Neue Person erstellen
Es gibt viele Möglichkeiten, wie Sie Personen zu SuperOffice CRM hinzufügen können:
- Fügen Sie eine Person von der oberen Leiste oder der Anzeige Firma hinzu - siehe Schritte unten.
- Scannen Sie eine Branchenkarte mit der SuperOffice Mobile CRM-App.
- Massenimport einer größeren Anzahl von Personen (erfordert Administratorrechte).
Schritte
Öffnen Sie die Ansicht Person.
- Klicken Sie auf Neu auf der oberen Leiste und wählen Sie Person.
- Oder gehen Sie zur Anzeige Firma, wählen Sie die Registerkarte Personen aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen unter der Bereichsregisterkarte.
Im oberen Bereich der Registerkarte geben Sie folgende Informationen ein:
- Vor- und/oder Nachname der Person. Obligatorisch: Sie müssen entweder einen Vor- oder einen Nachnamen eingeben.
- Anrede (Hr./Fr.)
- Firma. Wählen Sie eine Firma aus der Liste aus oder geben Sie zum Suchen die ersten Buchstaben des Firmennamens ein. Wenn die Person nicht mit einer Firma verbunden werden soll, wählen Sie (Keine Selektion).
- Personenbild. Sie können ein Foto hinzufügen, indem Sie die Bilddatei vom Windows Explorer ziehen und auf dem Bildfeld weiter oben links auf der Registerkarte ablegen.
Sie können auch ein Bild hinzufügen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf das Bildfeld weiter oben links auf der Registerkarte klicken. Klicken Sie auf den Link, suchen Sie das gewünschte Bild und klicken Sie auf Öffnen, um das Bild hinzuzufügen.
Geben Sie Informationen auf der Registerkarte Person ein.
Welche Informationen werden in die Felder eingetragen?
Tip
Geben Sie im Feld Land das Land der Person ein. Das korrekte Adressenformat für das Adressfeld wird automatisch eingegeben. Sie können Ihren aktuellen Standort über System in den Einstellungen festlegen.
Geben Sie den Titel der Person ein (Titel oder Position auf der Visitenkarte).
Im Feld E-Mail können Sie wie für Firmen mehrere E-Mail-Adressen eingeben. Wenn Sie auf der Registerkarte Person auf die E-Mail-Adresse der Person klicken, können Sie in der angezeigten Liste auf die gewünschte E-Mail-Adresse klicken. Es öffnet sich eine leere E-Mail-Mitteilung mit der E-Mail-Adresse, die in das Feld An eingegeben wurde.
Geben Sie die Telefonnummern in die entsprechenden Felder ein. Wenn Sie neben den Feldern auf das Telefonsymbol klicken, können Sie die Person direkt anrufen, sofern Ihr Telefonsystem und SuperOffice CRM richtig konfiguriert sind.
Füllen Sie die Adressfelder aus.
Geben Sie im Feld Land an, wo sich die Person befindet. Es ist wichtig, das richtige Land einzugeben, weil sich dies auf das Format der E-Mail-Adresse und Telefonnummer der Person auswirkt. Das Standardland ist das Land, das für die Firma erfasst wurde.
Aktivieren Sie das Feld Als Postadresse verwenden, wenn Direktwerbung an die oben angegebene Adresse statt an die Postadresse der Firma gesendet werden soll.
Wenn die Person zu einer Firma gehört, sind die folgenden Felder bereits mit Werten der zugehörigen Firma ausgefüllt und können nicht bearbeitet werden:
- Im Feld Verantwortlich wird automatisch Ihr Name angezeigt. Klicken Sie auf den Pfeil zu einer anderen Person von Ihrer Organisation.
- Wählen Sie im Feld Kategorie die Kategorie aus einer vordefinierten Liste von Kategorien aus, zu der die Person gehört. Klicken Sie auf den Pfeil, um die Liste mit den Kategorien anzuzeigen.
- Wählen Sie im Feld Branche aus einer Liste verschiedener vordefinierter Branchen eine aus. Klicken Sie auf den Pfeil, und wählen Sie die Branche aus, die zu der entsprechenden Person am besten passt.
Nehmen Sie die gewünschte Eingabe im Feld Nummer vor. Die Nummer wird automatisch zugeordnet, wenn sie in Einstellungen und Verwaltung eingerichtet wird.
-
Hier können zusätzlich drei der benutzerdefinierten Felder aus der Registerkarte Mehr angezeigt werden. Dies wird in Einstellungen und Verwaltung festgelegt. Welche Felder angezeigt werden, hängt von der Benutzergruppe ab.
Wechseln Sie zur Registerkarte Details. Hier können Sie weitere Informationen zur Person eingeben.
Welche Informationen werden in die Felder eingetragen?
Geben Sie die Telefonnummern sowie die Faxnummern in die entsprechenden Felder ein. Wenn Sie neben den Feldern auf das Telefonsymbol klicken, können Sie die Person direkt anrufen, sofern Ihr Telefonsystem und SuperOffice CRM richtig konfiguriert sind.
Im Feld Website können Sie die Adresse der Website der Person oder seiner Seite auf LinkedIn, Facebook, Twitter usw. eingeben. Geben Sie für die Seite eine URL und einen Titel ein.
Im Feld Chat können Sie die Adressen der Chat-Anwendung für Microsoft, Google o. Ä. der Person eintragen. Geben Sie die Chat-Adresse ein, und wählen Sie aus der Liste einen Dienstanbieter aus.
Im Feld Internet-Telefon können Sie die VOIP-Adresse der Person eingeben, wie zum Beispiel seine Skype-Adresse.
Füllen Sie die Felder Position und Geburtsdatum nach Bedarf aus. Die Position wird von einer Liste ausgewählt, die unter Einstellungen und Verwaltung definiert ist.
Die folgenden Felder stehen Ihnen nur zur Verfügung, wenn Sie eine SuperOffice Service-Lizenz oder eine Sprachlizenz für das SuperOffice Kundenzentrum besitzen:
Im Feld Bevorzugte Sprache wählen Sie die Sprache für die Kommunikation mit der Person aus. Dies ist die bevorzugte Sprache für alle Antwortvorlagen, die an die Person gesendet werden.
Im Feld Service-Priorität wählen Sie die Standard-Service-Priorität für neue Anfragen, die mit dieser Person verknüpft werden. Normalerweise wählen Sie hier (Keine). Das System verwendet dann die Service-Priorität für die Firma, mit der die Person verknüpft ist. Alternativ hierzu können Sie Niedrig, Mittel, Hoch oder eine individuell angepasste Priorität wählen.
Im Feld Service-Verantwortlicher wählen Sie einen Service-Verantwortlichen für die neue Person aus.
Wechseln Sie zur Registerkarte Mehr. Diese Registerkarte enthält benutzerdefinierte Felder für die Person.
Wechseln Sie zur Registerkarte Interessen. Hier können Sie Interessen und E-Marketing-/Abonnementoptionen für die Person festlegen.
Wechseln Sie zur Registerkarte Notiz. Hier können Sie beliebige Informationen eingeben.
Wechseln Sie zur Registerkarte www. Für weitere Details siehe unten.
Klicken Sie unten in der Personenkarte auf Rechtsgrundlage.
Im Dialogfeld Datenschutz müssen Sie gegebenenfalls die Informationen zur Einwilligung überprüfen und bearbeiten. Klicken Sie, sobald Sie fertig sind, auf Schließen.
Aktivieren Sie Ausgeschiedene Mitarbeiter (unten auf der Personenkarte), wenn diese Person die Firma verlassen hat. Personen, die als ausgeschiedene Mitarbeiter markiert sind, erscheinen nicht auf der Liste der Personen oder Projektmitglieder.
Nachdem Sie die erforderliche Information eingegeben haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.
Die Informationen über die Person werden nun in der Datenbank gespeichert und auf der Personenkarte angezeigt. Wenn Sie die Person mit einer Firma verknüpft haben, wird die Person auf der Registerkarte Personen in der Ansicht Firma angezeigt.
Wechseln Sie zur Bereichsregisterkarte Beziehungen. Hier können Sie Beziehungen hinzufügen, die zwischen dieser und einer anderen Person oder Firma bestehen.
Registerkarte Mehr (Ansicht Person)
Die Registerkarte Mehr enthält benutzerdefinierte Felder für Personen. Wenn Ihre Organisation zum Beispiel IT-Produkte verkauft und Felder für die Hard- und Software jeder Person benötigt, können Sie unter Einstellungen und Verwaltung festlegen, ob diese Felder hier eingefügt werden sollen.
Weitere Beispiele: Beschäftigungsjahr, ERP-IDs, Mitarbeitertyp, CXM-Info.
Die Registerkarte Interessen (Ansicht Person)
Auf der Registerkarte Interessen stehen folgende Optionen zur Verfügung:
Interessen: Hier können Sie die Interessen einer Person auswählen. Interessen werden verwendet, um Selektionen für Kampagnen und ähnliches zu erstellen. Diese wurden in Einstellungen und Verwaltung definiert.
Tip
Interessen können für die Definition von Selektionen nützlich sein. Wenn Sie beispielsweise Referenzkunde als eine der Interessen festgelegt haben, können Sie eine Auswahl erstellen, die all Ihre Referenzkunden enthält. Das ermöglicht die Durchführung einer Werbekampagne, die auf diese Kundengruppe abzielt.
E-Marketing/Abonnements: Wenn die Person dem Empfang von E-Marketing (Kampagnen) zugestimmt, also ihre Einwilligung gegeben hat, können Sie auf E-Marketing klicken. Wenn Sie die Option E-Marketing für eine Person aktivieren, legen Sie auch die Rechtsgrundlage für den Zweck E-Marketing fest. Sie ändert sich in Berechtigte Interessen.
Sie können auch angeben, welchen Typ von E-Marketing die Person empfangen sollte (auch als Abonnementtypen bezeichnet). Diese Einstellungen wurden über ein Kundenportal möglicherweise von den Kunden selbst vorgenommen.
Die Registerkarte www (Ansicht Person)
Auf der Registerkarte www können Sie einen Shortcut zu einer URL-Adresse angeben, um über eine URL Informationen aus anderen Anwendungen abzurufen. Die URL-Adresse kann mithilfe einer Vorlagenvariablen angegeben werden. Je nach Festlegung in Einstellungen und Verwaltung kann die Registerkarte www auch in anderen Bereichen von SuperOffice CRM angezeigt werden. Wenn Sie auf einen dieser Shortcuts klicken, wird die zugehörige Website geöffnet.
Tip
Sie können in Einstellungen und Verwaltung im Fenster Optionen auf der Registerkarte Bezeichnungen einen anderen Namen als www für die Registerkarte festlegen. Sie können im GUI - Web-Bildschirm einen anderen Ort angeben.
Klicken Sie auf In separatem Fenster öffnen, um die Website in einem eigenen Browser-Fenster anzuzeigen.
Die Registerkarte ERP (Ansicht Person)
Wenn Ihre Firma über eine Lizenz für SuperOffice Integration Server verfügt, wird die Registerkarte ERP in der Ansicht Person und Firma angezeigt.
Wenn eine Firma mit dem ERP-System verbunden ist, können alle dieser Firma zugeordneten Personen ebenfalls mit einer übereinstimmenden Person im ERP-System verbunden werden.
Die Registerkarte Notiz (Ansicht Person)
Hier können Sie beliebige Informationen eingeben. Die Inhalte dieses Felds können über Volltextsuche durchsucht werden.
Datensatz als Favoriten hinzufügen
Wenn Sie einen Datensatz zu den Favoriten hinzufügen möchten, klicken Sie auf das Sternsymbol 
in der Ecke der jeweiligen Karte bzw. Registerkarte oder im jeweiligen Dialogfeld. Der Stern wird daraufhin in Gelb 
angezeigt und der Datensatz wird sofort zu den Favoriten hinzugefügt. Sie brauchen nicht auf Speichern zu klicken.
Jetzt können Sie schnell auf den Datensatz zugreifen, indem Sie im Navigatormenü auf 
klicken. Die Favoriten sind auch in der Seitenleiste verfügbar.
Tip
Sie können direkt aus SuperOffice CRM die Website einer Firma öffnen, indem Sie auf die im Feld Website angegebene Internetadresse der Firmenkarte oder der Projektkarte klicken. Die Website wird dann in Ihrem Standardbrowser geöffnet.