auf Funktionen wie Benutzer verschieben zuzugreifen und Begrüßungs-E-Mails und E-Mails zum Zurücksetzen von Passwörtern zu senden.
In der Übersicht Benutzer gibt es verschiedene Registerkarten:
- Details: Hauptübersicht der Benutzerinformationen wie Benutzer-ID, Rolle, Benutzerplan (SuperOffice CRM Online), Primärgruppe und Servicekategorien.
- Lizenzen: Zusatzinformationen zur Lizenz wie Konfigurierbare Aktivitäten, die dem Benutzer die Option geben, Folgeaufgabe, Dokumente und Selektionen sichtbar zu machen.
- Mehr: Die Registerkarte zeigt an, ob Zusatzfelder für Personen vorhanden sind.
Unsere Firmen
Damit eine Person als SuperOffice CRM-Benutzer erfasst werden kann, muss sie bei einer im Listenfeld Firma der Ansicht Benutzer angezeigten Firma registriert sein. Damit eine Firma im Listenfeld Firma der Ansicht Benutzer aufgeführt wird, muss sie als Firma in der Firmenliste auf der Registerkarte Unsere Firmen aufgeführt sein.
Spalten in der Firmenliste
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
| Name der Firma | Name der Firma |
| Abteilung | Der Name der Abteilung in der Firma. |
| Ort | Wo sich die Firma befindet. |
| Mitarbeiter | Wie viele Mitarbeiter wurden für die Firma erstellt? |
| Aktiver Satellit | Ob das Unternehmen als aktiver Satellit aufgezeichnet wurde. |
Benutzerlizenzen
Auf der Registerkarte Benutzerlizenzen in der Ansicht Benutzer sehen Sie, welche Lizenzen in Verwendung sind und welche Benutzer sie besitzen.
- Klicken Sie in der Liste Benutzerlizenzen auf einen Lizenznamen, um die Benutzer anzuzeigen, die ihm derzeit zugeordnet sind.
- Halten Sie den Mauszeiger über einen Lizenznamen, um detaillierte Informationen anzuzeigen.
In modulbasierten Abonnements zeigt die Liste die einzelnen Benutzerplanlizenzen (z. B. Sales Premium oder Service Essentials) mit der jeweiligen Platzanzahl.
In SuperOffice CRM Suite-Abonnements zeigt die Liste Ihren aktiven Plan und die Gesamtzahl der Plätze – zum Beispiel Core (20). Es gibt keine Zuweisung von Benutzerplänen pro Benutzer; alle Plätze sind im Plan Ihrer Organisation enthalten.
Benutzergruppen
Auf der Registerkarte Benutzergruppen in der Ansicht Benutzer können Sie sich einen Überblick über Benutzer und Benutzergruppen verschaffen. Klicken Sie auf einen Gruppennamen in der Liste Verfügbare Gruppen, um eine Liste der Benutzer anzuzeigen, die momentan dieser Gruppe zugeordnet sind.
Sichtbarkeit
Ob Sie bestimmte Dokumente, Verkäufe, Wiedervorlagen und Selektionen anzeigen können, hängt nicht nur von der Ihnen zugeordneten Rolle ab. Bestimmte Informationen sind möglicherweise nicht für Sie zugänglich. In den Dialogfeldern Dokumente und Folgeaufgaben und in den Ansicht Verkauf und Selektion gibt es ein Listenfeld namens Sichtbar für. In der Ansicht Verkauf können Sie beispielsweise auswählen, ob der Verkauf für jeden sichtbar ist, nur für die primäre Gruppe, der der Besitzer angehört, oder nur für den Eigentümer.
Hierfür ist die Lizenz Vertrauliche Aktivitäten erforderlich. So legen Sie diese Lizenz fest:
-
Wählen Sie im Navigator Benutzer aus.
Wählen Sie die Registerkarte Mitarbeiter.
Doppelklicken Sie auf den Benutzer, dem Sie Zugriff auf vertrauliche Aktivitäten gewähren möchten.
Wählen Sie die Registerkarte Lizenzen aus und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Vertrauliche Aktivitäten.
Klicken Sie auf Speichern.