E-Mail verfassen

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Das folgende Verfahren beschreibt, wie Sie im Posteingang eine E-Mail-Mitteilung schreiben. Sie können eine E-Mail-Nachricht auch verfassen, indem Sie auf der oberen Leiste auf Neu > E-Mail klicken.

E-Mail vom SuperOffice-Posteingang erstellen

  1. Wählen Sie Neu > E-Mail aus.

  2. Klicken Sie im Dialogfeld E-Mail Anan und geben Sie die ersten Buchstaben des Namens der Person ein, der Sie die E-Mail senden wollen.

  3. Wählen Sie eine Person aus der Liste der Ergebnisse aus. Sie können auch auf Symbol klicken, um eine der letzten Personen auszuwählen.

  4. Gehen Sie erneut wie in Schritt 2 und 3 erläutert vor, um weitere Empfänger hinzuzufügen.

  5. Optional: Klicken Sie auf Cc/Bcc, um Kopien oder Blindkopien an andere Empfänger zu senden.

  6. Geben Sie im Feld Betreff eine kurze Beschreibung dessen ein, worum es in der Nachricht geht.

  7. Klicken Sie in das Nachrichtenfeld, und geben Sie Ihre Nachricht ein.

  8. Um der Mitteilung einen Anhang hinzuzufügen, müssen Sie unten im Fenster auf Symbol klicken. Im Bereich Anhang, der oben im Fenster angezeigt wird, haben Sie folgende Möglichkeiten:

    • Klicken Sie auf Dateien hochladen (oder hierhin ziehen und ablegen), um eine Datei auf einer Festplatte oder einem Server zu suchen und hinzuzufügen.
    • Ziehen Sie eine Datei aus dem Windows Explorer in den Bereich Anhang und legen Sie sie dort ab.
    • Klicken Sie auf Ein CRM-Dokument auswählen, um ein Dokument in SuperOffice CRM auszuwählen.
    Tip

    Wenn Sie die Mitteilung speichern und später vervollständigen möchten, klicken Sie in der Ecke oben rechts auf Symbol. Die Nachricht wird dann im Ordner mit den Entwürfen gespeichert.

  9. Wenn Sie mit der E-Mail-Mitteilung eine FAQ, Antwortvorlage oder Schnellantwort senden wollen, müssen Sie unten im Feld auf Symbol klicken.

    Wählen Sie eine der folgenden Optionen und blättern Sie in den Ordnern. Sie können in das Feld oben auch Suchtext eingeben oder durch Klicken auf die entsprechenden Symbole auf Verlauf und Favoriten zugreifen.

    • FAQ: Zum Einfügen einer Verknüpfung zu einer FAQ im SuperOffice Kundenzentrum. Nur FAQs, die allgemein zugänglich sind und veröffentlicht wurden, stehen hier zur Verfügung.
    • Antwortvorlagen: Zum Einfügen von Vorlagentext.
    • Schnellantworten: Zum Einfügen einer Schnellantwort.

Schnellantwort

Eine Schnellantwort ist ein vordefinierter Text, den Sie in einer E-Mail verwenden können. Sie ähnelt einer Antwortvorlage, aber eine Schnellantwort lässt sich viel einfacher und schneller erstellen. Die von Ihnen erstellten Schnellantworten sind nur für Sie verfügbar.

Schritte:

  1. Klicken Sie auf das Symbol Bearbeiten.
  2. Klicken Sie im Fenster Schnellantworten auf Hinzufügen. Der Liste wird eine neue Antwort hinzugefügt.
  3. Klicken Sie auf das Feld Neuer Name und geben Sie einen Namen für die Schnellantwort ein. Dieser ist für den Kunden nicht sichtbar.
  4. Klicken Sie auf das Feld Neuer Inhalt und geben Sie den Antworttext ein, der an Kunden gesendet werden soll.
  5. Klicken Sie auf Speichern. Das Fenster wird geschlossen und die neue Schnellantwort ist gespeichert.

Eingabe von Informationen im Dialogfeld Neue E-Mail

Wenn Sie eine neue E-Mail anhand einer Vorlage erstellen, wird in einigen Fällen das Dialogfeld Neue E-Mail angezeigt, da Sie mit einer Einstellung in der Vorlage der E-Mail zusätzliche Informationen hinzufügen können. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie für Verkäufe und Projekte Vorlagen mit Vorlagenvariablen verwenden, bei denen Sie den relevanten Verkauf oder das relevante Projekt für die Variablen auswählen müssen, die beim Senden der E-Mail eingefügt werden sollen.

Füllen Sie die folgenden Felder aus, klicken Sie auf Erstellen und erstellen Sie die E-Mail, wie oben beschrieben wurde.

Feld Beschreibung
Dokumentvorlage Wenn Sie oben im Dialogfeld auf den Pfeil Symbol neben dem Feld Typ klicken, wird eine Liste der Dokumentvorlagen eingeblendet, aus der Sie wählen können. Die verfügbaren Vorlagen sind in Einstellungen und Verwaltung definiert.
Firma Geben Sie hier den Namen der Firma ein, an die das Dokument gerichtet ist.
Kontaktperson Wenn Sie auf den Pfeil neben diesem Feld klicken, wird eine Liste der Personen eingeblendet, die für diese Firma eingetragen sind.
Projekt Geben Sie den Namen des Projekts ein, mit dem die E-Mail verknüpft werden soll.
Verkauf Geben Sie den Namen des Verkaufs ein, mit dem die E-Mail verknüpft werden soll.
Sichtbar für Wenn Sie auf das Feld Sichtbar für klicken, wird eine Liste eingeblendet, in der Sie festlegen können, für wen die E-Mail sichtbar sein soll: für alle Benutzer, nur für Sie selbst oder für alle Benutzer einer der Benutzergruppen, der der Eigentümer angehört.
Sprache Wenn für die ausgewählte Vorlage übersetzte Versionen verfügbar sind, können Sie eine Sprache für die Vorlage auswählen.

Senden

Wenn Sie die Nachricht fertiggestellt haben und abschicken möchten, haben Sie folgende Möglichkeiten:

  • Um die Nachricht umgehend zu senden, klicken Sie auf die Schaltfläche Senden.
  • Um die Nachricht zu senden und als Dokument in SuperOffice CRM zu archivieren, klicken Sie auf Senden und archivieren. Das Dialogfeld Dokument wird geöffnet. Wie man ein Dokument erstellt.
Tip

Wenn Sie die E-Mail nicht beim Senden archivieren, können Sie immer noch die Option Gehe zum Ordner mit den gesendeten E-Mails und die Mitteilung archivieren ausführen.

Die Signaturvorlage unten in der Nachricht kann unter Symbol Persönliche Einstellungen > Persönliche Signatur bearbeiten bearbeitet werden.