Vorlagenvariablen
Mit Vorlagenvariablen können Sie Daten aus SuperOffice in E-Mails, Angebote, Besprechungsbenachrichtigungen, Dokumentvorlagen usw. einfügen. Sie können Vorlagenvariablen verwenden, um die Eingabe von Kundendaten (oder Daten von Person, Verkauf und anderen) in Ihren Inhalt zu personalisieren und zu automatisieren und komplexe Angebote einzurichten
Tip
Sehen Sie sich alle verschiedenen Vorlagenvariablen an, die Sie für die Firmenkarte haben.
Beispiele
Hier werden einige Beispiele angezeigt, wie man Vorlagenvariablen verwendet. Viele der Beispiele verwenden Standardvorlagen in SuperOffice.
Wie man eine E-Mail mit Vorlagenvariablen personalisiert
Anstelle des folgenden Textes:
"Sehr geehrte Kundin, sehr geehrter Kunde, möchten Sie gerne mehr darüber erfahren, wie unser Produkt Ihre Firma bei der Gewinnung von Neukunden unterstützen kann? Bitte rufen Sie uns an."
können Sie diesen abgeänderten Text senden:
"Hallo Chris, möchten Sie gerne mehr darüber erfahren, wie unser Produkt AutoPflege GmbH bei der Gewinnung von Neukunden unterstützen kann? Dann kontaktieren Sie Richard Weber bei SuperShop."
Der Text, den Sie eingeben, sieht folgendermaßen aus:
"Hallo {atfn}. möchten Sie gerne mehr darüber erfahren, wie unser Produkt {name} bei der Gewinnung von Neukunden unterstützen kann? Bitte rufen Sie {cont} unter {onam} an."
Signaturen
Dies ist ein Beispiel für eine Signatur, die jeder in Ihrer Firma verwenden kann.
Mit freundlichen Grüßen
{auth}
{atit}
{onam}
Adresse: {opad}, {ozip} {ocit}
Telefon: {audp}
Mobiltelefon: {aupc}
{auem}
{owww} | Mit freundlichen Grüßen,
John Jones
Sales Manager
SuperShop
Adresse: High Street 12, 223-344, Springfield
Telefon: 22334455
Mobiltelefon: 99887766
jj@supershop.com
supershop.com
Besprechungsnotizen (Kopfzeile)
Dies ist ein Beispiel für eine Kopfzeile in Besprechungsnotizen (Dokument oder E-Mail).
{head}
Datum / Ort: {sdat}, {city}
Anwesend: {attn} ({name}), {auth} ({onam})
Nicht teilgenommen:
Protokollführer: {auth} ({auem})
Sommerschlussverkaufskampagne - Planung
Datum / Ort: 15.12.2019, London
Anwesend: Sara Miller (Liberty Ltd.), John Jones (SuperShop)
Nicht teilgenommen:
Besprechungsleiter: John Jones (jj@supershop.com)
Auftragsbestätigung (Kopfzeile)
Sie können Vorlagenvariablen für Angebote und Auftragsbestätigungen im Kontext eines Angebots verwenden.
Auftragsdatum: {sdat}
Auftragsnummer: {qnum}
Lieferbedingungen: {qdev}
Zahlungsbedingungen: {qpev}
Ihre Auftragsnummer: {qpon}
Verantwortlich: {cont}
Auftragsdatum: 15.12.2019
Auftragsnummer: 550012
Lieferbedingungen: Lieferung inbegriffen
Zahlungsbedingungen: 15 Tage
Ihre Auftragsnummer: 70000882
Verantwortlich: John Jones
Vorlagenvariablen verwenden
- In Dokumenten des Dateityps .doc (Office 2003 und älter) müssen Sie die Variablen anstelle von geschweiften Klammern – { } – in spitze Klammern – < > – setzen.
- Die gesamte Variable muss in einer Schrift und Schriftgröße formatiert werden. Es sind nur Kleinbuchstaben zulässig. Wenn allerdings die Einstellung Vorlagenvariablen mit Unterscheidung zwischen Groß- und Kleinschreibung verwenden aktiviert ist, kann die Vorlagenvariable formatiert werden.
- Sie können normalen Text und Variablen im Vorlagendokument kombinieren. So können Sie beispielsweise zuerst Vorlagenvariablen eingeben, die den Namen und die Adresse einer Firma abrufen, dann einen Standardtext für den Brief eingeben, und als Briefabschluss eine Variable für einen eigenen Mitarbeiter (Person) eingeben.
- Sie können auch Füllzeichen im Vorlagendokument verwenden (siehe unten).
- Das Datum und die Uhrzeit in den Vorlagenvariablen werden von der Systemuhr des PC gesteuert.
Tip
Nachdem Sie ein neues Vorlagendokument erstellt haben, müssen Sie es mithilfe der Ansicht Listen in Einstellungen und Verwaltung hinzufügen, um es in SuperOffice CRM verwenden zu können.
Füllzeichen
Es kann vorkommen, dass Sie Füllzeichen in Variablen verwenden müssen, damit der Inhalt oder die Formatierung eines Felds sich nicht verändert oder gelöscht wird, falls der Inhalt eines Felds kürzer ist als durch die Feldvariable festgelegt.
Mit der Variable padd# legen Sie das zu verwendende Füllzeichen fest. Ersetzen Sie das Nummernzeichen (#) durch den ANSI-Code des Zeichens, das Sie als Füllzeichen verwenden möchten. Eine Liste der ANSI-Codes finden Sie in der Regel im Handbuch des Programms, für das Sie Vorlagen erstellen.
SuperOffice CRM verfügt über Füllzeichen-Standardwerte für die am häufigsten verwendeten Textverarbeitungs- und Tabellenkalkulationsanwendungen. Es wird meist ein bedingter Trennstrich verwendet, da er nicht auf dem Bildschirm oder einem Ausdruck angezeigt wird. Bei Anwendungen, deren Aufbau unbekannt ist, verwendet SuperOffice CRM {padd32}, den ANSI-Code für ein Leerzeichen.
Tip
Microsoft Word verwendet als Füllzeichen {padd31}.
Wenn Sie keine Füllzeichen einsetzen möchten, verwenden Sie die Vorlagenvariable {padd0}.
Note
Dies gilt nur für Dokumentformate, die sequentiell sind, z. B. Notepad- und AmiPro-Vorlagen ohne Grafiken.
Wenn Sie {padd0} verwenden, können Sie alle Vorlagenvariablen ohne Leerzeichen zwischen den Namen der Vorlagenvariable und das schließende Variablenzeichen (}) schreiben.
Variablen auf der Firmenkarte
Note
Adressenvariablen auf der Firmenkarte werden als "intelligente" Vorlagenvariablen bezeichnet. Das heißt, dass das System Adressdaten in einer bestimmten Reihenfolge auswählt. Die fettgedruckten Variablen unten (wie addr und city) sind "intelligente" Vorlagenvariablen.
Wenn Sie Adressvariablen von der Firmenkarte nutzen, wählt das System Adressdaten in folgender Reihenfolge aus:
- Wenn die Option Als Postadresse verwenden für eine Person in der Firma aktiviert ist, werden die Adressdaten der Person verwendet.
- Wenn die Option oben nicht aktiviert ist, werden die Adressdaten der Firma verwendet.
- Wenn die Postadresse der Firma leer ist, wird die Besuchsadresse der Firma verwendet.
Variablen für Angebotsvorlagen
Wenn Sie Angebote und Produkte in SuperOffice verwenden, müssen Sie Angebotsvorlagen einrichten. Die Variablen befinden sich in einer PDF-Datei, die auch zeigt, wie Sie mit Angebotsvorlagen arbeiten.
Die Vorlagen für Angebotsdokumente, Angebotsdetails und Auftragsbestätigungen unterscheiden sich dadurch von gewöhnlichen Dokumentvorlagen, dass sie zusätzlich zu den Standard-Vorlagenvariablen "Mergefields" verwenden.
Variablen für Service und Marketingvorlagen
Beim Erstellen von E-Mail-Vorlagen für Anfragen und Kampagnen (und Nachrichtenvorlagen) im Marketing können Sie die E-Mail oder die Kampagne mit Vorlagenvariablen personalisieren. Diese Variablen unterscheiden sich geringfügig von denen, die in Dokumenten verwendet werden.
Referenz
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