Postfächer erstellen
Sie können ein Postfach erstellen, das zum Importieren von E-Mails in SuperOffice Service verwendet wird. Vorher müssen Sie allerdings ein Postfach auf dem E-Mail-Server erstellen, an den die E-Mails gesendet werden.
Note
Stellen Sie vor dem Einrichten eines Postfachs sicher, dass sich in diesem Postfach auf dem E-Mail-Server keine alten Nachrichten befinden. Von SuperOffice Service werden alle E-Mails in das Postfach importiert. Daher besteht die Gefahr, dass automatische Antworten an alle Personen, die eine E-Mail an diese Adresse gesendet haben, erfolgen. Um diese alten E-Mails zu importieren, sollten Sie die Funktion Automatische Antwort deaktivieren. Dies betrifft vor allem die Option automatische Antwort deaktivieren in der Ansicht Eigenschaften des Postfachs und die Option Keine E-Mail an neue Personen senden auf der Registerkarte Einstellungen in der Ansicht System in SuperOffice Service.
Schritte
-
Gehen Sie zu Einstellungen und Verwaltung im Navigator auf die Schaltfläche Anfragen und wählen Sie die Registerkarte E-Mail aus.
Klicken Sie auf Neues Postfach. Die Ansicht Eigenschaften des Postfachs wird angezeigt, wobei die Registerkarte Eigenschaften geöffnet ist.
Geben Sie in das Feld Adresse den Namen ohne @domain.xx ein und drücken Sie die TAB-Taste, um die CRM Online-Einstellungen zur E-Mail-Adresse hinzuzufügen.
Note
Der Adresse kann eine freundliche E-Mail-Adresse hinzugefügt werden, indem ("Anzeigename") am Ende der E-Mail-Adresse hinzugefügt wird. Zum Beispiel:
info@company.com(Customer Ltd.).Wählen Sie Kategorie, Priorität, und Anfragetyp aus:
Wählen Sie im Listenfeld Kategorie aus, zu welcher Kategorie Nachrichten in diesem Postfach gehören.
Wählen Sie im Listenfeld Priorität die Priorität für Anfragen von diesem Postfach aus.
Wählen Sie im Listenfeld Anfragetyp den Typ, dem die Nachrichten in diesem Postfach angehören.
-
Legen Sie im Listenfeld Kundensprache die Sprache für die Kunden fest, die Nachrichten an dieses Postfach senden.
Antwort bearbeiten:
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Nicht automatisch antworten, um die Funktion zur automatischen Beantwortung von E-Mails zu deaktivieren. Siehe den Hinweis oben in diesem Thema.
Im Feld E-Mail-Felder können Sie eine durch Kommas getrennte Liste mit E-Mail-Feldern (Kopfzeilen), zum Beispiel An und CC eingeben, die in der Anfragemitteilung angezeigt werden sollen.
Im Listenfeld Vorlage für Antwort an Personen wählen Sie die Antwortvorlage für die automatische Beantwortung von Nachrichten an den Kunden aus.
FAQ-Einträge vorschlagen: Wenn Sie diese Option aktivieren, schlägt das System die Option FAQ-Einträge anhand des Textes vorschlagen in der eingehenden E-Mail vor. Die vorgeschlagenen FAQ-Einträge stehen als Vorlagenvariablen zur Verfügung und können daher in der gewählten Antwortvorlage verwendet werden. Außerdem können Sie festlegen, welcher Teil der FAQ-Hierarchie durchsucht werden soll, indem Sie den gewünschten Ordner festlegen.
Automatische Antworten und Systemmeldungen importieren: Standardmäßig werden E-Mails, die Abwesenheitsnachrichten, Systemnachrichten und andere irrelevante Nachrichten enthalten, nicht importiert. Wenn Sie solche E-Mails importieren möchten, können Sie diese Option aktivieren.
KI-Services: Hier können Sie die folgenden Optionen für Kategorisierung und Textanalyse anhand von KI auswählen:
- KI Kategorien vorschlagen lassen: Wählen Sie diese Option, damit Sie die KI anhand des Inhalts von E-Mail-Nachrichten eine Kategorie für Anfragen vorschlagen lassen können.
- Textanalyse verwenden: Wählen Sie diese Option, damit Sie die KI den Text in E-Mail-Nachrichten analysieren lassen können, um die Sprache zu erkennen (für Übersetzung) und eine Stimmungsanalyse durchzuführen.
Klicken Sie auf OK. Das Postfach wird erstellt.