E-Mail verfassen

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Verwenden Sie den SuperOffice Posteingang, um neue Nachrichten zu schreiben und auf eingehende E-Mails zu antworten. Sie können Anhänge hinzufügen, wiederverwendbare Inhalte einfügen und Ihre Nachrichten in SuperOffice CRM archivieren.

Neue E-Mail-Nachricht erstellen

  1. Klicken Sie oben links im Posteingang auf Neue E-Mail.

    • Alternativ klicken Sie in der oberen Leiste auf Neu und wählen E-Mail.

  2. Im Dialogfeld Neue E-Mail:

    • Geben Sie einen Namen oder eine E-Mail-Adresse in das Feld An ein und wählen Sie einen Eintrag aus der Suchliste. Oder klicken Sie auf , um einen Person aus der Verlaufsliste auszuwählen.
    • Klicken Sie auf Cc/Bcc, um weitere Empfänger hinzuzufügen.
    • Geben Sie einen Betreff ein.

    Dialog Neue E-Mail -screenshot

  3. Schreiben Sie Ihre Nachricht in das Haupttextfeld.

    • Ihre persönliche Signatur wird automatisch eingefügt.
    • Verwenden Sie die Formatierungsleiste, um Stile anzuwenden, Links, Tabellen und Bilder einzufügen.
    • Klicken Sie auf die Schaltfläche Funkeln (), um Ihre Nachricht mit KI-Unterstützung zu prüfen, zu übersetzen oder umzuschreiben.

  4. Um vordefinierte Inhalte einzufügen, platzieren Sie den Cursor an der gewünschten Stelle und klicken Sie auf . Wählen Sie dann eine der folgenden Optionen:

    Inhalt in E-Mail einfügen -screenshot

  5. Anhänge hinzufügen (optional):

    • Klicken Sie auf Datei hochladen oder ziehen Sie Dateien per Ziehen und Ablegen hinein.
    • Oder klicken Sie auf Ein CRM-Dokument auswählen, um ein bestehendes Dokument anzuhängen.

  6. Klicken Sie auf Senden oder Senden und archivieren.

E-Mail aus Vorlage erstellen

  1. Klicken Sie auf den Pfeil neben der Schaltfläche Neue E-Mail oben links im Posteingang und wählen Sie eine Vorlage aus.

    Dropdown mit E-Mail-Vorlagen -screenshot

    Die verfügbaren E-Mail-Vorlagen werden in Einstellungen und Verwaltung definiert.

  2. Falls die Vorlage Variablen wie Verkauf, Projekt oder Sprache enthält, erscheint ein Eingabedialog.

    Vorlagen-Popup mit Feldern für Verkauf, Projekt und Sprache -screenshot

    Füllen Sie die Felder aus und klicken Sie auf Erstellen.

  3. Der Editor öffnet sich mit vorausgefülltem Betreff und Nachrichtentext. Fügen Sie Empfänger hinzu und passen Sie die restlichen Felder an.

    Editor mit vorausgefüllter E-Mail aus Vorlage -screenshot

  4. Klicken Sie auf Senden oder Senden und archivieren.

Auf E-Mail antworten

  1. Wählen Sie eine Nachricht im Posteingang aus.

  2. Klicken Sie im Kopfbereich der Nachricht auf oder .

  3. Ein Entwurf öffnet sich im rechten Bereich mit:

    • Vorgabewert im Feld An (Absender der Originalnachricht).
    • Zitiertem Originaltext.
    • Ihrer persönlichen Signatur.

  4. Bearbeiten Sie Betreff oder Nachricht nach Bedarf.

  5. Klicken Sie auf Senden oder Senden und archivieren.

Tip

Wenn es sich um eine Kundenanfrage handelt, sollten Sie die E-Mail eventuell als Anfrage archivieren, um sie in SuperOffice Service nachzuverfolgen.

Schnellantworten (Textbausteine)

Schnellantworten sind persönliche, wiederverwendbare Textbausteine für E-Mails. Im Gegensatz zu Antwortvorlagen sind sie nur für Sie sichtbar und werden von Ihnen selbst verwaltet.

Schnellantwort einfügen

  1. Klicken Sie in der Nachrichtenleiste auf .
  2. Wählen Sie Schnellantworten.
  3. Wählen Sie den gewünschten Text aus. Er wird an der Cursorposition eingefügt.

Neue Schnellantwort erstellen

  1. Klicken Sie im Dialog Einfügen auf Bearbeiten.
  2. Klicken Sie auf Hinzufügen.
  3. Geben Sie im Feld Neuer Name eine Bezeichnung ein (nicht sichtbar für Empfänger).
  4. Geben Sie den Text im Feld Neuer Inhalt ein.
  5. Klicken Sie auf Speichern.

Neue Schnellantwort bearbeiten -screenshot

Entwürfe

Klicken Sie oben rechts auf , um den Nachrichteneditor zu schließen. Der Entwurf wird automatisch im Ordner Entwürfe gespeichert.

Gesendete Nachrichten

Gesendete E-Mails werden standardmäßig im Ordner Gesendete Elemente gespeichert. Sie können dies in den E-Mail-Optionen anpassen.

Wenn Sie vergessen haben zu archivieren, können Sie die Nachricht auch nachträglich manuell archivieren.

E-Mail-Optionen

Verwenden Sie E-Mail-Optionen, um das Verhalten beim Schreiben, Formatieren und Speichern von Nachrichten festzulegen.

So rufen Sie die Optionen auf:

  1. Gehen Sie zu Persönliche Einstellungen () und wählen Sie E-Mail-Optionen.
  2. Nehmen Sie Ihre Einstellungen auf der Registerkarte Allgemein vor.
Option Beschreibung
Signatur bei neuer E-Mail verwenden Fügt automatisch Ihre persönliche Signatur ein.
Signatur beim Antworten/Weiterleiten verwenden Fügt Ihre Signatur bei Antworten oder Weiterleitungen hinzu.
Schriftart/-größe/-farbe Legt die Standardschrift für neue E-Mails fest.
Vorlage für ausgehende E-Mails Legt die Standardvorlage für neue Nachrichten fest.
Kopie gesendeter E-Mails speichern Speichert E-Mails im Ordner Gesendete Elemente (standardmäßig aktiviert).

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