Dialogfeld Dokument
Ein zentraler Bestandteil der Dokumentfunktion ist das Dialogfeld Dokument, das Sie auf unterschiedliche Weise öffnen können:
- Durch Auswählen von Neu > Dokument.
- Indem Sie ein vorhandenes Dokument öffnen.
Das Dialogfeld besteht aus einer Hauptkomponente mit allgemeinen Informationen über das Dokument und den folgenden Registerkarten mit zusätzlichen Informationen:
- Details
- Links
- Mehr
Hauptkomponenten
Die Hauptkomponente enthält die folgenden wichtigen Informationen über das Dokument:
Dokumentvorlage
Wenn Sie oben im Dialogfeld auf den Pfeil 
neben dem Feld Typ klicken, wird eine Liste der Dokumentvorlagen eingeblendet, aus der Sie wählen können.
Diese wurden in Einstellungen und Verwaltung definiert.
Note
Wenn Sie ein Dokument erstellen, wird die Vorlage im erstellten Programm geöffnet. DOCX-Dateien werden zum Beispiel in Word geöffnet.
Firma
Geben Sie hier den Namen der Firma ein, an die das Dokument gerichtet ist. Sie können direkt von diesem Feld aus suchen.
Kontaktperson
Wenn Sie auf den Pfeil neben diesem Feld klicken, wird eine Liste der Personen eingeblendet, die für diese Firma eingetragen sind.
Projekt
Geben Sie hier den Namen des Projekts ein, mit dem das Dokument verknüpft ist. Sie können direkt von diesem Feld aus suchen.
Verkauf
Geben Sie den Namen des Verkaufs ein (sofern vorhanden), mit dem das Dokument verknüpft ist. Sie können direkt von diesem Feld aus suchen.
Betreff hier eingeben
Geben Sie den Text ein, der als Überschrift für das Dokument verwendet werden soll (der Text, der in Bereichsregisterkarten und Berichten angezeigt wird, in denen das Dokument aufgeführt ist).
Sprache
Wählen Sie eine Sprache für die Vorlage aus. Diese Option steht nur zur Verfügung, wenn die ausgewählte Vorlage übersetzte Versionen enthält.
Datum
In diesem Feld wird automatisch das aktuelle Datum eingetragen. Wenn Sie auf den Pfeil neben dem Feld Datum klicken, wird ein Monatskalender geöffnet, in dem Sie das gewünschte Datum auswählen können.
Note
Sie können das Datum nur bei der Erstellung des Dokuments ändern. Dieses Feld steht im Bearbeitungsmodus nicht zur Verfügung.
Unser Zeichen
Geben Sie hier Ihr Zeichen ein. Der Standardeintrag für die einzelnen Vorlagen wird in Einstellungen und Verwaltung definiert. Sie können den Inhalt dieses Feldes jedoch auch bearbeiten.
Ihr Zeichen
Geben Sie hier das Zeichen des Empfängers aus der Firmenkorrespondenz ein.
Sichtbar für
Wenn Sie auf das Feld Sichtbar für klicken, wird eine Liste eingeblendet, in der Sie festlegen können, ob das Dokument für alle Benutzer, Privatpersonen (sichtbar nur für die als Eigentümer definierten Benutzer) oder für alle Benutzer einer der Benutzergruppen, der der Eigentümer angehört, sichtbar sein soll.
Note
Wenn Sie die Sichtbarkeit auf Nur Eigentümer festlegen, wird das Dokument auf der Bereichsregisterkarte Aktivitäten kursiv angezeigt.
Zum Bearbeiten ausgecheckt
Siehe Dokument ein-/auschecken.
Bearbeitet
Standardmäßig ist das Dokument als abgeschlossen (
) gekennzeichnet. Sie können diese Kennzeichnung bei Bedarf jedoch entfernen (
). Das Dokument wird anschließend in der Ansicht Kalender auf der Bereichsregisterkarte Aktivitäten angezeigt, bis es als abgeschlossen gekennzeichnet wird.
Note
Erledigte Dokumente können Sie nur bearbeiten, wenn Sie den Status Abgeschlossen aufheben. Wie man den Status Abgeschlossen für eine Aktivität ändert.
Benutzerdefinierte Felder
Hier können zusätzlich drei der benutzerdefinierten Felder aus der Registerkarte Mehr angezeigt werden. Dies wird in Einstellungen und Verwaltung festgelegt. Welche Felder angezeigt werden, hängt von der Benutzergruppe ab.
Note
Die Zugehörigkeit zu einer Benutzergruppe wird generell in der Ansicht Benutzer in Einstellungen und Verwaltung definiert.
Aufgabe
Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, werden die folgenden Optionen angezeigt:
- Löschen: Löscht den aktuellen Eintrag.
- Hilfe: Öffnet die Hilfe für das aktive Dialogfeld.
- Shortcut kopieren: Kopiert einen Shortcut in den aktiven Eintrag.
- Zurück zur gespeicherten Version: Wählen Sie diese Option, damit Sie das Auschecken abbrechen können. Wenn Sie zum Beispiel das Dokument versehentlich ausgecheckt haben und es nicht wieder einchecken können.
Unter diesen Optionen befinden sich Shortcuts zu weiteren wichtigen Aufgaben, die für den aktiven Eintrag ausgeführt werden können. In Einstellungen und Verwaltung können Sie zudem Ihre eigenen Aufgaben definieren und unter der Schaltfläche Aufgabe hinzufügen.
Registerkarte Details
Die Registerkarte Details enthält ausführliche Informationen über das Dokument.
Beschreibung: Hier können Sie eine Beschreibung des Dokuments eingeben. Dies kann für die Volltextsuche hilfreich sein.
Dokument: Klicken Sie auf den Link, um das Dokument hochzuladen oder ziehen und legen Sie das Dokument vom Windows Explorer im Dialogfeld Dokument ab.
Für Informationen siehe Neue Dokumente erstellen und Dokumente bearbeiten.
Veröffentlichen: Hier können Sie festlegen, ob das Dokument für externe Benutzer in Audience sichtbar sein soll (erfordert separate Lizenz).
Registerkarte Verknüpfungen
Diese Registerkarte enthält Informationen zu Aktivitäten (Dokumente und Folgeaufgaben) sowie Verkäufen, die mit dem betreffenden Dokument verknüpft sind. Wenn auf dieser Registerkarte Eingaben gemacht werden, wird neben der Option Verknüpfungen ein Punkt angezeigt.
Weitere Infos über das Hinzufügen von Links.
Registerkarte "Mehr"
Diese Registerkarte zeigt alle benutzerdefinierten Felder, die in Einstellungen und Verwaltung konfiguriert sind.
Registerkarte www
Auf der Registerkarte www können Sie einen Shortcut zu einer URL-Adresse angeben, um über eine URL Informationen aus anderen Anwendungen abzurufen. Die URL-Adresse kann mithilfe einer Vorlagenvariablen angegeben werden. Je nach Festlegung in Einstellungen und Verwaltung kann die Registerkarte www auch in anderen Bereichen von SuperOffice CRM angezeigt werden. Wenn Sie auf einen dieser Shortcuts klicken, wird die zugehörige Website geöffnet.
Tip
Sie können in Einstellungen und Verwaltung im Fenster Optionen auf der Registerkarte Bezeichnungen einen anderen Namen als www für die Registerkarte festlegen. Sie können im GUI - Web-Bildschirm einen anderen Ort angeben.
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