Mitarbeiter zu einer Folgeaufgabe einladen
Einladungen werden erstellt, wenn Besprechungen oder andere Vereinbarungen zwischen verschiedenen Mitgliedern eines Unternehmens abgehalten werden. Sie laden mehrere Kollegen oder Ressourcen ein, teilzunehmen. Wenn eine Einladung angenommen wird, wird sie im Benutzerkalender angezeigt.
Um für eine Besprechung mit einem oder mehreren Mitarbeitern eine Zeit festzulegen, verwenden Sie die Ansicht Kalender auf der Registerkarte Anzeige. Hier können Sie die Kalender Ihrer Mitarbeiter öffnen, um zu sehen, wann Ihre Kollegen an einer Besprechung teilnehmen können. Des Weiteren können Sie auswählen, Ressourcen wie Besprechungszimmer anzusehen, um zu prüfen, wann diese frei sind, und um eine gemeinsame Reservierung für alle Teilnehmer von Ihrem eigenen Kalender aus vorzunehmen.
Sie tragen Folgeaufgaben in die Kalender anderer Mitarbeiter ein, indem Sie sie als Teilnehmer mit der Folgeaufgabe verknüpfen.
Wenn wir die Besprechung speichern, wird eine Einladung an die eingeladene Person hinzugefügt und wird in der Agenda der Person an dem entsprechenden Datum und zur richtigen Uhrzeit angezeigt. Dies geschieht nur, wenn die eingeladene Person ebenfalls ein Kollege ist. Sie können auch Personen einladen, die zu anderen Kontakten gehören; diese werden keine eigene Agenda haben, in der die Besprechung angezeigt wird, sondern es wird stattdessen im Aktivitätsarchiv ihres Kontakts angezeigt.
Status
Den Benutzern, die Sie mit einer Folgeaufgabe verknüpfen möchten, wird dies auf ihren Ansichten angezeigt. Wenn Sie die Registerkarte Teilnehmer für die Folgeaufgabe öffnen, sehen Sie eine Liste mit den Teilnehmern und Ressourcen, die Sie mit der Folgeaufgabe verknüpft sind. Sie können auch an den Symbolen neben den Namen erkennen, wer die Einladung akzeptiert oder abgelehnt hat und welche Ressourcen reserviert sind:
| Symbol | Beschreibung |
|---|---|
 |
Einladung akzeptiert. |
 |
Einladung abgelehnt. |
 |
Einladung wurde gesehen, aber nicht beantwortet. |
| Keine Markierung | Einladung wurde nicht gelesen. |
Ressourcen
Wenn Sie Ressourcen verknüpfen, wird der Status auf akzeptiert festgelegt, da eine Ressource die Einladung selbst nicht beantworten kann.
Es ist möglich, eine Ressource doppelt zu buchen. Ist eine Ressource zur fraglichen Zeit bereits belegt, wird in der Spalte Status die Anmerkung Konflikt angezeigt. Ein Ausrufezeichen wird auch im Dialogfeld Termin angezeigt. Die sollten die Uhrzeit der Folgeaufgabe ändern. Das Feld Zuerst verfügbar enthält den ersten verfügbaren Termin für die Besprechung.
Antworten auf Einladungen behandeln
Wenn Sie eine Einladung versenden, kann der Empfänger sie annehmen oder ablehnen.
Bei einer Ablehnung erhalten Sie eine Einladung abgelehnt-Benachrichtigung. Klicken Sie auf Alles klar, um dies zu bestätigen. Sie sind jetzt der Eigentümer. Optional können Sie eine neue geeignete Zeit finden und die Folgeaufgabe neu planen, oder neu zuweisen.
Wenn die Person die Einladung annimmt, wird diese auf die übliche Art und Weise in SuperOffice erfasst.