Mit Dokumenten arbeiten
Durch die Speicherung aller Dokumente an einem Ort können Sie und Ihr Team leichter auf aktuelle Informationen zugreifen und die Kontrolle über die Kundenbeziehungen behalten.
Dokumente können z. B. Briefe, Angebote oder Memos sein und sie können an verschiedenen Stellen in SuperOffice CRM angezeigt werden.
Tip
Doppelklicken Sie auf die gewünschte Zeile in der Bereichsregisterkarte, um ein vorhandenes Dokument zu öffnen und zu prüfen. Das Dokument wird in dem Programm geöffnet, in dem es erstellt wurde.
Sie können Dokumente im Bearbeitungs- oder im Lesemodus öffnen. Wenn Sie ein Dokument im Bearbeitungsmodus öffnen, können nur Sie selbst es bearbeiten. Andere Benutzer können das Dokument im Lesemodus öffnen. Wenn Ihre Organisation eine Dokumentbibliothek wie SharePoint nutzt, können mehrere Personen ein Dokument gleichzeitig bearbeiten.
Allgemeine Informationen
| Symbol | Eigenschaft | Beschreibung |
|---|---|---|
| Sprache | Eine Liste der verfügbaren Übersetzungen der Vorlage. "Standard", wenn nicht übersetzt. | |
| Datum | Heutiges Datum (Standard). Klicken Sie auf den Pfeil neben dem Datum-Feld, um einen Monatskalender zu öffnen, in dem Sie das gewünschte Datum auswählen können. | |
| Betreff | Die Überschrift des Dokuments. | |
| Vorlage | Eine Liste der verfügbaren Dokumentvorlagen wie Brief oder Angebot. | |
| , | Firma / Kontakt | Um wen es sich bei dem Dokument handelt. |
| Verkauf | Ein Verkauf, der mit dem Dokument verknüpft ist. | |
| Projekt | Ein Projekt, das mit dem Dokument verknüpft ist. | |
| Unsere Ref | Zugewiesene Dokumentnummer. | |
| Ihre Ref | Die Referenz des Adressaten aus ihrer Kommunikation. |
Neu erstellen
Ganz gleich, wo Sie sich in SuperOffice CRM befinden, Sie können ein neues Dokument erstellen oder hochladen, indem Sie in der oberen Leiste auf Neu klicken und Dokument auswählen.
Finden Sie Ihre Dokumente
Der Bereichsregisterkarte Aktivitäten im Kalender-Bildschirm zeigt alle unvollständigen Dokumente sowie jene, die nach Ihrer letzten Anmeldung in SuperOffice CRM als abgeschlossen markiert wurden.
Der Bereichsregisterkarte Aktivitäten im Firmen-, Kontaktperson-, Verkaufs- und Projekt-Bildschirm zeigt alle Dokumente, die mit dem aktuellen Datensatz verknüpft sind.
Der Dokumente-Tab in der Ansicht Selektion zeigt alle Dokumente innerhalb der aktuellen Selektion (wenn es sich um eine Dokumentselektion handelt).
Datensatz als Favoriten hinzufügen
Wenn Sie einen Datensatz zu den Favoriten hinzufügen möchten, klicken Sie auf in der jeweiligen Karte bzw. Registerkarte oder im jeweiligen Dialogfeld. Der Stern wird daraufhin in Gelb angezeigt und der Datensatz wird sofort zu den Favoriten hinzugefügt. Sie brauchen nicht auf Speichern zu klicken.
Dokumente standardisieren
Bei der Arbeit mit Kunden gibt es oft Dokumente, die Sie immer wieder erstellen und senden. Normalerweise enthalten sie die gleichen Grundelemente, aber unterschiedliche Inhalte. Wenn Sie Ihre eigenen Vorlagen erstellen, können Sie sicher sein, dass alle von Ihren Mitarbeitern erstellten Dokumente gleich aussehen.
Sie können jeden Dokumentvorlagentyp zu SuperOffice CRM hinzufügen, egal ob es sich um einen Vertrag, ein Angebot, eine Projektbeschreibung oder Ihre eigene Version der Datenschutz-Bestätigungs-E-Mail handelt.
Das Erstellen von Vorlagen für häufig verwendete Dokumente und deren Bereitstellung für alle spart Ihren CRM-Benutzern Zeit und sorgt für ein einheitliches Erscheinungsbild in Ihrer Organisation.
In SuperOffice CRM können Sie ganz einfach Dokumentvorlagen für Word, E-Mail, Excel, PowerPoint und andere Dateitypen erstellen.
Die Registerkarte Mehr
Die Registerkarte Mehr enthält benutzerdefinierte Felder für das Dokument.