Neue Firma erstellen

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In der Ansicht Firma können Sie Informationen über Firmen auf mehreren Ebenen eingeben, die durch die drei Registerkarten Firma, Mehr und Interessen dargestellt werden. Um ein Kommentar zu einer Firma einzufügen, verwenden Sie die Registerkarte Hinweis.

Sehen Sie sich das Video an, wie Sie eine Firma erstellen.

Registerkarte Firma

  1. Klicken Sie auf Neu auf der oberen Leiste und wählen Sie Firma.

  2. Geben Sie in der leeren Firmenkarte den Namen der Firma in das Feld oben auf der Registerkarte Firma ein. Der Firmenname ist obligatorisch und mit rotem Text hervorgehoben.

    Leere Firmenkarte -screenshot

  3. Geben Sie im Feld Land das Land der Firma ein. Das korrekte Adressenformat für dieses Land wird automatisch in die Registerkarte Firma aktualisiert. Sie können Ihren aktuellen Standort über System in den Einstellungen konfigurieren.

  4. Füllen Sie die anderen Felder entsprechend aus.

    Note

    Standardfeldwerte und Listenwerte (wie beispielsweise Branche und Kategorie) werden im Dialogfenster Voreinstellungen festgelegt.

  5. Klicken Sie auf Speichern, um die eingegebenen Informationen zu speichern, oder klicken Sie auf die Registerkarte Mehr, um weitere Informationen zur Firma einzugeben.

Was in den verschiedenen Feldern passiert

  1. Wenn die Firma zum Beispiel über verschiedene Abteilungen verfügt, können Sie im Feld Abteilung eine Abteilung eingeben.

  2. Das verfügbare Adressenfeld hängt vom ausgewählten Land ab. Voreingestellt ist das Land, in dem sich Ihre Firma befindet.

    Nachdem Sie das Land ausgewählt haben, wird auf der Registerkarte Firma automatisch für die verbleibenden Adressenfelder eingefügt.

  3. Geben Sie in das Feld PLZ die Postleitzahl der Firma ein. Wenn Sie eine Postleitzahl eingeben, die in der SuperOffice-Datenbank definiert ist, wird der Ortsname automatisch eingetragen, wenn das Feld leer ist. Sie können auch einen Ortsnamen im Feld Ort eingeben, woraufhin im Feld PLZ eine Postleitzahl vorgeschlagen wird.

  4. Das Feld Telefon zeigt eine Tabelle mit den Spalten Telefon und Beschreibung an. Geben Sie eine Telefonnummer sowie eine kurze Beschreibung zum Eintrag ein, z. B. Telefonzentrale. Sie können hier mehrere Telefonnummern eingeben. Klicken Sie zum Beenden der Eingabe neben der Tabelle, oder drücken Sie die TAB-Taste, bis die Tabelle geschlossen wird.

  5. Geben Sie in das Feld Fax eine Faxnummer ein. Gehen Sie dabei wie unter Telefon beschrieben vor.

  6. Geben Sie in das Feld Website die Internetadresse der Firma ein. Gehen Sie dabei wie unter Telefon beschrieben vor.

  7. Geben Sie in das Feld E-Mail die E-Mail-Adresse der Firma ein. Gehen Sie dabei wie unter Telefon beschrieben vor.

  8. Im Feld Verantwortlich wird automatisch Ihr Name angezeigt. Wenn Sie auf die Pfeile klicken, wird ein Listenfeld angezeigt, aus dem Sie den Namen eines anderen Mitarbeiters Ihrer Firma auswählen können.

  9. Wählen Sie im Feld Kategorie aus einer vordefinierten Liste an Kategorien die Kategorie aus, zu der die Firma gehört. Klicken Sie auf den Pfeil, um die Liste mit den Kategorien anzuzeigen. Erforderliches Feld - wenn Sie es leer lassen, können Sie die Firma nicht speichern.

  10. Im Feld Code wird für die Firma, für die Sie gerade einen Eintrag anlegen, automatisch ein Code vorgeschlagen (sobald Sie auf Speichern klicken). Der Code basiert auf dem Namen der Firma. Sie können jedoch auch einen anderen Code eingeben.

  11. In das Feld Nummer gibt SuperOffice CRM automatisch die nächste verfügbare Firmennummer ein. Die Standardeinstellung für die erste Firmennummer ist 10001. Der Wert erhöht sich für jede neue Firma um 1. Diese Standardeinstellung können Sie in Einstellungen und Verwaltung ändern.

  12. Geben Sie in das Feld USt. ID-Nr. die Umsatzsteuernummer der Firma oder eine ähnliche Nummer ein.

  13. Wählen Sie im Feld Branche aus einer Liste verschiedener vordefinierter Branchen eine aus. Klicken Sie auf den Pfeil, und wählen Sie die Branche aus, die zu der entsprechenden Firma am besten passt. Dieser Schritt ist erforderlich.

  14. Wählen Sie im Feld Hauptperson die Person aus, die der Hauptansprechpartner für diesen Kunden sein soll. Sie müssen zunächst Personen zur Firma hinzufügen.

  15. Hier können zusätzlich drei der benutzerdefinierten Felder aus der Registerkarte Mehr angezeigt werden. Dies wird in Einstellungen und Verwaltung festgelegt. Welche Felder angezeigt werden, hängt von der Benutzergruppe ab.

  16. Weiter unten in der linken Ecke enthält die Firmenkarte zwei Kontrollkästchen: Stopp und Mailsperre.

    • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Stopp, um die Mitarbeiter darauf hinzuweisen, dass sie auf eine bestimmte Firma besonderes Augenmerk richten sollen. Auf der Firmenkarte wird ein Stoppzeichen angezeigt. Sie können auch einen Vermerk für die Mitarbeiter einfügen, in dem Sie angeben, warum diese Firma mit einem Stopp-Hinweis gekennzeichnet ist. Diese Option können Sie nur im Bearbeitungsmodus aktivieren.

    • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Mailsperre, wenn diese Firma keine Direktwerbung erhalten soll. Dieses Feld kann nur im Bearbeitungsmodus aktiviert werden.

Registerkarte Mehr (Ansicht Firma)

  1. Wechseln Sie zur Registerkarte Mehr. Diese Registerkarte enthält benutzerdefinierte Felder für Firmen. Wenn Ihre Organisation z.B. Felder für die Anzahl der Mitarbeiter in der Firma oder für dessen Umsatz benötigt, können Sie unter Einstellungen und Verwaltung festlegen, dass diese Felder hier eingefügt werden sollen.

  2. Geben Sie die Informationen ein.

  3. Klicken Sie auf Speichern, um die eingegebenen Informationen zu speichern, oder klicken Sie auf die Registerkarte Interessen, um Informationen zu den Interessen der Firma einzugeben.

Note

Sie können die zu einer Firma gehörenden Informationen auch auf der Registerkarte Mehr ändern, indem Sie auf Bearbeiten klicken.

Registerkarte Interessen (Ansicht Firma)

  1. Wechseln Sie zur Registerkarte Interessen.

  2. Legen Sie im Bearbeitungsmodus Interessen fest, indem Sie die relevanten Kontrollkästchen aktivieren. Einstellungen und Verwaltung legt fest, welche Interessen angezeigt werden.

    Note

    Wenn sich die Registerkarte im Übersichtsmodus befindet, werden nur die ausgewählten Interessen angezeigt. Im Bearbeitungsmodus sind ggf. weitere Interessenoptionen verfügbar.

  3. Wenn Sie auf der Registerkarte Interessen ein oder mehrere Interessen auswählen, wird neben dem Namen der Registerkarte ein Punkt angezeigt.

    Registerkarte Firmeninteressen -screenshot

  4. Wenn Sie die erforderlichen Informationen auf allen drei Registerkarten der Ansicht Firma eingegeben haben, klicken Sie auf Speichern. Sie haben nun für die neue Firma eine Firmenkarte erstellt.

Tip

Interessen können für die Definition von Selektionen nützlich sein. Wenn Sie z.B. als Interesse Referenzkunde definiert haben, können Sie eine Selektion erstellen, die alle Ihre Referenzkunden enthält. Das ermöglicht die Durchführung einer Werbekampagne, die auf diese Kundengruppe abzielt.

Die Registerkarte www (Ansicht Firma)

Auf der Registerkarte www können Sie einen Shortcut zu einer URL-Adresse angeben, um über eine URL Informationen aus anderen Anwendungen abzurufen. Die URL-Adresse kann mithilfe einer Vorlagenvariablen angegeben werden. Je nach Festlegung in Einstellungen und Verwaltung kann die Registerkarte www auch in anderen Bereichen von SuperOffice CRM angezeigt werden. Wenn Sie auf einen dieser Shortcuts klicken, wird die zugehörige Website geöffnet.

Tip

Sie können in Einstellungen und Verwaltung im Fenster Optionen auf der Registerkarte Bezeichnungen einen anderen Namen als www für die Registerkarte festlegen. Sie können im GUI - Web-Bildschirm einen anderen Ort angeben.

Klicken Sie auf In separatem Fenster öffnen, um die Website in einem eigenen Browser-Fenster anzuzeigen.

Die Registerkarte ERP (Ansicht Firma)

Wenn Ihre Firma über eine Lizenz für SuperOffice Integration Server verfügt, wird die Registerkarte ERP in der Ansicht Person und Firma angezeigt.

Wenn eine Firma mit dem ERP-System verbunden ist, können alle dieser Firma zugeordneten Personen ebenfalls mit einer übereinstimmenden Person im ERP-System verbunden werden.

Die Registerkarte Notiz (Ansicht Firma)

Hier können Sie beliebige Informationen eingeben. Die Inhalte dieses Felds können über Volltextsuche durchsucht werden.

Datensatz als Favoriten hinzufügen

Wenn Sie einen Datensatz zu den Favoriten hinzufügen möchten, klicken Sie auf das Sternsymbol Symbol in der Ecke der jeweiligen Karte bzw. Registerkarte oder im jeweiligen Dialogfeld. Der Stern wird daraufhin in Gelb Symbol angezeigt und der Datensatz wird sofort zu den Favoriten hinzugefügt. Sie brauchen nicht auf Speichern zu klicken.

Jetzt können Sie schnell auf den Datensatz zugreifen, indem Sie im Navigatormenü auf Symbol klicken. Die Favoriten sind auch in der Seitenleiste verfügbar.

Duplikate

Wenn Sie versuchen, eine Firma einzugeben, die einer Firma ähnelt, die bereits in SuperOffice CRM vorhanden ist, wird das Dialogfeld Duplikate angezeigt, um zu verhindern, dass Sie unbeabsichtigt eine vorhandene Firma erstellen. Wählen Sie aus, ob Sie mit dem aktuellen Datensatz weiterarbeiten oder zu einem der Datensätze gehen möchten, die am unteren Rand des Dialogfelds aufgeführt sind.

Tip

Sie können direkt aus SuperOffice CRM die Website einer Firma öffnen, indem Sie auf die im Feld Website angegebene Internetadresse der Firmenkarte oder der Projektkarte klicken. Die Website wird dann in Ihrem Standardbrowser geöffnet.