Ausgehende E-Mails archivieren
Wenn Sie eine E-Mail senden, können Sie diese (einschließlich sämtlicher Anhänge) ebenfalls als Dokument in SuperOffice CRM archivieren. Damit können Sie Ihre ausgehende Korrespondenz bequem nachverfolgen.
Gehen Sie wie folgt vor:
Klicken Sie in Gmail auf Schreiben.
Schreiben Sie die E-Mail-Mitteilung.
Note
Wenn Sie die E-Mail an mehrere Empfänger senden wollen, wird sie nur für den ersten Empfänger archiviert.
Klicken Sie auf Senden und archivieren. Die E-Mail wird gesendet.
Im Dialogfeld E-Mail in SuperOffice archivieren werden die Felder Firma und Person automatisch ausgefüllt, wenn die E-Mail-Adresse des Empfängers in SuperOffice erfasst wurde. Geben Sie die relevanten Informationen in die folgenden Felder ein:
- Betreff: In dieses Feld wird automatisch der Betreff eingetragen. Sie können den Text jedoch bearbeiten.
- Firma: Geben Sie zum Suchen einer Firma den Firmennamen ein oder wählen Sie eine Firma aus der Liste aus.
- Person: Wählen Sie eine Person aus der Liste aus. Sie können die Person auch suchen, indem Sie den Namen der Person eingeben.
- Verkauf: Verknüpfen Sie das Dokument gegebenenfalls mit einem Verkauf.
- Projekt: Verknüpfen Sie das Dokument gegebenenfalls mit einem Projekt.
- Datum: In dieses Feld wird automatisch das aktuelle Datum eingetragen. Klicken Sie auf das Feld, wenn Sie ein anderes Datum auswählen möchten.
- Zeit: Klicken Sie auf das Feld, wenn Sie eine andere Uhrzeit auswählen möchten.
- Typ: Wählen Sie eine der verfügbaren Dokumentvorlagen aus.
- Sichtbar für: Wählen Sie aus, ob das Dokument für alle Benutzer (Privat ist nur für den Eigentümer sichtbar) oder für alle Benutzer einer Benutzergruppe, zu der der Eigentümer gehört, sichtbar sein soll.
- Als "Erledigt" markieren: Diese Option ist standardmäßig aktiviert, aber Sie können sie gegebenenfalls deaktivieren.
Wenn der Empfänger der E-Mail nicht in SuperOffice CRM aufgelistet wird, wird oben im Dialogfeld eine Warnung angezeigt. Eine Warnung wird auch angezeigt, wenn der Empfänger in SuperOffice CRM für mehrere Firmen erfasst wurde.
Klicken Sie auf Speichern. Die E-Mail (einschließlich sämtlicher Anhänge) wird als neues Dokument in SuperOffice CRM archiviert. Sie können die E-Mail dann öffnen, indem Sie in der Bereichsregisterkarte Aktivitäten darauf doppelklicken.
Klicken Sie auf den Link in der Popup-Meldung, um das Dokument in SuperOffice zu öffnen.
Tip
Wenn Sie die E-Mail nicht beim Senden archivieren, können Sie immer noch die Option Gehe zum Ordner mit den gesendeten E-Mails und die Mitteilung archivieren ausführen.