Benutzer hinzufügen
Nachdem Ihre SuperOffice CRM-Lösung konfiguriert und personalisiert wurde, können Sie Ihren Benutzern Zugriff auf ihre CRM-Lösung gewähren.
Administratoren sind dafür verantwortlich, neuen Benutzern einen Benutzerplan, einen Benutzernamen, ein Passwort zur Verfügung zu stellen und die Benutzergruppe mitzuteilen, zu welcher der Benutzer gehört. Sie können unter Einstellungen und Verwaltung Benutzer zu SuperOffice CRM hinzufügen.
Note
Wenn Sie bei der Bestellung von SuperOffice CRM Informationen über Benutzer angegeben haben, müssen Sie keine Benutzer hinzufügen. Die Benutzer haben die Zugangsdaten von SuperOffice per E-Mail erhalten. Überprüfen Sie im Menü Benutzer in Einstellungen und Verwaltung, ob sich Benutzer im System befinden.
Im Folgenden wird beschrieben, wie Sie einen einzelnen Benutzer hinzufügen. Informationen zum Hinzufügen mehrerer Benutzer finden Sie unter Benutzer importieren.
Befolgen Sie die Schritte mit Leitfaden oder sehen Sie sich das folgende Video an, um zu sehen, wie Sie einen neuen Benutzer in SuperOffice CRM hinzufügen können (Videolänge - 1:46):
Neuen SuperOffice CRM-Benutzer hinzufügen
Öffnen Sie die Ansicht Benutzer.
Wählen Sie die Registerkarte Mitarbeiter aus.
Klicken Sie unter der Liste auf die Schaltfläche Hinzufügen.
Geben Sie den Namen und die E-Mail-Adresse des neuen Benutzers im oberen Bereich der Karte ein.
Wenn in Ihrer SuperOffice-Installation mehr als eine Firma des Eigentümers verfügbar ist, können Sie diese unter dem Feld E-Mail auswählen.
Geben Sie die relevanten Informationen in den Registerkarten Details und Lizenzen ein.
Klicken Sie auf Speichern. Der Name des neuen Benutzers wird in der Liste angezeigt.
Tip
Wenn aktive Benutzer einen anderen Benutzerplan benötigen, können Sie in Einstellungen und Verwaltung Benutzerpläne zuordnen.
Registerkarte Details
Auf der Registerkarte Details stehen folgende Optionen zur Verfügung:
Benutzer-ID: Bearbeiten Sie im Feld Benutzer-ID die vorgeschlagene ID für den Benutzer (falls Sie die automatisch generierte ID nicht verwenden wollen). Sie dürfen keine Benutzer-ID festlegen, die bereits in der Datenbank vorhanden ist. Bezüglich der Zeichen, die in der Benutzer-ID verwendet werden dürfen, bestehen keine Einschränkungen.
Note
Die Benutzer-ID wird in SuperOffice CRM in den ID-Spalten angezeigt, weil der Platz in diesen Spalten begrenzt sein kann und die Benutzer-ID nicht zu lang sein sollte.
Nickname: Der Nickname ist der für andere Benutzer von SuperOffice sichtbare Name und wird nur für Benutzer von SuperOffice Service verwendet. Sie können den vorgeschlagenen Spitznamen für den Benutzer bearbeiten (falls Sie den automatisch generierten Namen nicht verwenden wollen).
Authentifizierung: Wenn mehrere Authentifizierungsmethoden verfügbar sind, können Sie hier eine Authentifizierungsmethode auswählen.
Benutzername: Geben Sie den SuperOffice-Benutzernamen ein. Dies sollte derselbe Name wie im System Ihres Identitätsanbieters sein (wenn Sie Office 365 oder Gmail für die Authentifizierung verwenden). Wenn Sie SuperOffice für die Authentifizierung verwenden, geben Sie einfach Ihre E-Mail-Adresse ein. Stellen Sie sicher, dass die E-Mail-Adresse gültig ist, weil sie zur Kontobestätigung verwendet wird.
Rolle: Legen Sie im Listenfeld Rolle die Rolle für den Benutzer fest. Die Rolle bestimmt den Datenzugriff des Benutzers und die Rechte für die Funktionen. Sie können Ihre eigene Rolle nicht ändern.
Benutzerplan: Wählen Sie den relevanten Benutzerplan für den Benutzer aus. Damit wird festgelegt, auf welche SuperOffice-Funktionen der Benutzer zugreifen kann.
Ausgeschiedener Mitarbeiter: Wenn ein Benutzer keinen Zugriff mehr auf SuperOffice haben soll, wählen Sie diese Option aus, um den Benutzerplan und die Login-Rechte des Benutzers zu löschen.
Primärgruppe: Wählen Sie im Listenfeld Primärgruppe eine der vordefinierten Optionen für eine Gruppenzugehörigkeit aus. Diese Optionen werden in der Ansicht Listen festgelegt. Der Benutzer erhält Zugriff auf Daten, die anderen Benutzern derselben Primärgruppe gehören. Zugriffsrechte für diese Daten (zum Beispiel zum Schreiben und Löschen) sind in der Rolle definiert, zu der der Benutzer gehört. Für weitere Informationen siehe auch Sichtbarkeit zum Teilen von Daten mit Ihrer Primärgruppe.
Weitere Gruppen: Klicken Sie in das Feld Weitere Gruppen und wählen Sie aus, zu welchen anderen Gruppen der Benutzer gehören soll. Wenn die Liste viele Gruppen enthält, geben Sie zunächst einen Gruppennamen in das Suchfeld ein, um die Liste zu filtern.
SuperOffice Service-Kategorien: Mit diesen Kategorien erhalten Benutzer Zugriff auf bestimmte Anfragekategorien.
Service-Kategorien aus Benutzergruppen: Die Kategorien werden angezeigt, die der Benutzer von einer Benutzergruppe bekommt.
Beispiel
Peter Weber arbeitet in der Vertriebsabteilung einer großen Firma. Die Primärgruppe ist auf "Verkäufe" festgelegt, sodass Peter Weber Zugriffsrechte für Daten hat, die von Benutzern der Vertriebsabteilung erstellt wurden. Die Zugriffsrechte für die Primärgruppe sind in der Rolle definiert, zu der Peter Weber gehört. Diese Rolle bestimmt, ob Peter Weber Daten, die von anderen Benutzern in der Vertriebsabteilung erstellt wurden, bearbeiten oder löschen kann (siehe Datenrechte für eine Rolle festlegen).
Peter Weber muss außerdem über beschränkte Rechte für Dokumente von der Marketing- und der Entwicklungsabteilung verfügen. Diese beiden Abteilungen werden unter Weitere Gruppen hinzugefügt. In der Rolle, zu der Peter Weber gehört, ist festgelegt, dass Peter Weber nur Lesezugriff auf diese Daten besitzt.
Die Registerkarte Lizenzen
In der Registerkarte Lizenzen können Sie neben den im ausgewählten Benutzerplan definierten Lizenzen weitere Lizenzen auswählen.
Vertrauliche Aktivitäten: aktiviert die Liste Sichtbar für Folgeaufgaben, Dokumente und Verkäufe, damit sichtbare Einträge nur für den Benutzer, die Primärgruppe des Benutzers oder für alle sichtbar gemacht werden.
Anmelden möglich
Im unteren Bereich der Benutzerkarte können Sie die Login-Rechte des ausgewählten Benutzers aktivieren oder deaktivieren, indem Sie auf die Schaltfläche Anmelden möglich klicken. Standardmäßig wird diese Option aktiviert, wenn Sie einen Benutzerplan für den Benutzer auswählen.
Benutzer/Mitarbeiter bearbeiten
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Wählen Sie im Navigator das Benutzer aus.
- Wählen Sie die Registerkarte Mitarbeiter aus.
- Wählen Sie den gewünschten Benutzer in der Benutzerliste aus.
- Nehmen Sie Ihre Änderungen vor und klicken Sie auf Speichern.