Neue Person erstellen
Sie können eine Person in SuperOffice CRM auf verschiedene Weise hinzufügen:
- Über die obere Leiste oder die Ansicht Firma (siehe unten).
- Scannen Sie eine Branchenkarte mit der SuperOffice Mobile CRM-App.
- Massenimport von Personen (erfordert Administratorrechte).
Schritte
Öffnen Sie die Ansicht Person:
- Klicken Sie auf Neu in der oberen Leiste und wählen Sie Person.
- Oder, wechseln Sie zur entsprechenden Firma in der Ansicht Firma, wählen Sie die Bereichsregisterkarte Personen und klicken Sie auf Hinzufügen.
Geben Sie die wichtigsten daten ein:
- Vorname und/oder Nachname (Pflichtfeld: mindestens eines muss ausgefüllt sein).
- Optional: Wählen Sie eine Anrede (Hr./Fr.).
- Firma:
- Beginnen Sie zu tippen, um eine Firma zu suchen, oder wählen Sie (Keine Selektion), wenn die Person keiner Firma zugeordnet ist.
- Optional: Personenbild hinzufügen, indem Sie eine Bilddatei per Drag & Drop in das Bildfeld ziehen oder über das Kontextmenü hochladen.
Füllen Sie die Felder in der Registerkarte Person aus.
- Geben Sie das Land an. Dies aktualisiert das Adressformat für dieses Land automatisch.
- Erfassen Sie weitere relevante Felder, wie Mobiltelefon und E-Mail.
Fügen Sie in der Registerkarte Details weitere Informationen hinzu (optional):
- Erfassen Sie Position, Geburtsdatum und Bevorzugte Sprache.
- Geben Sie Kommunikationsdetails an: Website, Chat und Internet-Telefon (z. B. Skype oder Microsoft Teams).
- Falls erforderlich, legen Sie die Servicepriorität fest und wählen Sie einen Service-Verantwortlichen aus (erfordert eine SuperOffice Service- oder Kundenportal-Lizenz).
Wechseln Sie zur Registerkarte Interessen, um Interessen und Abonnements festzulegen:
- Aktivieren Sie die passenden Interessen (in Einstellungen und Verwaltung definiert).
- Konfigurieren Sie E-Marketing/Abonnements zur Einwilligung für E-Mail-Kampagnen.
Datenschutzpräferenzen prüfen:
- Klicken Sie unten in der Personenkarte auf Rechtsgrundlage, um die DSGVO-Einwilligung zu überprüfen oder zu aktualisieren. Schließen Sie den Dialog nach der Bearbeitung.
Als Ausgeschiedene Mitarbeiter markieren (optional):
- Aktivieren Sie Ausgeschiedene Mitarbeiter, wenn die Person die Firma verlassen hat. Ehemalige Mitarbeiteren erscheinen nicht in der Personenliste oder in Projekten.
Klicken Sie auf Speichern, um die Personendaten zu speichern.
Die Person wird in der Datenbank gespeichert und auf der Personenkarte angezeigt. Falls eine Firma verknüpft ist, erscheint die Person in der Registerkarte Personen in der Ansicht Firma.
Wichtige Felder erklärt
Die folgenden Felder sind in der Personenkarte verfügbar. Einige Felder werden automatisch ausgefüllt, andere erfordern manuelle Eingaben.
Note
Felder und Layout können je nach Bildschirmdesigner und benutzerdefinierten Anpassungen variieren.
- Registerkarte Person
- Registerkarte Details
- Registerkarte Mehr
- Registerkarte Interessen
- Registerkarte Notiz
Grundlegende Details:
- Vorname / Nachname: Mindestens eines dieser Felder muss ausgefüllt sein (Pflichtfeld).
- Anrede: Optional. Wählen Sie Hr./Fr. entsprechend der Präferenz der Person.
- Titel: Geben Sie die Position oder Berufsbezeichnung der Person ein (auf der Visitenkarte).
Kontaktinformationen:
- E-Mail: Erfassen Sie mehrere E-Mail-Adressen mit Beschreibungen, z. B. Geschäftlich oder Privat.
- Mobiltelefon / Direktwahl: Erfassen Sie mehrere Telefonnummern mit Bezeichnungen, z. B. Mobil oder Büro.
- Drücken Sie TAB oder klicken Sie außerhalb des Eingabefelds, um die Einträge zu speichern.
Adresse:
- Wohnadresse: Geben Sie die Adressdetails der Person ein.
- Das Adressformat wird automatisch basierend auf dem Wert im Land-Feld aktualisiert.
- Land: Gibt das Land der Person an. Standardmäßig wird das mit der Firma verknüpfte Land übernommen.
- Als Postadresse verwenden: Aktivieren Sie dieses Feld, wenn Direktwerbung an die Adresse der Person anstatt an die Firmenadresse gesendet werden sollen.
Geerbte Felder:
- Verantwortlich: Weist automatisch Ihren Namen zu. Klicken Sie auf den Pfeil, um eine andere Person aus Ihrer Organisation auszuwählen.
- Kategorie: Wählen Sie eine vordefinierte Kategorie aus. Falls die Person mit einer Firma verknüpft ist, wird standardmäßig die Kategorie der Firma übernommen.
- Branche: Wählen Sie die relevante Branche aus. Falls die Person mit einer Firma verknüpft ist, wird standardmäßig die Branche der Firma übernommen.
Systemfelder:
- Nummer: Wird automatisch als nächste verfügbare Personennummer generiert, falls in Einstellungen und Verwaltung konfiguriert. Falls erforderlich, können Sie diese Nummer manuell bearbeiten.
Hier können zusätzlich drei der benutzerdefinierten Felder aus der Registerkarte Mehr angezeigt werden. Dies wird in Einstellungen und Verwaltung festgelegt. Welche Felder angezeigt werden, hängt von der Benutzergruppe ab.
Interessen hinzufügen
Interessen sind hilfreich, um gezielte Selektionen zu erstellen, beispielsweise für Marketingkampagnen. Wenn Sie Referenzkunde als Interesse definieren, können Sie schnell eine Selektion aller Referenzkunden erstellen.
Wechseln Sie zur Registerkarte Interessen.
Wählen Sie im Bearbeitungsmodus die relevanten Interessen aus, indem Sie die Kästchen aktivieren. Die verfügbaren Optionen sind in Einstellungen und Verwaltung definiert.
Sobald Sie eine oder mehrere Interessen ausgewählt haben, erscheint ein Punkt neben dem Namen der Registerkarte.
Klicken Sie auf Speichern, um Ihre Änderungen zu sichern.
Tipps
Sie können mehrere Telefonnummern, E-Mails und andere Einträge mit Beschreibungen (z. B. Zentrale) hinzufügen.
Wenn Sie auf die E-Mail-Adresse der Person in der Registerkarte Person klicken, können Sie in der Liste die gewünschte Adresse auswählen. Eine neue E-Mail wird geöffnet, mit der gewählten Adresse im An-Feld.
Verwenden Sie das Telefonsymbol, um die Person direkt anzurufen, falls Ihr System entsprechend konfiguriert ist.
Falls die Person mit einer Firma verknüpft ist, werden Felder wie Kategorie, Branche und Unser Kontakt aus den Firmendaten übernommen und können nicht bearbeitet werden.
Wechseln Sie zur Bereichsregisterkarte Beziehungen, um diese Person mit anderen Firmen oder Personen zu verknüpfen.