Mit Dokumenten arbeiten
Durch die Speicherung aller Dokumente an einem Ort können Sie und Ihr Team leichter auf aktuelle Informationen zugreifen und die Kontrolle über die Kundenbeziehungen behalten.
Ganz gleich, wo Sie sich in SuperOffice CRM befinden, Sie können ein neues Dokument erstellen oder hochladen, indem Sie in der oberen Leiste auf Neu klicken und Dokument auswählen. Sie können Dokumente auch über die Schaltfläche Neu auf der oberen Leiste erstellen und hochladen.
Dokumente können z. B. Briefe, Angebote oder Memos sein und sie können an verschiedenen Stellen in SuperOffice CRM angezeigt werden.
| Ansicht | Bereichsregisterkarte | Inhalt |
|---|---|---|
| Firma | Aktivitäten | Alle Dokumente, die mit der aktiven Firma verknüpft sind |
| Kontaktperson | Aktivitäten | Alle Dokumente, die mit der aktiven Person verknüpft sind |
| Verkauf | Aktivitäten | Alle Dokumente, die mit dem aktiven Verkauf verknüpft sind |
| Projekt | Aktivitäten | Alle Dokumente, die mit dem aktiven Projekt verknüpft sind |
| Kalender | Aktivitäten | Alle nicht abgeschlossenen Dokumente sowie diejenigen, die als abgeschlossen markiert wurden, nachdem Sie sich das letzte Mal bei SuperOffice CRM eingeloggt haben. |
| Selektion | Dokumente | Eine Auswahl an Dokumenten |
Tip
Doppelklicken Sie auf die gewünschte Zeile in der Bereichsregisterkarte, um ein vorhandenes Dokument zu öffnen und zu prüfen.
Dokumente standardisieren
Bei der Arbeit mit Kunden gibt es oft Dokumente, die Sie immer wieder erstellen und senden. Normalerweise enthalten sie die gleichen Grundelemente, aber unterschiedliche Inhalte. Wenn Sie Ihre eigenen Vorlagen erstellen, können Sie sicher sein, dass alle von Ihren Mitarbeitern erstellten Dokumente gleich aussehen.
Sie können jeden Dokumentvorlagentyp zu SuperOffice CRM hinzufügen, egal ob es sich um einen Vertrag, ein Angebot, eine Projektbeschreibung oder Ihre eigene Version der Datenschutz-Bestätigungs-E-Mail handelt.
Das Erstellen von Vorlagen für häufig verwendete Dokumente und deren Bereitstellung für alle spart Ihren CRM-Benutzern Zeit und sorgt für ein einheitliches Erscheinungsbild in Ihrer Organisation.
In SuperOffice CRM können Sie ganz einfach Dokumentvorlagen für Word, E-Mail, Excel, PowerPoint und andere Dateitypen erstellen.
Vorteile der Erstellung von Dokumentvorlagen
Alle sparen Zeit, wenn sie ein neues Dokument erstellen, weil keine Informationen eingegeben werden müssen, die normalerweise in jedem Dokument wiederholt werden, wie zum Beispiel Kundenname und Adresse. Durch die Verwendung von Vorlagenvariablen fügt SuperOffice CRM automatisch die Kundeninformationen hinzu, wenn Sie Ihr nächstes Dokument erstellen.
Sie stellen sicher, dass Ihre Personen Dokumente erhalten, die ein einheitliches, professionelles Erscheinungsbild haben und Ihr Logo haben und Ihrer Firmenidentität widerspiegeln.
Sie stellen sicher, dass alle Benutzer auf Rechtstexte zugreifen und diese verwenden können, die für Ihre Branche wichtig sind, wie zum Beispiel Geschäftsbedingungen und ähnliches.
Sie können sogar Listen erstellen und Firmen suchen, die eine gemeinsame Dokumentvorlage haben.
So wählt SuperOffice CRM die richtige Sprachvorlage aus
SuperOffice CRM verfügt über mehrere Standardvorlagen, die je nach Vorlagentyp in 12-16 Sprachen verfügbar sind. Dazu gehören E-Mail- und DSGVO-Vorlagen (12 Sprachen).
Damit Sie mit Ihren Kunden in deren Sprache kommunizieren können (sofern möglich), führt SuperOffice CRM automatisch eine Sprachprüfung durch, um die zu verwendende Sprachvorlage zu ermitteln. Dies ist wichtig, wenn Sie Einladungs-E-Mails versenden und neue Personen informieren, dass ihre Details gespeichert wurden. Für die Kommunikation im Zusammenhang mit der DSGVO ist dies ebenfalls erforderlich.
Schritte:
- Wurde eine bevorzugte Sprache für die Person festgelegt? Ist eine Vorlage in dieser Sprache verfügbar?
- Kann das Land der Person einer entsprechenden Sprache zugeordnet werden?
- Wie lautet die bevorzugte Dokumentsprache der eingeloggten Benutzer und ist eine Vorlage in dieser Sprache verfügbar?
- Wie lautet die Schnittstellensprache der eingeloggten Benutzer und ist eine Vorlage in dieser Sprache verfügbar?
- Wenn keine Sprache gefunden wird, wird die englische Vorlage verwendet.