Teilnehmer und Ressourcen zu Folgeaufgaben hinzufügen
Wenn Sie eine Folgeaufgabe eintragen, die weitere Personen betrifft, können Sie diese Personen als Teilnehmer an der Folgeaufgabe hinzufügen. Sie können auch ein Konferenzzimmer und Ausrüstungen des Unternehmens reservieren. Personen, die als Teilnehmer verfügbar sind, werden in Einstellungen und Verwaltung definiert.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen, um eine Person über die Registerkarte Teilnehmer zu einem Termin einzuladen. Sehen Sie sich das Video für Teilnehmer zu einem Termin hinzufügen an.
Schritte
Öffnen Sie das Dialogfeld Termin, Aufgabe oder Anruf und führen Sie die Funktion erforderliche Information eingeben aus.
Öffnen Sie die Registerkarte Teilnehmer und klicken Sie im unteren Teil links im Fenster auf Hinzufügen. Das Dialogfeld Einladung wird geöffnet.
Note
Wenn Sie die Übersichten anderer Benutzer oder Ressourcen geöffnet haben, werden diese in der Registerkarte Teilnehmer automatisch als Teilnehmer eingefügt. Sie können sie auch wie unten beschrieben manuell auswählen.
Wählen Sie im Feld Auswählen aus, aus welchem Bereich Sie die Teilnehmer einladen möchten. Zur Auswahl stehen Mitarbeiter, Firma/Person, Projekt, Selektion und Ressource.
Wählen Sie im Listenfeld direkt unter dem Feld Auswählen aus die Benutzergruppe, Firma, Person, Selektion, Ressource oder das Projekt, dessen Teilnehmer Sie einladen möchten. Der Inhalt dieses Listenfelds ändert sich je nach der Auswahl oben.
- Wenn Sie in Schritt 3 Mitarbeiter oder Ressource gewählt haben, können Sie im Listenfeld Alle wählen, um die Mitarbeiter oder Ressourcen in allen Gruppen anzuzeigen.
- Wenn Sie in Schritt 3 Firma/Person, Projekt oder Selektion ausgewählt haben, können Sie in diesem Feld nach der gewünschten Firma, der Person, dem Projekt oder der Selektion suchen.
Nachdem Sie die gewünschte Quelle ausgewählt haben, wird eine Liste aller für diese Quelle verfügbaren Einträge angezeigt. Wählen Sie die Benutzer oder Ressourcen aus, die in die Folgeaufgabe einbezogen werden sollen, und klicken Sie rechts von der Liste auf die Pfeilschaltfläche (
). Die Benutzer oder Ressourcen werden daraufhin im Fenster auf der rechten Seite angezeigt. Sie können Benutzer und Ressourcen auch einzeln auswählen, indem Sie darauf doppelklicken.Note
Wenn eine Person zum von Ihnen angegebenen Zeitpunkt belegt ist, wird deren Name rot markiert, sodass Sie leicht erkennen können, ob Sie für die Folgeaufgabe eventuell einen anderen Zeitpunkt wählen sollten. Sie können diese Person zu diesem neuen Termin einladen. Daraufhin wird deren Eintrag im Dialogfeld für Folgeaufgaben rot markiert und mit KONFLIKT gekennzeichnet.
Klicken Sie auf die Schaltfläche E-Mail-Einladung, um E-Mail-Einladungen für alle Teilnehmer in der Liste (außer Ihnen selbst) zu aktivieren. Das
links vom Namen des Teilnehmers gibt an, dass eine E-Mail-Einladung für die Folgeaufgabe an diesen Teilnehmer gesendet wird. Klicken Sie auf das neben dem Namen eines Teilnehmers, um die E-Mail-Einladung für diesen Teilnehmer zu deaktivieren. Das wechselt zu inaktiv (
) und der Teilnehmer wird nicht per E-Mail eingeladen.Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld Einladung zu schließen. Die ausgewählten Teilnehmer und Ressourcen werden nun in der Registerkarte Teilnehmer angezeigt. Sie können auf die Schaltfläche E-Mail-Einladung und das
klicken, um E-Mail-Einladungen ähnlich wie im vorherigen Schritt zu aktivieren/deaktivieren.
Wenn für eine der von Ihnen ausgewählten Personen in SuperOffice CRM keine gültige E-Mail-Adresse gespeichert ist, wechselt das auf der Registerkarte Teilnehmer zu inaktiv ( ).Note
Wenn Sie Benutzer oder Ressourcen versehentlich ausgewählt haben, wählen Sie sie in der Liste ganz rechts aus und klicken Sie auf Löschen, um sie zu entfernen.
Klicken Sie nach der Auswahl von Teilnehmern und Ressourcen auf Speichern, um Ihre Selektionen zu speichern, oder betätigen Sie die Schaltfläche Abbrechen, um das Dialogfeld ohne Speichern zu beenden.
Fehlerbehebung
Warum passiert nichts, wenn ich auf E-Mail-Einladung klicke?
Falls für die ausgewählte Person keine gültige E-Mail-Adresse in SuperOffice CRM registriert wurde, hat das Klicken auf E-Mail-Einladung keine Wirkung.
Warum ist die Schaltfläche E-Mail-Einladung deaktiviert?
Verwendung der SuperOffice-E-Mail: Wenn Sie die erforderlichen Informationen nicht in der Ansicht Einloggen eingegeben haben, die angezeigt wird, wenn Sie in SuperOffice CRM zum ersten Mal auf die Schaltfläche Posteingang anklicken, wird die Schaltfläche E-Mail-Einladung deaktiviert.
Wie gebe ich an, dass eine externe Person die Einladung akzeptiert oder abgelehnt hat?
Externe Teilnehmer werden per E-Mail benachrichtigt (wenn Sie diese Alternative im Dialogfeld Einladung ausgewählt haben). Einladungs-E-Mails, die an externe Kontakte gesendet werden, enthalten eine iCal-Datei (.ics) mit den Einladungsdaten. Wenn sie auf eine Einladung reagieren, wird der Status in SuperOffice automatisch aktualisiert.
Wenn Sie eine Einladung im Namen einer anderen Person manuell akzeptieren oder ablehnen wollen, wählen Sie den Namen in der Liste aus und klicken einmal auf die Schaltfläche Status ein-/ausblenden, um ein grünes Häkchen einzufügen. Klicken Sie zweimal, um ein rotes Kreuz einzufügen, wenn die Einladung abgelehnt werden soll.