Gruppenansicht
Die Gruppenansicht in der Kalenderansicht ermöglicht es Ihnen, mehrere Benutzer- oder Ressourcenpläne in einer einzigen Kalenderansicht zu verwalten. Nutzen Sie Gruppenansichten, um die Planung zu optimieren, die Verfügbarkeit zu prüfen und direkt Folgeaufgaben für Teammitglieder oder Ressourcen zu erstellen.
Mehrere Kalender anzeigen
Gehen Sie zur Registerkarte Übersicht im Kalender.
Wählen Sie eine Gruppe aus der Liste ().
Vordefinierte Gruppen basieren auf den Strukturen Ihres Unternehmens und umfassen Benutzergruppen oder Ressourcen, z. B. Abteilungen oder Konferenzräume.
Die Kalender der ausgewählten Gruppe werden in der Registerkarte Übersicht angezeigt, sodass Sie Zeitpläne einsehen und Folgeaufgaben planen können.
Neue Gruppenansicht erstellen
Gehen Sie zur Registerkarte Übersicht im Kalender.
Klicken Sie auf und wählen Sie Neue Gruppenansicht.
Alternativ können Sie Kopieren auswählen, um eine neue Ansicht auf Basis einer bestehenden zu erstellen.
Geben Sie im Dialogfeld Neue Gruppenansicht einen Namen und eine optionale Beschreibung für die Gruppenansicht ein.
Wählen Sie die Personen und Ressourcen aus, die in der Gruppenansicht enthalten sein sollen. Sie haben mehrere Möglichkeiten:
Mitarbeiter: Wählen Sie einen Benutzer aus Ihrer Firma aus und klicken Sie auf , um ihn der Ansicht hinzuzufügen. Sie können die Liste nach Benutzergruppen filtern, um Personen schneller zu finden.
Projekt: Wählen Sie ein Projekt aus, dann ein Projektmitglied, und klicken Sie auf , um es der Ansicht hinzuzufügen.
Ressource: Wählen Sie eine Ressource wie einen Besprechungsraum oder ein Gerät aus, und klicken Sie auf , um sie hinzuzufügen.
Tip
Klicken Sie auf Alle auswählen, um alle Personen in der Liste mit einem Klick hinzuzufügen.
Passen Sie die Reihenfolge der Gruppenmitglieder an, falls erforderlich: Wählen Sie eine Person oder Ressource aus und nutzen Sie bzw. , um die Position zu ändern. Diese Reihenfolge bestimmt die Darstellung in der Registerkarte Übersicht.
Klicken Sie auf Speichern, um die Gruppenansicht zu erstellen, oder auf Abbrechen, um die Änderungen zu verwerfen.
Tip
Nutzen Sie das Aufgabenmenü, um vorhandene Ansichten zu verwalten. Sie können vordefinierte Gruppen kopieren sowie von Ihnen erstellte Gruppen bearbeiten oder löschen.
Welche Kalender kann ich einbinden?
Beim Erstellen einer Gruppenansicht können Sie eine beliebige Kombination aus Mitarbeitern, Ressourcen oder Projektmitgliedern einbinden:
- Mitarbeiter: Fügen Sie Teammitglieder oder Kollegen hinzu, um deren Zeitpläne zu überwachen.
- Projektmitglieder: Fügen Sie Mitglieder eines bestimmten Projekts hinzu, um sich auf deren Verfügbarkeit zu konzentrieren.
- Ressourcen: Binden Sie gemeinsam genutzte Ressourcen wie Besprechungsräume oder Geräte ein. Die Ressourcenliste wird in Einstellungen und Verwaltung definiert.
Optionen im Aufgabenmenü
Das Aufgabenmenü bietet folgende Optionen zur Verwaltung von Gruppenansichten:
| Option | Beschreibung |
|---|---|
| Bearbeiten | Ändert eine von Ihnen erstellte Gruppenansicht. Vordefinierte Gruppenansichten können nicht bearbeitet werden. |
| Neue Gruppenansicht | Erstellt eine neue benutzerdefinierte Gruppenansicht. |
| Kopieren | Erstellt eine Kopie einer bestehenden Gruppenansicht. |
| Gruppenansicht löschen | Entfernt eine von Ihnen erstellte Gruppenansicht. |
| Teilnehmer einladen | Fügt direkt aus der Gruppenansicht Teilnehmer zu einer Folgeaufgabe hinzu. |
| Hilfe | Öffnet diesen Benutzerleitfaden. |
Gruppenansicht bearbeiten
Sie können nur Gruppenansichten bearbeiten, die Sie selbst erstellt haben. Vordefinierte Gruppenansichten können nicht geändert werden. So bearbeiten Sie eine Gruppenansicht:
Klicken Sie auf und wählen Sie Bearbeiten.
Im Dialogfeld Gruppenansicht bearbeiten:
Hinzufügen: Wählen Sie Personen oder Ressourcen aus der Liste aus und klicken Sie auf .
Entfernen: Wählen Sie Personen oder Ressourcen im rechten Bereich aus und klicken Sie auf .
Reihenfolge ändern: Wählen Sie ein Element aus und nutzen Sie bzw. .
Klicken Sie auf Speichern, um die Änderungen zu übernehmen, oder auf Abbrechen, um sie zu verwerfen.
Warum ist die Option "Bearbeiten" nicht verfügbar?
Sie können nur von Ihnen erstellte Gruppenansichten bearbeiten. Vordefinierte Gruppenansichten, die von Administratoren oder in Einstellungen und Verwaltung erstellt wurden, können nicht geändert werden. Um Änderungen vorzunehmen:
Klicken Sie auf und wählen Sie Kopieren.
Speichern Sie die neue Gruppenansicht unter einem anderen Namen.
Bearbeiten Sie die kopierte Gruppenansicht nach Bedarf.
Gruppenansicht löschen
Sie können nur von Ihnen erstellte Gruppenansichten löschen. Vordefinierte Gruppenansichten können nicht entfernt werden.
Klicken Sie in der Registerkarte Übersicht auf .
Wählen Sie Gruppenansicht löschen aus dem Menü.
Bestätigen Sie die Löschung im Dialogfeld mit Ja.