E-Mail-Filter

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E-Mail-Filter erstellen

  1. Gehen Sie zu Einstellungen und Verwaltung im Navigator auf die Schaltfläche Anfragen und wählen Sie die Registerkarte E-Mail aus.

  2. Wählen Sie die Registerkarte E-Mail-Filter aus.

  3. Klicken Sie auf Neuer E-Mail-Filter. Es wird die Ansicht Eigenschaften für E-Mail-Filter angezeigt.

  4. Auf der Registerkarte Filter können Sie angeben, welche E-Mails gefiltert werden sollen. Geben Sie dazu folgende Informationen ein:

    • Beschreibung: Geben Sie eine kurze Beschreibung des E-Mail-Filters ein.
    • Priorität: In dieser Dropdown-Liste wählen Sie die Priorität für den Filter aus. 100 ist der höchste und 1 der niedrigste Prioritätswert.
    • Skript: Hier können Sie ein Skript oder Makro auswählen, das von diesem Filter ausgeführt werden soll.

  5. Wählen Sie aus, wofür der Filter angewendet werden soll:

    • Alle eingehenden E-Mails: Wenn Sie diese Option wählen, wird der E-Mail-Filter auf alle eingehenden E-Mails angewendet.
    • E-Mail mit folgendem Inhalt: Wenn Sie diese Option wählen, wird der E-Mail-Filter durch E-Mails ausgelöst, die den in den Feldern auf der rechten Seite angegebenen festen Ausdruck (regexp) enthalten. Sie können zwischen der E-Mail-Kopfzeile und/oder dem E-Mail-Text wählen.

  6. Auf der Registerkarte Reguläre Suchausdrücke können Sie reguläre Ausdrücke zum Suchen von Text in E-Mails definieren und sie als Variablen speichern. Verwenden Sie das folgende Format, um den Wert eines regulären Ausdrucks einer Variable mit dem Namen myVariable zuzuweisen: myVariable = <regexp>.

  7. In der Registerkarte Verknüpfungen festlegen legen Sie fest, wie eingehende E-Mails anhand ihres Inhalts mit einer Anfrage und/oder einer Person verknüpft werden:

    • Verknüpfung mit Person, wenn: Um die generierte Anforderung anhand der Informationen aus der E-Mail mit einer Person zu verknüpfen, müssen Sie eines der Personenfelder aus der Liste auswählen und dann einen regulären Ausdruck eingeben, der den Wert zurückgibt, der die Person identifiziert.
    • Verknüpfung mit Anfrage, wenn: Hier können Sie die E-Mail mit einer vorhandenen Anfrage verknüpfen. Dies erfolgt durch einen regulären Ausdruck, der Informationen aus der E-Mail extrahiert.

  8. Auf der Registerkarte Werte festlegen können Sie je nach dem Inhalt der E-Mail Werte für Personen, Firmen und Anfragen hinzufügen oder ersetzen:

    1. Wählen Sie im Listenfeld links das erforderliche Feld für die Person, die Firma oder die Anfrage aus.

    2. Geben Sie im Feld auf der rechten Seite eines von Folgendem ein:

      • den regulären Ausdruck, der nach dem festzulegenden Wert sucht
      • einen festen Wert (muss mit dem Präfix = versehen werden)

    3. Wenn Sie das Kontrollkästchen Ersetzen aktivieren, wird der vorhandene Wert durch den gefundenen Wert ersetzt.

    4. Klicken Sie auf Hinzufügen, um den Wert hinzuzufügen.

      Tip

      Zum Löschen eines Werts wählen Sie ihn aus und klicken auf .

  9. Auf der Registerkarte Eigenschaften festlegen können Sie bestimmte Eigenschaften für Anfragen festlegen, die aus E-Mails erzeugt wurden, die dem aktuellen Filter entsprechen. Siehe Eigenschaften unten.

  10. Auf der Registerkarte E-Mail-Antwort können Sie verschiedene E-Mails erstellen, die bei Auslösen des Filters gesendet werden. Sie können folgende Informationen eingeben:

    • Antwortvorlage senden: Hier wählen Sie die Antwortvorlage aus, die gesendet wird, wenn der Filter ausgelöst wird.
    • ... an Person: Wenn Sie diese Option aktivieren, wird die ausgewählte Antwortvorlage zurück an die Person gesendet.
    • ... an: Wenn Sie diese Option aktivieren, wird die ausgewählte Antwortvorlage an die E-Mail-Adresse gesendet, die im Feld auf der rechten Seite angegeben ist.
    • FAQ-Einträge vorschlagen: Wenn Sie diese Option aktivieren, schlägt das System die Option FAQ-Einträge anhand des Textes vorschlagen in der eingehenden E-Mail vor. Die vorgeschlagenen Einträge können als Vorlagenvariablen in der gewählten Antwortvorlage verwendet werden. Außerdem können Sie festlegen, welcher Teil der FAQ-Hierarchie durchsucht werden soll, indem Sie den gewünschten Ordner festlegen.
    • Automatische Antwort blockieren: Wenn diese Option aktiviert ist, wird diese E-Mail nicht automatisch beantwortet.

  11. Auf der Registerkarte Postfächer können Sie die Postfächer auswählen, die gefiltert werden.

  12. Klicken Sie auf OK. Der E-Mail-Filter wird erstellt.

Eigenschaften für erstellte Anfragen

  • Eigentümer festlegen: Wenn Sie diese Option aktivieren, können Sie wählen, welchem Benutzer mit diesem Filter verarbeitete E-Mails zugewiesen werden.

  • Kategorie festlegen: Wenn Sie diese Option aktivieren und eine Kategorie auswählen, werden mit diesem Filter verarbeitete E-Mails in der angegebenen Kategorie abgelegt.

  • Anfragetyp: Wenn Sie hier diese Option aktivieren und einen Typ auswählen, wird die von diesem Filter verarbeitete E-Mail dem angegebenen Anfragetyp zugeordnet.

  • Priorität festlegen: Wenn Sie diese Option aktivieren und eine Priorität auswählen, wird die angegebene Priorität mit diesem Filter verarbeiteten E-Mails zugewiesen.

  • Zugriffsstufe festlegen: Wenn Sie diese Option aktivieren und eine Zugriffsstufe im Listenfeld auswählen, wird die angegebene Zugriffsstufe mit diesem Filter verarbeiteten E-Mails zugewiesen. Bei Auswahl von Extern kann im SuperOffice Kundenzentrum auf die erzeugte Anfrage zugegriffen werden.

  • Nachrichten formatieren: Wenn Sie diese Option aktivieren und eine Antwortvorlage auswählen, wird die Nachricht in der Anfrage entsprechend der ausgewählten Vorlage unter Berücksichtigung der von den regulären Ausdrücken gelieferten Werte formatiert. Diese Option können Sie zum Darstellen eines Formulars verwenden, das per E-Mail gesendet wird und wesentlich übersichtlicher ist. Die Mitteilung ersetzt die ursprüngliche E-Mail.

  • Anfrage abschließen: Wenn Sie diese Option aktivieren, wird die Anfrage unverzüglich abgeschlossen und ihr wird der Status Geschlossen zugewiesen.

  • Absenderadresse ignorieren: Wenn Sie diese Option aktivieren, ignoriert SuperOffice Service die ursprüngliche Absenderadresse. Die Anfrage wird dann nicht mit einer Person verknüpft, es sei denn, eine Verknüpfung mit einer Person wird durch andere Regeln des E-Mail-Filters erstellt.

  • E-Mail blockieren: Wenn diese Option aktiviert ist, wird die E-Mail nicht in SuperOffice Service importiert. Stattdessen wird sie der Liste auf der Registerkarte Blockierte E-Mails hinzugefügt.

  • E-Mail endgültig löschen: Wenn diese Option aktiviert ist, wird die E-Mail dauerhaft gelöscht.

    Note

    E-Mails, die endgültig gelöscht wurden, können nicht wiederhergestellt werden.

  • Weiterleiten an: Wenn Sie diese Option aktivieren und eine E-Mail-Adresse eingeben, wird die E-Mail an diese Adresse weitergeleitet.

  • Fehlerinformationen in Nachricht aufnehmen: Wenn Sie diese Option aktivieren, enthält die Mitteilung Fehlerinformationen, anhand derer Sie überprüfen können, ob der E-Mail-Filter ordnungsgemäß funktioniert.

  • E-Mail als nicht zustellbar kennzeichnen: Wenn Sie diese Option aktivieren, werden von diesem Filter verarbeitete E-Mail-Nachrichten als nicht zustellbar gekennzeichnet. Dies kann für E-Mails relevant sein, die vom Postmaster, vom Mailer-Daemon usw. stammen.

E-Mail-Filter löschen

  1. Wählen Sie die Registerkarte E-Mail-Filter aus.

  2. Klicken Sie auf den gewünschten E-Mail-Filter. Es wird die Ansicht Eigenschaften für E-Mail-Filter angezeigt.

  3. Klicken Sie unten in der Ansicht auf die Schaltfläche Löschen.

  4. Klicken Sie zur Bestätigung auf OK. Der E-Mail-Filter wird aus SuperOffice Service entfernt.