Eine Dokumentvorlage hinzufügen

Audience:

settings

•

Version: 10

Some tooltip text!

• 5 minutes to read

 • 5 minutes to read

Wenn Sie neue Vorlagen erstellen oder eine Standardvorlage ändern und unter einem anderen Dateinamen speichern, müssen Sie die Vorlagen mit SuperOffice CRM verknüpfen, damit das Programm diese finden kann, wenn Sie in SuperOffice CRM Dokumente schreiben.

Vorlagen werden in der Liste Dokument - Vorlage als Objekte angezeigt. Sie können also eine Vorlage mit SuperOffice CRM verknüpfen, indem Sie sie als Objekt in diese Liste eingeben.

Sehen Sie sich dieses Video an oder befolgen Sie die folgenden Schritte mit Leitfaden, um zu lernen, wie Sie eine Dokumentvorlage hinzufügen können (Videolänge - 2:30):

Schritte

1. In Einstellungen und Verwaltung, klicken Sie im Navigator auf die Schaltfläche Listen (1).

2. Wählen Sie Objekte, klicken Sie auf den Pfeil und wählen Sie Dokument - Vorlage (2).

3. Klicken Sie auf Hinzufügen (3).

   

4. Geben Sie den gewünschten Namen für das Objekt in das Feld Name ein (1).

   

5. In der Liste Vorlage speichern in können Sie angeben, wo die Dokumentvorlage gespeichert werden soll (2).

6. Hier haben Sie zwei Möglichkeiten:

   • Eine neue Dokumentvorlage hochladen:

     1. Klicken Sie auf Eine bereits vorhandene Dokumentvorlagendatei kopieren.
     2. Klicken Sie auf die Liste Vorlage kopieren.
     3. Wählen Sie die gewünschte Vorlage in der Liste aus.

   • Eine bereits vorhandene Vorlage in SuperOffice kopieren:

     1. Wählen Sie Neue Dokumentvorlage von Datenträger hochladen (3).
     2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Hochladen.
     3. Klicken Sie auf Datei hochladen im Dialogfeld Datei hochladen.
     4. Wählen Sie die gewünschte Datei aus und klicken Sie auf Öffnen. Der Name der Datei wird im Dialogfeld Listenobjekt bearbeiten angezeigt.

7. Klicken Sie im Dialogfeld Listenobjekt bearbeiten auf Speichern. Das Dialogfeld ist aktualisiert.

8. Optional: Bearbeiten Sie, falls nötig, den Vorlagennamen und klicken Sie auf Bearbeiten, um die Vorlagendatei zu ändern.

9. Geben Sie die erforderlichen Informationen in die Registerkarten Details und Sprachen ein.

10. Klicken Sie auf Speichern. Die Vorlage wird als separates Objekt zur Liste Objekte hinzugefügt und ist jetzt im CRM-Client verfügbar:

Tip

Wiederholen Sie diesen Vorgang, wenn Sie weitere Vorlagen hinzufügen möchten.

Registerkarte Details

Geben Sie die folgenden Informationen in die Registerkarte Details ein:

1. Legen Sie im Feld Richtung fest, ob die Vorlage eingehend oder ausgehend ist, indem Sie auf den Pfeil klicken und im Listenfeld eine Option auswählen.

2. Wählen Sie im Feld Dokumenttyp entweder Dokument oder Fax als Vorlagentyp aus.

3. Im Feld Dokument gespeichert unter können Sie einen von der Standardoption abweichenden Speicherort angeben.

4. Klicken Sie im Feld Zweck auf das und wählen Sie eine der vordefinierten Optionen aus der Liste aus. Diese Objekte gehören zur Statuskontrollfunktion (für die eine Sales Intelligence-Lizenz erforderlich ist).

   Tip

   Zusätzlich zu den vordefinierten Optionen können Sie neue Optionen erstellen, indem Sie sie zur Liste Folgeaufgabe - Zweck in Einstellungen und Verwaltung hinzufügen.

5. Vor Ort: Aktivieren Sie die Option Veröffentlichen, damit Sie im Dialogfeld Dokument festlegen können, dass die betreffende Dokumentvorlage für externe Benutzer verfügbar sein soll.

6. Vor Ort: Aktivieren Sie die Option In Datenbank speichern, wenn mit dieser Vorlage erstellte Dokumente in der Dokumentdatenbank gespeichert werden sollen. Wenn Sie diese Option aktivieren, wird das Dokument auf der Bereichsregisterkarte Aktivitäten in SuperOffice CRM angezeigt. Andernfalls wird das Dokument nach der Erstellung nicht in SuperOffice CRM angezeigt, und Sie können vom Programm aus nicht darauf zugreifen.

7. Aktivieren Sie die Option Typ des Angebotsdokuments, (4) wenn das Dokument als Angebotsvorlage oder Auftragsbestätigungsvorlage verfügbar sein sollte. Den gewünschten Typ des Angebotsdokuments wählen Sie in der Liste unten aus.

   

8. Geben Sie eine Standardeinstellung in das Feld Unser Zeichen (Standard) ein, indem Sie Vorlagenvariablen verwenden, z. B. verf für den Vor- und Nachnamen des Absenders, oder {oref}.

9. Geben Sie optional in das Feld Beschreibung eine Beschreibung für die Vorlage ein.

   Tip

   Sie können die Vorlage direkt im Dialogfeld Listenobjekt bearbeiten öffnen und bearbeiten, indem Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten klicken.

Registerkarte Sprachen

Hier können Sie übersetzte Versionen der Dokumentvorlage hinzufügen.

1. Klicken Sie auf Hinzufügen.

   

2. Wählen Sie im Dialogfeld Listenobjekt bearbeiten die gewünschte Sprache in der Liste Sprache hinzufügen aus.

3. Fügen Sie eine übersetzte Dokumentvorlage hinzu, wie oben beschrieben.

   

4. Klicken Sie auf Hinzufügen. Die Sprache ist in der Registerkarte Sprachen aufgeführt.

5. Gehen Sie wie in den Schritten oben erläutert vor, um weitere Sprachen hinzuzufügen.

Verwandt

• Vorhandene Vorlage ersetzen