Mitarbeiter zu einer Folgeaufgabe einladen
Um für eine Besprechung mit einem oder mehreren Mitarbeitern eine Zeit festzulegen, verwenden Sie die Ansicht Kalender auf der Registerkarte Anzeige. Hier können Sie die Kalender Ihrer Mitarbeiter öffnen, um zu sehen, wann Ihre Kollegen an einer Besprechung teilnehmen können. Des Weiteren können Sie auswählen, Ressourcen wie Besprechungszimmer anzusehen, um zu prüfen, wann diese frei sind, und um eine gemeinsame Reservierung für alle Teilnehmer von Ihrem eigenen Kalender aus vorzunehmen.
Sie tragen Folgeaufgaben in die Kalender anderer Mitarbeiter ein, indem Sie sie als Teilnehmer mit der Folgeaufgabe verknüpfen.
Status
Den Benutzern, die Sie mit einer Folgeaufgabe verknüpfen möchten, wird dies auf ihren Ansichten angezeigt. Wenn Sie die Registerkarte Teilnehmer für die Folgeaufgabe öffnen, sehen Sie eine Liste mit den Teilnehmern und Ressourcen, die Sie mit der Folgeaufgabe verknüpft sind. Sie können auch an den Symbolen neben den Namen erkennen, wer die Einladung akzeptiert oder abgelehnt hat und welche Ressourcen reserviert sind:
| Symbol | Beschreibung |
|---|---|
 |
Einladung akzeptiert. |
 |
Einladung abgelehnt. |
 |
Einladung wurde gesehen, aber nicht beantwortet. |
| Keine Markierung | Einladung wurde nicht gelesen. |
Ressourcen
Wenn Sie Ressourcen verknüpfen, wird der Status auf akzeptiert festgelegt, da eine Ressource die Einladung selbst nicht beantworten kann.
Es ist möglich, eine Ressource doppelt zu buchen. Ist eine Ressource zur fraglichen Zeit bereits belegt, wird in der Spalte Status die Anmerkung Konflikt angezeigt. Ein Ausrufezeichen wird auch im Dialogfeld Termin angezeigt. Die sollten die Uhrzeit der Folgeaufgabe ändern. Das Feld Zuerst verfügbar enthält den ersten verfügbaren Termin für die Besprechung.
Externe Kontakte
Die Personen, die Sie im Dialogfeld Einladung unter Firma wählen, sind normalerweise keine Mitglieder Ihres Unternehmens. Sie können ihnen mittels der Option E-Mail-Einladung eine Einladung per E-Mail senden. Einladungs-E-Mails, die an externe Kontakte gesendet werden, enthalten eine iCal-Datei (.ics) mit den Einladungsdaten. Wenn sie auf eine Einladung reagieren, wird der Status in SuperOffice automatisch aktualisiert.
Die Folgeaufgabe wird auf der Bereichsregisterkarte Aktivitäten der betreffenden Firma angezeigt.