Anhänge archivieren
Wenn Sie von einer E-Mail lediglich den Anhang zum späteren Nachschlagen aufbewahren möchten, können Sie einen E-Mail-Anhang in SuperOffice CRM als Dokument archivieren. Gehen Sie wie folgt vor:
Öffnen Sie im Gmail-Posteingang eine E-Mail mit einem oder mehreren Anhängen.
Zeigen Sie mit dem Mauszeiger auf den zu archivierenden Anhang.
Klicken Sie auf das SuperOffice-Symbol
.Im Dialogfeld Anhang als SuperOffice-Dokument werden die Felder Firma und Person automatisch ausgefüllt, wenn der Absender in SuperOffice erfasst wurde. Geben Sie die relevanten Informationen in die folgenden Felder ein:
- Betreff: In dieses Feld wird automatisch der Betreff eingetragen. Sie können den Text jedoch bearbeiten.
- Firma: Geben Sie zum Suchen einer Firma den Firmennamen ein oder wählen Sie eine Firma aus der Liste aus.
- Person: Wählen Sie eine Person aus der Liste aus. Sie können die Person auch suchen, indem Sie den Namen der Person eingeben.
- Verkauf: Verknüpfen Sie das Dokument gegebenenfalls mit einem Verkauf.
- Projekt: Verknüpfen Sie das Dokument gegebenenfalls mit einem Projekt.
- Datum: In dieses Feld wird automatisch das aktuelle Datum eingetragen. Klicken Sie auf das Feld, wenn Sie ein anderes Datum auswählen möchten.
- Zeit: Klicken Sie auf das Feld, wenn Sie eine andere Uhrzeit auswählen möchten.
- Typ: Wählen Sie eine der verfügbaren Dokumentvorlagen aus.
- Sichtbar für: Wählen Sie aus, ob das Dokument für alle Benutzer (Privat ist nur für den Eigentümer sichtbar) oder für alle Benutzer einer Benutzergruppe, zu der der Eigentümer gehört, sichtbar sein soll.
- Als "Erledigt" markieren: Diese Option ist standardmäßig aktiviert, aber Sie können sie gegebenenfalls deaktivieren.
Wenn der Absender der E-Mail nicht in SuperOffice CRM aufgelistet wird, wird oben im Dialogfeld eine Warnung angezeigt. Eine Warnung wird auch angezeigt, wenn der Absender in SuperOffice CRM für mehrere Firmen erfasst wurde.
Klicken Sie auf Speichern. Der ausgewählte Anhang wird als neues Dokument in SuperOffice CRM archiviert. Sie können das Dokument dann öffnen, indem Sie in der Bereichsregisterkarte Aktivitäten darauf doppelklicken.