Dialogfeld für Folgeaufgaben
Das Dialogfeld für Folgeaufgaben wird immer angezeigt, unabhängig davon, mit welcher Art von Folgeaufgabe Sie arbeiten. Der tatsächliche Name des Dialogfelds variiert je nach Art der Folgeaufgabe – Termin, Aufgabe oder Anruf. Die Felder sind in jedem Fall gleich. Es folgt eine Beschreibung der Felder im Dialogfeld und deren Verwendung.
Das Dialogfeld besteht aus einer Hauptkomponente mit allgemeinen Informationen über die Folgeaufgabe und fünf Registerkarten mit zusätzlichen Informationen:
- Beschreibung
- Details
- Teilnehmer
- Links
- Mehr
Informationen über die Folgeaufgabe
Die Hauptkomponente enthält die folgenden wichtigen Informationen über die Folgeaufgabe:
Typ
Wenn Sie auf den Pfeil neben diesem Feld klicken (
), erhalten Sie eine vordefinierte Liste, in der Sie einen Folgeaufgabentyp wie Besprechung oder ausgehender Anruf wählen können. Sie können auch nach Typen suchen, indem Sie in dieses Feld tippen.
Note
Das Feld Typ legt fest, um welchen Folgeaufgabentyp es sich handelt: Termin, Aufgabe oder Anruf.
Videokonferenz
Klicken Sie auf 
, um eine Videokonferenz einzurichten. Das Symbol wechselt zu 
.
Firma
Hier geben Sie den Namen der Firma ein, die mit der Folgeaufgabe verknüpft ist (optional). Wenn Sie den vollständigen Namen nicht wissen, können Sie direkt von diesem Feld aus einen Suchlauf durchführen.
Kontaktperson
Wenn Sie auf den Pfeil neben diesem Feld klicken, wird eine Liste der Personen eingeblendet, die für diese Firma eingetragen sind. Wenn keine Firma ausgewählt wird, wird eine Liste mit Personen angezeigt, die nicht zu einer Firma gehören. Sie können direkt von diesem Feld aus suchen.
Projekt
Geben Sie hier den Namen des Projekts ein, mit dem die Folgeaufgabe verknüpft ist. Wenn Sie den vollständigen Namen nicht wissen, können Sie direkt von diesem Feld aus einen Suchlauf durchführen.
Note
Im Feld Projekt können Sie jedes Projekt in SuperOffice CRM angeben, unabhängig davon, mit welcher Firma die Folgeaufgabe verknüpft ist.
Verkauf
Geben Sie den Namen des Verkaufs ein (sofern vorhanden), mit dem die Folgeaufgabe verknüpft ist. Wenn Sie den vollständigen Namen nicht wissen, können Sie direkt von diesem Feld aus einen Suchlauf durchführen.
Zeitzonen-Selektor
Wenn Ihr SuperOffice Zeitzonen aktiviert hat, können Sie auswählen, in welcher Zeitzone die Folgeaufgabe erstellt werden soll. Zeitzonen werden abhängig vom jeweiligen Land angezeigt und Sie können direkt im Zeitzonenfeld sowohl nach Land als auch nach Stadt suchen.
Start/Ende/Fällig/Dauer
Geben Sie in den Feldern Start und Ende (für Termine und Anrufe) oder im Feld Fällig (für Aufgaben) ein Datum und ggf. eine Uhrzeit für den Start bzw. das Ende oder das Fälligkeitsdatum ein. Wenn Sie eine Uhrzeit angeben, wird der Inhalt im Feld Dauer automatisch angepasst.
Tip
Wenn Ihre Folgeaufgabe in Konflikt mit einer anderen Folgeaufgabe steht oder mehrere Teilnehmer aufweist, wird das Feld Zuerst verfügbar angezeigt. Es enthält den ersten verfügbaren Termin für die Besprechung.
Ganztägig
Wenn Sie Ganztägig auswählen, wird die Zeit für den Termin auf die für den Standardarbeitstag angegebene Dauer festgelegt.
Tip
Diese Standardwerte werden im Dialogfeld Einstellungen festgelegt. Wählen Sie Kalender, und geben Sie die gewünschten Zeiten für Ganztägig Startzeit und Ganztägig Endzeit ein.
Ort
Hier können Sie die Adresse des Ortes auswählen, an dem die Folgeaufgabe stattfindet. Standardmäßig ist dieses Feld leer. Wenn Sie jedoch auf den Pfeil neben dem Feld klicken, werden zwei Einträge in einem Listenfeld angezeigt. Ein Eintrag ist die Firma des Benutzers und der andere die zu verfolgende Firma.
Wenn Sie eine Ressource des Typs Ort (zum Beispiel einen Besprechungsraum) als Teilnehmer auf der Registerkarte Teilnehmer angegeben haben, wird diese auch in diesem Listenfeld angezeigt.
Tip
Sie können auch einfach eine Adresse für den Ort eingeben.
Abgeschlossen 
Überprüfen Sie hier, ob die Folgeaufgabe abgeschlossen ist.
Aufgabe
Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um auf relevante Aufgaben zuzugreifen, die für den aktiven Eintrag ausgeführt werden können. Beispiele: Löschen, Drucken, Als E-Mail senden, Zuweisen zu und Besprechung absagen. In Einstellungen und Verwaltung können Sie zudem Ihre eigenen Aufgaben definieren und unter der Schaltfläche Aufgabe hinzufügen.
Erfasst/Letzte Änd
Diese Felder zeigen das Datum an, an dem die Folgeaufgabe zuerst eingetragen und zuletzt geändert wurde. Die Felder zeigen auch an, wer diese Aktionen abgeschlossen hat.
Tip
Wenn Sie den Mauszeiger auf diesen Text setzen, wird in einer QuickInfo angezeigt, wann die Folgeaufgabe erstellt und zuletzt geändert wurde.
Registerkarte Beschreibung
Auf dieser Registerkarte können Sie eine Beschreibung der Folgeaufgabe hinzufügen. Sie können diese Funktion für die Volltextsuche nutzen. Die Beschreibung kann maximal 2048 Zeichen umfassen.
Registerkarte Details
Die Registerkarte Details enthält ausführliche Informationen über die Folgeaufgabe.
Wiederholung
In diesem Feld geben Sie an, ob sich die Folgeaufgabe wiederholt. Klicken Sie auf das Wort Nie rechts neben dem Feld Wiederholung, damit Sie in regelmäßigen Intervallen den Termin wiederholen können. Wenn eine Folgeaufgabe regelmäßig ist, wird oben links im Hauptbereich des Dialogfelds ein angezeigt.
Priorität
Legen Sie hier die Priorität der Folgeaufgabe fest. Klicken Sie auf den Pfeil, um eine Standard-Auswahlliste mit den Optionen für hohe, mittlere und niedrige Priorität aufzurufen. Diese wurden in Einstellungen und Verwaltung definiert.
Alarm
Benachrichtigungen über die Folgeaufgabe finden Sie unter Alarm. Wenn für eine Folgeaufgabe ein Alarm festgelegt wird, wird oben links im Hauptbereich des Dialogfelds ein angezeigt.
Eigentümer
Geben Sie an, wer Eigentümer von der Folgeaufgabe ist. Dies ist standardmäßig der aktuell angemeldete Benutzer. Wenn Sie auf den Namen neben dem Feld Besitzer klicken, können Sie den Termin auf andere SuperOffice-Benutzer übertragen. Das Dialogfeld Zuweisen zu wird geöffnet. Unter dem Feld Diese Folgeaufgabe zuweisen zu befindet sich ein Listenfeld, in dem Sie die gewünschte Benutzergruppe auswählen können. Wählen Sie den gewünschten Benutzer, und klicken Sie auf OK, um die Änderungen zu speichern und das Dialogfeld zu schließen.
Note
Ist ein Benutzer zur fraglichen Zeit bereits belegt, wird im Feld Status das Wort KONFLIKT angezeigt. Um Benutzer mit Konflikten auszublenden, müssen Sie unten im Dialogfeld Konflikt ausblenden aktivieren.
Anzeigen als
Wählen Sie im Feld Anzeigen als die Option Frei oder Belegt aus, um anzugeben, ob Sie für andere verfügbar sind, während Sie den Termin wahrnehmen. Wenn Sie Frei auswählen, können Sie gleichzeitig andere Folgeaufgaben wahrnehmen, wenn Sie zum Beispiel den Großteil des Tages für ein Projekt reserviert haben, aber dennoch auch Zeit für kurze Besprechungen haben.
Sichtbar für
Wenn Sie auf das Feld Sichtbar für klicken, wird eine Liste eingeblendet, in der Sie festlegen können, ob die Folgeaufgabe für alle Benutzer, nur für den als Eigentümer definierten Benutzer oder für alle Benutzer einer der Benutzergruppen, der der Eigentümer angehört, sichtbar sein soll.
Note
Wenn Sie die Sichtbarkeit auf Nur Besitzer festlegen, wird der Eintrag auf der Bereichsregisterkarte Aktivitäten kursiv angezeigt.
Diese Option steht nur zur Verfügung, wenn Vertrauliche Aktivitäten für den aktuellen Benutzer in Einstellungen und Verwaltung ausgewählt wurde.
Veröffentlichen (erfordert eine separate Lizenz)
Hier können Sie festlegen, ob die Folgeaufgabe für externe Benutzer sichtbar sein soll.
Registerkarte Teilnehmer
Diese Registerkarte enthält eine Liste der Teilnehmer an der Folgeaufgabe. Erfasst Teilnehmer sind mit einem Punkt gekennzeichnet.
Wenn Sie unten rechts auf der Registerkarte Teilnehmer auf das 
der Schaltfläche Als Gruppe anzeigen klicken, wird die Registerkarte Übersicht des Kalenders geöffnet, in der die Kalender der eingeladenen Mitarbeiter angezeigt werden (SuperOffice-Benutzer).
Die Registerkarte Verknüpfungen
Diese Registerkarte enthält Informationen zu URLs, Aktivitäten (Dokumente und Folgeaufgaben) sowie Verkäufen, die mit der Folgeaufgabe verknüpft sind. Wenn auf dieser Registerkarte Eingaben gemacht werden, wird neben der Option Verknüpfungen ein Punkt angezeigt.
Registerkarte Mehr
Auf dieser Registerkarte finden Sie alle benutzerdefinierten Felder, die in Einstellungen und Verwaltung konfiguriert wurden.