E-Mail-Vorlage hinzufügen
Für das Profil eines Unternehmens ist es wichtig, dass E-Mails ein aussagekräftiges und einheitliches Erscheinungsbild haben. Das bedeutet, dass alle von dem Unternehmen gesendeten E-Mails dieselben Schriften, Formatierungen, Logos usw. aufweisen sollten. Durch das Erstellen von maßgeschneiderten E-Mail-Vorlagen für Ihr Unternehmen können Sie sicherstellen, dass die Personen Ihre Schriftstücke sofort erkennen. E-Mail-Vorlagen werden auch zum Senden von Angeboten, Auftragsbestätigungen und Datenschutzbestätigungen verwendet.
SuperOffice CRM wird mit verschiedenen Standardvorlagen geliefert, die Sie sofort nach der Installation des Programms verwenden können.
Sie können auch eigene Vorlagen erstellen. Geben Sie zu diesem Zweck Vorlagenvariablen in die E-Mail-Vorlagen ein, die dann Informationen von entsprechenden Feldern in SuperOffice CRM abrufen, wenn Sie eine E-Mail mit einer selbst erstellten Vorlage schreiben.
Vorlagen werden in der Liste E-Mail-Vorlage als Objekte angezeigt. Sie können neue Vorlagen mit SuperOffice CRM hinzufügen, indem Sie sie als Objekt in diese Liste eingeben.
Schritte
Wählen Sie Listen im Navigator.
Wählen Sie E-Mail-Vorlage aus dem Dropdown-Menü. Die Registerkarte Objekte zeigt alle bestehenden Ressourcen an.
Klicken Sie auf Hinzufügen, um das Dialogfeld Listenobjekte bearbeiten zu öffnen.
Geben Sie den gewünschten Namen für das Objekt in das Feld Vorlagenname ein.
Wählen Sie im Feld Vorlagentyp den Typ der Vorlage, die Sie erstellen. Wählen Sie Normal, wenn die Vorlage in E-Mail verfügbar sein soll. Sie können die Vorlage auch als Angebotsvorlage, als Vorlage für Auftragsbestätigung oder als Datenschutzbestätigungsvorlage verfügbar machen.
In der Liste Vorlage speichern in können Sie angeben, wo die Dokumentvorlage gespeichert werden soll.
Sie haben jetzt drei Möglichkeiten:
- Neue E-Mail-Vorlage erstellen
- Vorhandene E-Mail-Vorlagendatei kopieren.
- Klicken Sie auf die Liste Vorlage kopieren.
- Wählen Sie die gewünschte Vorlage in der Liste aus.
- Neue E-Mail-Vorlage von der Festplatte laden (.md/.md)
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Hochladen.
- Klicken Sie auf Datei hochladen im Dialogfeld Datei hochladen.
- Wählen Sie die gewünschte Datei aus und klicken Sie auf Öffnen. Der Name der Datei wird im Dialogfeld Listenobjekt bearbeiten angezeigt.
Klicken Sie im Dialogfeld Listenobjekt bearbeiten auf Speichern. Das Dialogfeld ist aktualisiert.
Optional: Bearbeiten Sie gegebenenfalls den Namen der Vorlage.
Klicken Sie auf Bearbeiten, um die Vorlagendatei selbst zu bearbeiten. Fügen Sie den Inhalt zur Vorlage hinzu, wenn Sie eine neue E-Mail-Vorlage erstellt haben.
Geben Sie die erforderlichen Informationen in die Registerkarten Details und Sprachen ein.
Klicken Sie auf Speichern. Die Vorlage wird als separates Objekt zur Liste Objekte hinzugefügt. Wiederholen Sie diesen Vorgang, wenn Sie weitere Vorlagen hinzufügen möchten.
Machen Sie die E-Mail-Vorlage in den gewünschten Benutzergruppen verfügbar. Siehe Benutzergruppe filtern.
Registerkarte Details
Geben Sie die folgenden Informationen in die Registerkarte Details ein:
(optional) Bearbeiten Sie den Namen der Vorlage im Feld Name. Klicken Sie auf , um die Funktion Vorlagenname in anderen Sprachen hinzufügen auszuführen.
Geben Sie den Titel der E-Mail im Feld Betreff ein. Sie können auch den Betreff in anderen Sprachen hinzufügen, indem Sie auf klicken.
Wählen Sie Signatur für neue E-Mail verwenden, um Ihre Signatur in neuen E-Mails hinzuzufügen. Wenn Sie nicht über eine persönliche Signatur verfügen, wird die Systemsignatur verwendet.
Wählen Sie E-Mail-Dialogfeld anzeigen, um das Dialogfeld Neue E-Mail aufzurufen, wenn Sie basierend auf dieser Vorlage eine neue E-Mail erstellen. In diesem Dialogfeld können Sie Daten wie Firma, Person und Projekt usw. eingeben, die benötigt werden, wenn die E-Mail-Vorlage Vorlagenvariablen enthält.
Geben Sie optional in das Feld Beschreibung eine Beschreibung für die Vorlage ein.
Legen Sie im Feld Richtung fest, ob die Vorlage ein- oder ausgehend ist, indem Sie auf klicken und im Listenfeld eine Option auswählen. Wählen Sie Ausgehend, wenn die Vorlage in E-Mail verfügbar sein soll.
Klicken Sie im Feld Zweck auf und wählen Sie eine der vordefinierten Optionen vom Listenfeld aus. Diese Objekte gehören zur Statuskontrollfunktion (für die eine Sales Intelligence-Lizenz erforderlich ist).
Tip
Zusätzlich zu den vordefinierten Optionen können Sie neue Optionen erstellen, indem Sie sie zur Liste Folgeaufgabe - Zweck in Einstellungen und Verwaltung hinzufügen.
Im Feld Dokument gespeichert unter können Sie einen von der Standardoption abweichenden Speicherort angeben.
Geben Sie eine Standardeinstellung in das Feld Unser Zeichen ein, indem Sie Vorlagenvariablen verwenden, zum Beispiel verf für den Vor- und Nachnamen des Absenders.
Note
Sie können die Vorlage direkt im Dialogfeld Listenobjekt bearbeiten öffnen und bearbeiten, indem Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten klicken. Nur htm/html-Dateien können direkt in diesem Editor bearbeitet werden. Der Dateityp wird im Feld Dateiname auf der Registerkarte Details angezeigt. Klicken Sie auf die Schaltfläche Herunterladen, um andere Dateitypen herunterzuladen und in der entsprechenden Anwendung zu bearbeiten.
Registerkarte Sprachen
Hier können Sie übersetzte Versionen der Dokumentvorlage hinzufügen.
- Klicken Sie auf Hinzufügen.
- Wählen Sie im Dialogfeld Listenobjekt bearbeiten die gewünschte Sprache von der Liste Sprache hinzufügen aus.
- Fügen Sie eine übersetzte Dokumentvorlage hinzu, wie oben beschrieben.
- Klicken Sie auf Hinzufügen. Die Sprache ist in der Registerkarte Sprachen aufgeführt.
- Gehen Sie wie in den Schritten oben erläutert vor, um weitere Sprachen hinzuzufügen.
Tip
Klicken Sie auf neben dem entsprechenden Feld, um für den Vorlagennamen und E-Mail-Betreff die Funktion Übersetzungen hinzufügen auszuführen.